Die Crelan Group überarbeitet ihre Lernplattform, um die Schulungen und die Einhaltung von Vorschriften mit Totara Learn zu verbessern

Die Crelan Group ist eine genossenschaftliche Finanzgruppe und belegt den fünften Platz im Ranking der belgischen Privatkundenbanken.

Am 10. Juni 2024 schloss Crelan die vollständige Integration der AXA Bank ab und migrierte erfolgreich 840.000 Kunden und 330 Filialen. Dieser Meilenstein bot die Gelegenheit, das Design der Schulungsplattform zu modernisieren und die Benutzererfahrung zu verbessern, indem eine aktualisierte Version mit einer frischen, benutzerfreundlichen Oberfläche eingeführt wurde, die auf die vereinheitlichten Mitarbeiter zugeschnitten ist.

Die Herausforderung

Die AXA Bank Belgium wurde Ende 2021 Teil der Crelan-Gruppe. Im Bereich Weiterbildung und Entwicklung führte dies nicht nur zu einer Verdopplung der Anzahl der zu schulenden Filialmitarbeiter, sondern auch zur Einführung neuer Tools und neuer Lernmaterialien. Beide Unternehmen arbeiteten mit unterschiedlichen Lernmanagementsystemen. Folglich musste die derzeitige Art der Lernverwaltung neu bewertet werden, um einen neuen Prozess zu etablieren, der effizient und effektiv ist und die Stärken beider Unternehmen optimal nutzt.

Da die Crelan Group Teil des streng regulierten Bankensektors ist, unterliegen ihre Vertreter den Vorschriften der Finanzdienstleistungs- und Marktaufsichtsbehörde (FSMA). Diese autonome öffentliche Einrichtung – deren Schwerpunkt auf der Wahrung der Integrität der Finanzmärkte und dem Umgang mit Finanzkunden liegt – erlegt den in diesem Sektor tätigen Fachkräften eine Reihe von Weiterbildungsanforderungen auf, wie beispielsweise die Anzahl der Lernstunden, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums absolvieren müssen. Daher war es für die Crelan Group wichtig, über ein digitales Tool zu verfügen, mit dem sie nicht nur die Schulungen für ihre Mitarbeiter verwalten und organisieren, sondern auch den Lernfortschritt ihrer Mitarbeiter sowie die damit verbundenen FSMA-Punkte nachverfolgen konnte, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Dies führte sie zu Totara.

Bis 2024, als die Marke AXA vollständig auslief, verlagerte sich der Schwerpunkt auf die Unterstützung der abschließenden Umstellung der Vertreter, die von einer Bank zur anderen wechselten und vollständig in Crelan integriert wurden. Dieser Übergang wurde durch ein spezielles viermonatiges Schulungsprogramm unterstützt, das den Vertretern die Einarbeitung in die betrieblichen Standards von Crelan, neue Prozesse sowie den Wissenstransfer in Bezug auf Produkte ermöglichte.

Dieser abschließende Migrationsschub bot zudem die Gelegenheit, die überarbeitete Markenidentität von Crelan einzuführen, die Benutzeroberfläche zu modernisieren und das Gesamterlebnis der Plattform zu verbessern. Das bestehende System, das auf einem veralteten Design basierte, wurde überarbeitet, wobei die kontinuierliche Überwachung der FSMA-Konformität gewährleistet blieb.

Die Lösung

Nach der Fusion mit der AXA Bank führte Crelan Totara Learn als sein Standard-Lernmanagementsystem ein. AXA hatte Totara Learn seit über einem Jahrzehnt eingesetzt, unterstützt von Deloitte, und seine bewährten Funktionen machten es zur idealen Wahl für die neu vereinigte Gruppe.

Zunächst zielte die abschließende Migration darauf ab, den AXA-Vertretern einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wobei im Migrationsprogramm eine klare Struktur für die Schulungen vorgeschlagen wurde. Ein wichtiger Meilenstein hierfür war die Entwicklung eines maßgeschneiderten Plugins durch Deloitte, das es der Zielgruppe, die von der AXA Bank zu Crelan wechselte, ermöglichte, ihre Schulungen über eine neue, spezifische Buchungslogik für kurzfristige Schulungen zu buchen. Diese Logik ermöglichte es den Vertretern, Termine für jede ihrer obligatorischen oder optionalen Schulungen aus einer Liste mit verschiedenen Standorten, Sprachen und Regionen auszuwählen. Der lineare Terminauswahlmechanismus stellte sicher, dass die Schulungen in einer vorgegebenen Reihenfolge absolviert wurden und gesperrt blieben, bis die vorherige Schulung abgeschlossen war, wodurch der Zugang zu den Kursinhalten gewährt wurde. Diese neue Funktionalität ermöglichte es den Vertretern, Schulungen zu buchen, bei denen nachfolgende Termine vom Abschluss einer vorherigen Schulung abhingen, während die Plattform gleichzeitig den bestehenden Buchungsprozess für andere Schulungsprogramme beibehielt.

Zweitens wurde die Plattform im Zuge der Umstellung im Jahr 2024 umfassend modernisiert, um sie an die Anforderungen der gewachsenen Organisation von Crelan anzupassen; dazu gehörte auch eine vollständige Neugestaltung, um eine modernere und benutzerfreundlichere Oberfläche zu schaffen.

Die aktualisierte Plattform bietet sowohl internen Mitarbeitern als auch externen Partnern ein nahtloses Erlebnis und integriert das neue Branding von Crelan in eine optisch ansprechende und benutzerfreundliche Oberfläche. Das Redesign zeichnet sich durch mehr Bildmaterial, überarbeitete Schaltflächen und verbesserte Kursseiten mit besser strukturierten Aktivitäten aus. Darüber hinaus tragen eine verbesserte Texthierarchie, verfeinerte Farbschemata und weitere Designelemente zu einer klareren und intuitiveren Benutzererfahrung bei. Durch die Modernisierung des Layouts, die Verbesserung der Funktionalität und die Fokussierung auf Benutzerfreundlichkeit spiegelt die Totara-Plattform auf ansprechende Weise Crelans Engagement für berufliche Weiterbildung und regulatorische Exzellenz wider und optimiert gleichzeitig die Verwaltungsprozesse.

Drittens enthält der Katalog zur Maximierung der Benutzerfreundlichkeit umfangreiche Filteroptionen. Wenn Nutzer den Katalog öffnen, gelangen sie auf eine Startseite, die ihnen einen Überblick über die verschiedenen im Katalog enthaltenen Themen bietet und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Ergebnisse nach diesen Themen vorab zu filtern. Sie können ihre Suche nach Lernformat, Sprache, Ort und weiteren Kriterien weiter verfeinern. Vor allem können sie in den Kurskacheln alle FSMA-Informationen zu jedem Kurs einsehen und nach FSMA-Punkten filtern, was die Einhaltung der Vorschriften erleichtert, da sie auf einen Blick erkennen können, welche Kurse für ihr Fachgebiet relevant sind und wie viele Stunden ihnen angerechnet werden.

Nicht zuletzt steht die Einhaltung der FSMA-Vorschriften weiterhin im Mittelpunkt, mit Funktionen wie der automatisierten Zertifizierung und erweiterten Filteroptionen, die es den Nutzern ermöglichen, FSMA-Punkte, Schulungsformate, Dauer und Veranstaltungsorte auf einen Blick einzusehen. Zertifikate für akkreditierte Kurse werden automatisch generiert und auf die Organisation des Benutzers zugeschnitten, während eine personalisierte Seite „Meine FSMA-Punkte“ es den Benutzern ermöglicht, ihre absolvierten Schulungen nachzuverfolgen sowie externe Zertifikate mit den erreichten FSMA-Punkten hochzuladen.

Auf Organisationsebene werden alle Lern- und Compliance-Daten durch ein umfassendes Berichtswesen erfasst und visualisiert. Während des gesamten Migrationsprozesses nutzten die Crelan-Administratoren zudem den Berichtsgenerator von Totara, um die Compliance zu überwachen und den Schulungsfortschritt zu verfolgen, während sie gleichzeitig ihre tägliche Berichterstattung im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs über Power BI aufrechterhielten.

Die Ergebnisse

Die aktualisierte Totara-Plattform ist zu einem Eckpfeiler der Schulungs- und Compliance-Strategie der Crelan Group geworden. Nach der Migration im Juni 2024 hat die Plattform erhebliche Auswirkungen gezeigt und den nahtlosen Übergang von Tausenden von Mitarbeitern innerhalb von nur vier Monaten vor der Ablösung der AXA Bank ermöglicht – und dies bei gleichzeitiger Gewährleistung, dass die regulären Schulungen (Business-as-Usual, BAU) ohne Unterbrechung fortgesetzt wurden.

Ein wesentlicher Erfolg der Migration war die Entwicklung eines maßgeschneiderten Plugins zur Unterstützung der letzten Phase des Übergangs, das es den Mitarbeitern ermöglichte, jede Schulungseinheit ihres Programms effizient zu buchen und nachzuverfolgen. Gleichzeitig behielt die Plattform ihre Kernfunktionenbei – wie den Kurskatalog mit erweiterten Filteroptionen und FSMA-Nachverfolgung–, wodurch Kontinuität gewährleistet wurde und gleichzeitig durch ein überarbeitetes Design ein verbessertes Benutzererlebnis geboten wurde. Sowohl Crelan als auch ehemalige AXA-Vertreter schätzten die intuitive neue Benutzeroberfläche der Plattform, die ein modernisiertes Design mit der Vertrautheit ihres bewährten LMS verband, wobei die wichtigsten Funktionen unverändert blieben.

Im Laufe der Jahre verzeichnete die Plattform insgesamt 75.360 Kursabschlüsse, wobei mehr als 45.150 Zertifikate ausgestellt und über 12.000 FSMA-Punkte erworben wurden, was ihre Wirksamkeit bei der Nachverfolgung der Compliance-Anforderungen und der beruflichen Weiterbildung unterstreicht. Darüber hinaus nutzten allein im Jahr 2024 mehr als 3.000 einzelne Nutzer die Plattform, nahmen an 1.200 Präsenz- und Online-Sitzungen teil und profitierten von über 300 neu erstellten Kursen.

Die Flexibilität von Totara trug dazu bei, typische Herausforderungen bei der Migrationsumstellung zu bewältigen, und ermöglichte eine maßgeschneiderte Lösung, die der Geschäftslogik gerecht wurde. Trotz der zahlreichen Veränderungen, die die Mitarbeiter in diesen wenigen Monaten erlebten, erhielt die neue Plattform positives Feedback von den Endnutzern und verzeichnete unmittelbar nach dem endgültigen Migrationstermin starke Nutzerinteraktionswerte.

Beeindruckt von den vielfältigen Möglichkeiten, die Deloitte und Totara bieten, ist die Crelan Group bestrebt, weitere Funktionen wie automatische Feedback-Formulare, Lernpläne, QR-Codes zur Anwesenheitserfassung, personalisierte Dashboards und Programme zu erkunden . Dank der kontinuierlichen Unterstützung durch Deloitte ist Crelan zuversichtlich, die Totara-Plattform so optimieren zu können, dass sie den sich wandelnden Anforderungen an Weiterbildung und Compliance gerecht wird. Einmal mehr hat Totara seine Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt und sowohl kurzfristige Schulungsanforderungen als auch laufende Geschäftsabläufe nahtlos integriert.