SPAR optimiert die Ausbildung, Nachverfolgung und Rückmeldung für Auszubildende mit Totara Perform

Die SPAR Österreichische Warenhandels AG ist einer der größten Einzelhändler Europas und betreibt verschiedene Marken wie SPAR, INTERSPAR, SES und Hervis. Auszubildende sind ein fester Bestandteil der Belegschaft von SPAR und sammeln durch strukturierte Schulungen praktische Erfahrungen. Diese Fallstudie beleuchtet den Einsatz von Totara Perform bei SPAR zur Optimierung des Managements von Ausbildungsprogrammen, der Leistungsüberwachung und der Kompetenzentwicklung, wodurch den Auszubildenden klare Wege zur Verbesserung ihrer Fähigkeiten und zum beruflichen Aufstieg aufgezeigt werden.

Die Herausforderung

Das Hauptziel der Einführung von Totara Perform bestand darin, das Ausbildungsprogramm zu verbessern. Trotz seiner soliden Struktur gab es im Programm Schwierigkeiten bei der Erfassung der Fortschritte und Kompetenzen der Auszubildenden über mehrere Marken hinweg. Das Ausbildungsprogramm bot zwar wertvolle praktische Erfahrungen und Schulungen, doch fehlten im alten System detaillierte Leistungsrückmeldungen und ein klarer Rahmen für die Steuerung der Entwicklung der Auszubildenden.

Anforderungen an das Ausbildungsprogramm:
Vor der Integration von Totara Perform verfügte SPAR über keine flexible Lösung, um die Leistungen der Auszubildenden in Echtzeit zu verfolgen. Die Auszubildenden nahmen an verschiedenen Kursen und Aktivitäten teil, doch ihre Fortschritte waren nicht vollständig mit Leistungskennzahlen, dem Abschluss von Kursen und Zertifizierungen oder Qualifikationen abgestimmt. Die Führungskräfte hatten Schwierigkeiten, ihre Entwicklung zu verfolgen und zeitnahes Feedback zu geben, was das Wachstum und die Entwicklung der Auszubildenden behinderte.

Komplexe Systeme zur Erfassung von Qualifikationen:
Im Zuge der Weiterentwicklung musste SPAR interne und externe Qualifikationen nahtloser in das System integrieren. Obwohl die Mitarbeiter vorgeschriebene Schulungen und externe Zertifizierungen absolvierten, wurden diese Qualifikationen nicht einheitlich an einem Ort erfasst. Den Führungskräften fehlte der Überblick über das gesamte Qualifikationsportfolio der Auszubildenden, insbesondere über externe Qualifikationen wie Erste-Hilfe- oder Brandschutzschulungen, die für den beruflichen Aufstieg und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig waren.

Administrative Ineffizienzen:
Vor der Umstellung auf Totara Perform nutzte SPAR mehrere Systeme, um den Fortschritt der Auszubildenden, ihre Qualifikationen und Leistungsbeurteilungen zu erfassen . Dies führte zu Ineffizienzen bei der Datenverwaltung und einem erhöhten Verwaltungsaufwand. Mit über 94.000 Nutzern über alle Marken hinweg benötigte SPAR eine Lösung, die verschiedene Datenpunkte in einer Plattform integrieren konnte, um Prozesse zu optimieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

Die Lösung

SPAR wandte sich an Totara Perform, um die Herausforderungen bei der Verwaltung von Leistungsmanagement-Workflows in großem Maßstab zu bewältigen. Durch den Umstieg auf Totara Perform konnte SPAR sein Leistungsmanagement zentralisieren und die Nachverfolgung der Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter verbessern.

Totara Perform für die Ausbildung:
Totara Perform wurde eingeführt, um den Fortschritt und die Leistung der Auszubildenden anhand klar definierter Ziele zu verfolgen. Auch wenn die Kompetenzen noch nicht vollständig in das Ausbildungsprogramm integriert sind, bietet Totara Perform einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten, Ziele und Rückmeldungen der Auszubildenden, sodass Führungskräfte den Fortschritt in Echtzeit überwachen können. Die Auszubildenden haben nun einen klareren Einblick in ihre Ausbildung und Leistung, was eine effektivere Entwicklungsplanung in jeder Phase ihrer Entwicklung unterstützt und sicherstellt, dass niemand zurückbleibt.

Erfassung von Qualifikationen und Aufgabenbereichen:
SPAR hat in Totara Perform einen Aufgabenkatalog eingeführt,um wichtige, für die Ausbildung relevante Aufgabenbereiche zu erfassen. Dieser Katalog ermöglicht es Führungskräften, Mitarbeitern bestimmte Aufgabenbereiche zuzuweisen, wie beispielsweise Aufgaben in den Bereichen Erste Hilfe, Brandschutz und anderen kritischen Bereichen. Diese Qualifikationen und Geschäftsfunktionen werden nun innerhalb der Plattform nachverfolgt, wodurch sichergestellt wird, dass Mitarbeiter über die für ihre Rollen erforderlichen Zertifizierungen und Fähigkeiten verfügen und dass Manager schnell auf diese Informationen zugreifen können. Diese wesentliche Verbesserung umfasst die Möglichkeit für Mitarbeiter, externe Qualifikationen (z. B. Zertifizierungen von Drittanbietern) hochzuladen. Manager können diese Qualifikationen überprüfen und sie mit den Kompetenzprofilen der Mitarbeiter in Totara Perform verknüpfen. Diese Integration schafft eine vollständige und leicht zugängliche Übersicht über Qualifikationen und sorgt so für mehr Transparenz hinsichtlich des Lernfortschritts und der beruflichen Entwicklung.

Optimierte Berichterstattung und Rückmeldung:
SPAR arbeitete mit LearnChamp zusammen, ummaßgeschneiderte Berichtstools innerhalb von Totara Perform zu entwickeln. Diese Berichte bieten Führungskräften Einblick in die Qualifikationen, Leistungen und Fortschritte der Mitarbeiter.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform monatliche Feedbackrunden, die es Führungskräften erleichtern, die Entwicklung der Auszubildenden zu verfolgen und zeitnahes, umsetzbares Feedback zu geben. Diese Feedbackrunden haben die Qualität der Interaktion zwischen Führungskräften und Auszubildenden erheblich verbessert.

Leistungsmanagement:
Mit Totara Perform hat SPAR den Übergang von einem statischen Schulungssystem zu einer dynamischen Leistungsmanagement-Plattform vollzogen. Führungskräfte können nun nicht nur den Abschluss von Kursen verfolgen, sondern auch die Entwicklung der Auszubildenden in Bezug auf verschiedene Schlüsselkompetenzen und Fähigkeiten. Zwar spielen Kompetenzen im Ausbildungsprogramm noch keine große Rolle, doch sollen diese künftig integriert werden, um die Entwicklungsüberwachung weiter zu verbessern.

Das Ergebnis

Die Einführung von Totara Perform hat die Leistungsbeurteilungsprozesse bei SPAR grundlegend verändert und zu erheblichen Verbesserungen sowohl bei der Effizienz als auch bei der Effektivität geführt. Das System befindet sich noch in der Weiterentwicklung, doch die bisherigen Ergebnisse zeigen positive Auswirkungen auf das Leistungsmanagement des Ausbildungsprogramms, die Feedbackprozesse und die Nachverfolgung von Qualifikationen.

Verbessertes Ausbildungsmanagement:
Mit Totara Perform hat SPAR die Erfassung der Leistungen, Qualifikationen und Fortschritte der Auszubildenden zentralisiert, sodass Führungskräfte gezieltere und proaktivere Unterstützung leisten können.

Mehr Feedback und Engagement:
Die Einführung monatlicher Feedbackrunden und die Möglichkeit, die Leistung in Echtzeit zu überwachen, haben das Engagement der Auszubildenden deutlich verbessert. Das System ermöglicht es den Führungskräften, regelmäßiger mit den Auszubildenden zu interagieren und wertvolle Einblicke in deren Fortschritte zu gewinnen. Mittlerweile wurden über 82.000 Perform-Aufgaben im System erstellt, was das hohe Volumen an Feedback und Interaktion zwischen Auszubildenden und Führungskräften verdeutlicht.

Optimierte Verwaltungsprozesse:
Durch die Integration von Totara Perform in Personal-, Finanz- und andere Systeme sowie die Zusammenführung der Leistungserfassung konnte SPAR den Verwaltungsaufwand reduzieren. Die Möglichkeit, Mitarbeiterleistungsdaten und Geschäftsfunktionen einfach auf einer einzigen Plattform zu verwalten , hat die Effizienz gesteigert und den Einsatz mehrerer Systeme überflüssig gemacht. Diese Integration ermöglicht es der Personalabteilung und den Führungskräften, auf alle relevanten Daten zu Auszubildenden aus einer einzigen Quelle zuzugreifen.

Übersichtlichere Erfassung von Qualifikationen:
Dank des neuen Systems kann SPAR sowohl interne als auch externe Qualifikationen effektiver verwalten. Auszubildende laden ihre externen Zertifikate nun direkt in Totara Perform hoch, wo diese anschließend überprüft und mit ihrem Ausbildungsfortschritt verknüpft werden. Dadurch entsteht eine umfassende Übersicht über die Qualifikationen der Auszubildenden, was mehr Klarheit hinsichtlich ihrer beruflichen Entwicklung schafft.

Skalierbares Feedback und Leistungsüberwachung:
Mit der Möglichkeit, monatlich über 2.000 Feedback-Aufgaben zu erfassen und groß angelegte Feedback-Prozesse zu verwalten, hat SPAR eine skalierbare Lösung für die Betreuung von Auszubildenden in seinen verschiedenen Marken und Tochtergesellschaften geschaffen. Dies ermöglicht es SPAR, sein Ausbildungsprogramm weiter auszubauen und anzupassen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.

Laufende Verbesserungen:
SPAR arbeitet kontinuierlich mit den Produktmanagern von Totara zusammen, um die Plattform weiterzuentwickeln und weitere Funktionen zu integrieren, wie beispielsweise ein verbessertes Kompetenzmanagement und erweiterte Möglichkeiten zur Zielsetzung. Derzeit findet eine Umstellung auf ein neues Systemdesign und eine neue Benutzererfahrung (UX) statt, die eine intuitivere und benutzerfreundlichere Oberfläche sowohl für Mitarbeiter als auch für Führungskräfte verspricht. Diese laufenden Aktualisierungen stellen sicher, dass sich Totara Perform weiterentwickelt und den Anforderungen von SPAR gerecht wird, wodurch die Benutzerfreundlichkeit und die Leistungserfassung im Zuge des Systemwachstums weiter verbessert werden.