BaptistCare sorgt mit Totara Learn für ein nahtloses Compliance-Management

BaptistCare ist eine führende gemeinnützige Organisation, die in New South Wales, im Australian Capital Territory, in Westaustralien, Victoria, Tasmanien und Südaustralien ein breites Spektrum an Dienstleistungen anbietet, darunter Altenpflege, häusliche Pflege, Unterstützung für Menschen mit Behinderung sowie gemeinnützige Dienste. Mit einem Team von über 12.000 Mitarbeitern und Freiwilligen konzentriert sich die Organisation darauf, eine individuelle und mitfühlende Betreuung anzubieten, die das Wohlbefinden, die Selbstständigkeit und die Lebensqualität von Menschen in Not verbessert.

Die Herausforderung

Im Jahr 2018 stand BaptistCare vor der Herausforderung, den Weiterbildungs- und Entwicklungsbedarf seiner wachsenden Belegschaft in New South Wales und im Australian Capital Territory – darunter Mitarbeiter, Freiwillige und Studierende – zu bewältigen. Der bestehenden Weiterbildungsinfrastruktur fehlte es an Integration und einem zentralen Speicherort für Schulungsunterlagen, was zu Ineffizienzen beim Compliance-Management und bei der Berichterstattung führte. Darüber hinaus hatten Führungskräfte Schwierigkeiten mit dem eingeschränkten Zugriff auf Schulungsberichte in Echtzeit.

BaptistCare benötigte ein unternehmensweites Lernmanagementsystem (LMS), um Schulungen zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und für zukünftiges Wachstum gerüstet zu sein. Die Organisation suchte nach einer Lösung, mit der sich die Einarbeitung von Mitarbeitern, Freiwilligen und Auszubildenden verwalten ließ und die gleichzeitig hohe Datensicherheit, nahtlose Systemintegrationen sowie eine flexible Kursgestaltung bot, die speziell auf die Bereiche Altenpflege und kommunale Dienstleistungen zugeschnitten war.

Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied sich BaptistCare für Kineo mit dem Totara Learn als Lösung, um diese Herausforderungen zu bewältigen und den langfristigen Bildungsbedarf der Organisation zu decken.

Die Lösung

Es wurde eine über alle Geschäftsbereiche hinweg angesetzte Arbeitsgruppe von BaptistCare gebildet, und auf Empfehlung von Kineo wurde „Totara Learn Kineo Edition Managed Service“ als die zweckmäßige Lernplattform ausgewählt. Diese Lösung erfüllte nicht nur unsere aktuellen und künftigen Lernanforderungen, sondern umfasste auch eine moderne E-Learning-Bibliothek, die durch zusätzliche Ressourcen ergänzt wurde, um die Kineo-Bibliothek zu vervollständigen.

Zu den wichtigsten Etappen des Implementierungsprozesses, die zum Erfolg der Lösung führten, gehörten:

1. Ermittlung und Erfassung von Schwachstellen – um sicherzustellen, dass das LMS unseren spezifischen Herausforderungen gerecht wird.
2. Projekt zur parallelen Bibliotheksüberprüfung – Aktualisierung und Zuordnung von Ressourcen aus Kineo, Altura sowie anderen internen und externen Bibliotheken.
3. Anpassung und Konfiguration – Branding, Navigation, Benutzerkonfiguration, Zielgruppenverwaltung, Administratorrollen, Berichte und Dashboards.
4. Integrationen – Anbindung an unser CRM für Freiwillige, an Personal- und Finanzsysteme (T1) sowie an die Talentmanagement-Plattform (PageUp).
5. Inhaltsbibliotheken – Bereitstellung eines vielfältigen Angebots an Kursen in den Bereichen Medizin, Wirtschaft, Persönlichkeitsentwicklung, Management und Führung, einschließlich interner E-Learning-Kurse, Blended-Learning-Kurse und Seminare.
6. Datenmigration
7. Prüfungen vor und nach der Inbetriebnahme
8. Schulungs- und Kommunikationsstrategie – für Lernende, Führungskräfte und Systemadministratoren.

Im Rahmen unseres My Learning LMS wurde eine maßgeschneiderte Weboberfläche mit aktualisierten Inhalten eingeführt. Zur Unterstützung des Blended Learning wurde Microlearning integriert, wobei auch Webinar-Aufzeichnungen einbezogen wurden.

Dank der Berichterstattung in Echtzeit können Führungskräfte ihre Teams weiterentwickeln und Compliance-Anforderungen erfüllen, was im Einklang mit der Risikostrategie von BaptistCare steht. Darüber hinaus übernehmen die weitergebildeten Teamleiter und Führungskräfte nun mehr Verantwortung.

Der Zugang zur Totara-Community in Verbindung mit der strategischen Beratung und Unterstützung durch Kineo hat eine entscheidende Rolle für das Wachstum von BaptistCare gespielt und ermöglicht einen agilen und reaktionsschnellen Umgang mit sich wandelnden geschäftlichen Anforderungen. Es stehen On-Demand-Berichte sowie maßgeschneiderte Berichte zur Verfügung.

Dank dieser skalierbaren Plattform kann sich BaptistCare weiterentwickeln. BaptistCare ist begeistert von dem autonomen, flexiblen System auf Basis von Totara Learn, das unsere Möglichkeiten erweitert und zentrale Schwachstellen des LMS beseitigt hat. „My Learning“ stellt sicher, dass BaptistCare die vielfältigen Lern- und Verwaltungsanforderungen unserer Belegschaft jetzt und in Zukunft effektiv unterstützen kann.

Die Ergebnisse

BaptistCare hat mit dem Totara Learn die Kosten erheblich gesenkt. Die Lizenzgebühren sind niedriger, und durch einen mehrjährigen Vertrag mit Kineo wurden die Preise festgeschrieben, wodurch jährliche Erhöhungen verhindert werden. Durch die Umstellung von Präsenzschulungen auf Online-Schulungen konnten die Ausgaben für Veranstaltungsorte, Reisen und Unterkünfte gesenkt werden. Bessere Berichts- und Nachverfolgungsfunktionen haben zudem die Einhaltung von Vorschriften und das Engagement verbessert und damit die Verwaltungskosten gesenkt.

Die Fortbildung ist nun effizienter und flexibler. Dank Online-Lernangeboten können Mitarbeiter jederzeit auf Kurse zugreifen, sodass keine festgelegten Termine mehr erforderlich sind. Automatisierte Anmeldungen auf Basis der jeweiligen Aufgabenbereiche sparen Zeit, während integrierte Nachverfolgungsfunktionen die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten. Die Berichterstellung erfolgt nun vollständig automatisiert und ersetzt manuelle Tabellenkalkulationen, und Benachrichtigungen erinnern die Mitarbeiter an überfällige Fortbildungen, wodurch manuelle Nachfassaktionen entfallen.

BaptistCare führte „My Learning“ (Totara Learn) innerhalb von sechs Monaten termingerecht und im Rahmen des Budgets ein. Die Einführung umfasste die Ermittlung des Schulungsbedarfs, die Überprüfung der Inhaltsbibliotheken, die Anpassung der Plattform, die Integration in Personal- und Finanzsysteme, die Datenmigration sowie die Durchführung von Überprüfungen vor und nach der Einführung. Eine klare Schulungs- und Kommunikationsstrategie sorgte für einen reibungslosen Übergang, während die Integration der Personal- und Finanzsysteme die Einrichtung der Mitarbeiter automatisierte, den manuellen Aufwand reduzierte, das Berichtswesen verbesserte und durch zielgruppenspezifische Schulungsaufträge Zeit einsparte.

Innerhalb von vier Wochen absolvierten 1.600 Mitarbeiter eine Schulung zur Einhaltung der IT-Sicherheitsvorschriften, wobei 88 % der Belegschaft daran teilnahmen. Die Möglichkeit, die Teilnahme an obligatorischen Schulungen nachzuverfolgen, hat zu einer deutlichen Verbesserung der Compliance geführt. Davon profitierten vor allem wichtige Programme wie „IT-Sicherheitsbewusstsein“, „Arzneimittelmanagement“, „Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz“ sowie „Manuelle Handhabung“.

Heute wird „My Learning“ von 8.000 aktiven Nutzern genutzt, darunter Mitarbeiter in New South Wales, im Australian Capital Territory und in Westaustralien sowie Freiwillige und Studierende. Die Schulungen sind rollenbasiert, sodass Führungskräfte, Mitarbeiter mit Kundenkontakt und Support-Teams die für sie passenden Lerninhalte erhalten. Neue Mitarbeiter absolvieren zudem einen Einarbeitungskurs, um sich mit dem LMS vertraut zu machen.

Immer mehr Mitarbeiter schließen ihre Schulungen fristgerecht ab, und das freiwillige Lernen hat dank der Flexibilität des Online-Zugangs zugenommen. Die Mitarbeiter schätzen die Benutzerfreundlichkeit, die automatischen Erinnerungen und die vertraute, markenspezifische LMS-Erfahrung.

Dank der Echtzeit-Berichterstattung können Führungskräfte die Einhaltung von Vorschriften überwachen und ihre Teams weiterentwickeln. Die Möglichkeit, Berichte zu speichern und zu planen, hat die Effizienz gesteigert und sorgt für eine bessere Übersicht sowie mehr Verantwortlichkeit.

BaptistCare plant, sein Lernmanagementsystem (LMS) durch die Verbesserung der Benutzererfahrung, der Suchfunktionen und der Benutzerfreundlichkeit zu optimieren. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Schaffung einer webähnlicheren Benutzeroberfläche mit weniger Klicks sowie auf der Erweiterung der Plattform über reine Compliance-Zwecke hinaus, sodass sie künftig alle Lerninhalte umfasst.