Ganz gleich, ob Sie sie als Leistungsgespräche, Besprechungen oder Einzelgespräche bezeichnen – regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern haben einen entscheidenden Einfluss auf das Mitarbeitererlebnismanagement und die Produktivität.
Durch regelmäßige Gespräche können Führungskräfte den Mitarbeitern zeitnahes Feedback zu ihrer Leistung geben, das Engagement der Mitarbeiter fördern und die Unternehmensziele mit den Zielen der Mitarbeiter in Einklang bringen.
Doch wie sieht die ideale Vorlage für Mitarbeitergespräche aus?
Befolgen Sie die nachstehende Checkliste, um einen Ansatz zu wählen, der zu Ihrem Stil des kontinuierlichen Leistungsmanagements passt.
Gestaltung von Mitarbeitergesprächen
Die Einführung regelmäßiger Check-ins erfordert Planung und Kommunikation mit Ihrem Team:
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Finden Sie eine zentrale Plattform für Leistungsbeurteilungen, Zielverfolgung, Feedback und Notizen, um Leistungsgespräche zu verwalten. Dies ist ein Muss für OKR-, projekt- oder handlungsorientierte Gespräche, die später Einfluss auf formelle Leistungsbeurteilungen nehmen. (Wir empfehlen ein System zum Leistungsmanagement von Mitarbeitern wie Totara Perform.)
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Legen Sie fest, in welchen Abständen Ihre Leistungsgespräche stattfinden sollen. Bei Unternehmen, die einen agileren Leistungsmanagementprozess anwenden, finden diese Gespräche häufig wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich statt.
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Legen Sie die Dauer jedes Check-ins fest. 15 bis 30 Minuten reichen für ein informelles Gespräch über die wöchentlichen bzw. monatlichen Fortschritte aus.
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Planen Sie den Ablauf Ihrer Leistungsgespräche. Wie legen Sie das Thema jedes Gesprächs fest? Werden Sie die Mitarbeiter bitten, ihre Woche zusammenzufassen, oder werden Sie auf Maßnahmen eingehen, die Sie in den vergangenen Wochen notiert haben? Sie benötigen kein starres System für jedes Gespräch, doch ein flexibles Konzept im Hinterkopf zu haben, wird Ihre Strategie zur Leistungssteigerung und zur Förderung des Mitarbeiterengagements unterstützen.
Vorbereitung auf jeden Check-in
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, bei einem Gespräch mit einem Mitarbeiter verzweifelt nach Gesprächsthemen zu suchen und unvorbereitet zu wirken. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um eine Tagesordnung festzulegen und sich auf das Gespräch vorzubereiten.
Auch wenn dies nicht immer notwendig ist, da Ihre bisherigen Gespräche und Themen bereits berücksichtigt werden, trägt das Durchsehen Ihrer bisherigen Notizen in Ihrem Leistungsmanagementsystem dazu bei, dass jedes Gespräch reibungsloser verläuft.
Sie können sich außerdem besser auf jedes Leistungsgespräch vorbereiten, indem Sie:
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Ihren Posteingang oder Ihre Tools für die Zusammenarbeit nach Nachrichten des Mitarbeiters durchsuchen
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Überprüfung der aktuellen Prioritäten- und Projektliste des Mitarbeiters
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Sich vornehmen, positives oder konstruktives Feedback zu bestimmten Arbeitsergebnissen zu geben
Das Gespräch beim Check-in lenken
Einer der vielen Vorteile regelmäßiger Leistungsgespräche ist die Einfachheit und Flexibilität, die sie sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter bieten. Glücklicherweise muss nicht jedes Gespräch einem militärischen Lagebericht ähneln, bei dem über jedes einzelne Ergebnis Rechenschaft abgelegt werden muss.
Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, den Mitarbeitern ein angenehmes Gefühl zu vermitteln. Dies können Sie erreichen, indem Sie mit einer kurzen Zusammenfassung Ihrer Woche beginnen oder die folgenden offenen Fragen stellen:
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Wie war Ihre Woche/Ihr Monat?
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Woran haben Sie bisher gearbeitet?
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Gibt es noch etwas, bei dem Sie weitere Hilfe benötigen?
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Ich habe Ihr [Ergebnis einfügen] gesehen und [positives Feedback geben]
Sobald Sie das Eis gebrochen haben, wählen Sie ein oder mehrere Themen aus, die Sie besprechen möchten. Dazu gehören:
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Aktuelle Informationen zu Zielen und Ergebnissen
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Positives/konstruktives Feedback zu bestimmten Projekten
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Die erzielten Fortschritte anerkennen
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Weitergabe von Rückmeldungen der Geschäftsleitung
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Rückmeldungen zu E-Learning- und Schulungsprogrammen für Unternehmen
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sich bei ihnen nach ihrem Trainings- und Lernfortschritt erkundigen
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Sie über Neuigkeiten und Änderungen im Unternehmen zu informieren
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sie um ihre Ideen und Anregungen zu anstehenden Projekten bitten
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Über ihre berufliche Entwicklung und ihre Ziele sprechen
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Ihre Arbeitsprioritäten zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie an den richtigen Aufgaben arbeiten
Fassen Sie vor Ende der Sitzung alle wichtigen Punkte und besprochenen Maßnahmen zusammen.
So haben Sie die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Prioritäten für den kommenden Monat bzw. die kommende Woche aufeinander abgestimmt haben. Außerdem bietet sich Ihnen beiden eine letzte Gelegenheit, Notizen zu machen, Termine zu bestätigen und eventuelle letzte Fragen zu stellen.
Nach dem Einchecken
So verfügen Sie über eine Dokumentation der besprochenen Themen, der Erwartungen und aller wichtigen Punkte, und Sie können Leistungsziele sogar mit Lernaktivitäten, Kompetenzen, 360-Grad-Feedback und vielem mehr verknüpfen, um die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz zu fördern.
Über den Autor: Hassan Uddeen ist freiberuflicher Content-Stratege und SEO-Experte mit den Schwerpunkten Personalwesen und B2B-Content-Marketing
