6 von Experten empfohlene Tipps für ein kontinuierliches Leistungsmanagement

Die meisten Fachleute im Bereich Talentmanagement sind sich einig, dass die Einführung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements in der heutigen, schnelllebigen Welt von entscheidender Bedeutung ist.

In diesen positiven Diskussionen bleiben jedoch konkrete Schritte unberücksichtigt, die darlegen, wie Führungskräfte in großen Organisationen oder Behörden den Übergang vom traditionellen Leistungsmanagement zu einem kontinuierlichen Prozess gestalten sollten.

Ihnen sind wahrscheinlich bereits die Vorteile und Bestandteile eines kontinuierlichen Leistungsbeurteilungsprozesses bekannt, wie zum Beispiel:

• Regelmäßiges Feedback

• Offene Kommunikation

• Einzelgespräche

• Ziele und wichtigste Ergebnisse

• Adaptives Talentmanagement

Für Führungskräfte im Personalwesen und in der Unternehmensleitung großer (oder wachsender) Organisationen bringt die sichere Umstellung auf ein kontinuierliches Leistungsmanagement jedoch besondere Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel:

• Die Auswahl der richtigen Software und Tools für das kontinuierliche Leistungsmanagement

• Prozesse umsetzen, die Führungskräfte und Personalabteilungen stärken

• Die Zustimmung von Entscheidungsträgern und Mitarbeitern gewinnen

• Realistische Erwartungen bei Stakeholdern und Mitarbeitern wecken

In diesem Beitrag haben wir Experten aus den Bereichen Unternehmensführung, Weiterbildung und Personalwesen gebeten, auf diese Herausforderungen mit praktischen Tipps zur Umsetzung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements einzugehen.

(Springen Sie zu einer bestimmten Zwischenüberschrift, indem Sie auf die untenstehenden Links klicken)

• Was ist kontinuierliches Leistungsmanagement?
• Behandeln Sie Beispiele für kontinuierliches Leistungsmanagement mit Vorsicht
• Einführung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements: 6 praktische Tipps
• Die Auswahl von Software und Tools für das kontinuierliche Leistungsmanagement in Ihrem Unternehmen

Was ist kontinuierliches Leistungsmanagement?

Das kontinuierliche Leistungsmanagement (oder Leistungsmanagement zur kontinuierlichen Verbesserung) ist ein agiler Ansatz, um die Leistung der Mitarbeiter zu fördern, diese weiterzuentwickeln und die Unternehmensziele mit den Zielen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen.

Das traditionelle Leistungsmanagement stützt sich auf einen jährlichen Leistungsbeurteilungsprozess mit langen Feedback-Zyklen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.

Das kontinuierliche Leistungsmanagement hingegen umfasst häufige Leistungsmessungen, Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs), kontinuierliches Feedback und eine schrittweise Verbesserung über das gesamte Jahr hinweg – im Gegensatz zu jährlichen oder halbjährlichen Beurteilungen und Feedback-Zyklen.

Gehen Sie mit Vorlagen für das kontinuierliche Leistungsmanagement mit Bedacht um

Über das kontinuierliche Leistungsmanagement in Großunternehmen wurde bereits ausführlich berichtet:

• Im Jahr 2012 kündigte Donna Morris, die damalige Vizepräsidentin für Personalwesen bei Adobe, Pläne zur „Abschaffung des Formats der Leistungsbeurteilung“ an. Dies führte zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität des Unternehmens.

• Inspiriert vom Erfolg von Adobe schaffte auch Accenture, ein Technologiegigant mit damals über 300.000 Mitarbeitern, die jährliche Leistungsbeurteilung und das System der numerischen Bewertungen ab, um das Leistungsmanagement menschlicher zu gestalten.

• Und heute setzen Unternehmen wie Apple, Google und Netflix – die Berichten zufolge um 40 % produktiver sind als der Durchschnitt – auf Strategien des kontinuierlichen Leistungsmanagements, deren Schwerpunkt auf der Organisationsstruktur und der Vertrauensbildung liegt.

Zwar gibt es einige allgemeine Merkmale des kontinuierlichen Leistungsmanagements, die in jedem großen Unternehmen gut funktionieren (bessere Kommunikation, häufige Feedback-Zyklen durch 360-Grad-Leistungsfeedback usw.), doch sollten diese erfolgreichen Beispiele (oder jede Vorlage für ein kontinuierliches Leistungsmanagement) mit Vorsicht betrachtet werden.

Das liegt daran, dass der Überlebensfehler bei Organisationen tatsächlich existiert.

„Wie bei so vielen Unternehmensprozessen gilt: Wenn es einem Unternehmen ‚gut‘ geht, sind die Prozesse genau richtig und wirken geradezu magisch. Wenn es einem Unternehmen nicht so „gut“ geht, ist jeder Prozess entweder ein Symptom oder die Ursache für die Situation“, sagt Steven Sinofsky, ehemaliger Präsident der Windows-Sparte bei Microsoft, in einem Beitrag über die Herausforderungen des Leistungsmanagements in großen Organisationen.

Sinofsky fordert Führungskräfte dazu auf, der einzigartigen DNA ihrer Organisation Rechnung zu tragen, indem sie die sozialwissenschaftlichen Aspekte, den unternehmerischen Kontext und die Fragen der Leistungsmessung berücksichtigen, die bei der Umsetzung effektiver Leistungsbeurteilungen zwangsläufig zum Tragen kommen.

„Es geht nicht um das perfekte Bewertungssystem, sondern um die Fallstricke und Tücken, die mit der Messung von Dingen im Allgemeinen einhergehen.“

Einführung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements: 6 praktische Tipps

Was sind die 6 wichtigsten praktischen Tipps für die Einführung eines kontinuierlichen Leistungsmanagementprozesses in einem großen Unternehmen? Folgendes haben wir herausgefunden, als wir einschlägige Forschungsergebnisse ausgewertet und diese Frage an Führungskräfte aus den Bereichen Talent- und Leistungsmanagement gerichtet haben:

1. Entwicklung eines kontinuierlichen Leistungsmanagementprozesses

2. Gehen Sie von den Ergebnissen und Zielen Ihrer Organisation aus

3. Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter mit Botschaftern der Unternehmensvision

4. Geben Sie Führungskräften und Mitarbeitern Instrumente für ein besseres Feedback an die Hand

5. Nutzen Sie Kompetenzrahmen der nächsten Generation

6. Wählen Sie eine Software für adaptives, kontinuierliches Leistungsmanagement

1. Bauen Sie einen kontinuierlichen Leistungsmanagementprozess auf

„Planen Sie die Umstellung auf ein kontinuierliches Leistungsmanagement schrittweise in Ihren Kalender ein“, sagt Megan Bickle, Leiterin für Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Talentmanagement bei Dropbox.

Zu Beginn rät Megan den Führungskräften, „ein der monatlichen Einzelgespräche zu nutzen, um die Fortschritte im Hinblick auf die Ziele zu überprüfen und den Teams klares Leistungsfeedback zu geben.“

Dies ist eine wirksame Methode, um managementorientierte Veränderungen „weniger wie einen dramatischen Umbruch wirken zu lassen“, und wie Megan betont, handelt es sich um eine „Vorgehensweise, die jede Führungskraft selbst umsetzen kann, anstatt dass ihr Unternehmen formell einen häufigeren Rhythmus zur Leistungssteuerung einführen muss“.

Sie können auch die folgenden Tipps nutzen, um ein kontinuierliches Leistungsmanagement auf risikobewusste Weise umzusetzen:

• Fangen Sie langsam an. Sprechen Sie mit anderen Entscheidungsträgern und wichtigen Beteiligten. Stellen Sie die erforderlichen Informationen (externe und interne Daten) zusammen, um Argumente für die Anpassung bestehender Prozesse und der Software für das Leistungsmanagement der Mitarbeiter zu liefern.
• Sammeln Sie interne Forschungsergebnisse und Rückmeldungen aus Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sich folgende Frage: Welche einfachen Änderungen können Sie testen, um den bestmöglichen ROI in Bezug auf die Leistung zu erzielen? (Hinweis: Die typische Antwort lautet: regelmäßige Rücksprachen und die Festlegung von Zielen)
• Probieren Sie es zunächst in einer einzelnen Abteilung oder einem einzelnen Bereich Ihres Unternehmens aus

Lesetipp: Leistungsmanagement in der öffentlichen Verwaltung: 4 moderne Strategien

2. Gehen Sie von den Ergebnissen und Zielen Ihrer Organisation aus

Guy W. Wallace, ein Analyst für Unternehmensleistung, weist darauf hin, dass „ein gutes Leistungsmanagement eine Analyse erfordert, welche Ergebnisse genau durch welche verhaltensbezogenen und kognitiven Aufgaben erzielt werden sollen. Dieses Verständnis ermöglicht es Führungskräften, Feedback zu geben, das positive Leistungen stärkt oder schwankende Leistungen in einen akzeptablen Bereich lenkt.“

Dieser Ratschlag spiegelt die Philosophie von Totara wider, die darauf abzielt, die Mitarbeitererfahrung zu optimieren, indem Lernen, Engagement und Leistung miteinander verknüpft werden.

Wenn ein Unternehmen und seine Mitarbeiter an einem Strang ziehen, steigt die Motivation, und jeder versteht, welchen Beitrag er zum Erfolg des Unternehmens leistet. Dies führt zu einer anpassungsfähigen Organisation, die inmitten turbulenter Marktveränderungen bestehen und gedeihen kann.

Der Grund dafür ist, dass die Arbeit an diesen so wichtigen alltäglichen Zielen – wie der Steigerung des Umsatzes, der Erhöhung der Produktivität oder der Verkürzung der Reaktionszeiten gegenüber Kunden – ohne den Kontext der übergeordneten Vision des Unternehmens sinnlos ist.

Wenn beispielsweise ein SEO-Manager versteht, dass sein persönliches Arbeitsziel – der Öffentlichkeit dabei zu helfen, bestimmte Nachrichtenartikel zu finden – die Vision seines Unternehmens untermauert, die vertrauenswürdigste Quelle für politische Nachrichten des Landes zu werden, hilft ihm dieser Zusammenhang, seine Rolle besser zu verstehen, und bietet ihm eine motivierende Vision, auf die er hinarbeiten kann.

3. Mitarbeiter durch Botschafter der Unternehmensvision motivieren

Wenn Sie die Menschen in Ihrem gesamten Unternehmen (die viele verschiedene Funktionen, Standorte, Persönlichkeiten und Abteilungen umfassen) mit einem effektiven Prozess des kontinuierlichen Leistungsmanagements inspirieren und motivieren wollen, müssen Sie Ihre Vision präzise „vermarkten“.

Ist sie zu vage, wird die Vision wahrscheinlich niemanden ansprechen. Ebenso kann es sein, dass eine zu konkrete Vision nicht bei Ihrer gesamten Belegschaft Anklang findet.

Der Unternehmer William Craig empfiehlt , eine Vision zu wählen , die sowohl überzeugend als auch praktikabel ist, indem man sich Fragen stellt wie:

• Was ist der Hauptzweck der Organisation?

• Was sind seine Grundwerte?

• Welches Ziel soll langfristig erreicht werden?

Sobald diese Fragen beantwortet und konzeptionell ausgearbeitet sind, ermöglichen sie es Führungskräften der obersten Ebene, dem Management und den Mitarbeitern der Personalabteilung, eine abstrakte Vision in etwas Greifbares und Motivierendes für die Teammitglieder umzusetzen.

Eine weitere wirkungsvolle Möglichkeit hierfür ist der Einsatz von „Vision-Botschaftern“.

Jedes Marketingteam weiß um die Vorteile von Markenbotschaftern, doch Unternehmen können auch von Vision-Botschaftern profitieren – Personen, die die Unternehmensvision stets im Blick behalten und deren Bedeutung hervorheben.

Zu den Botschaftern der Unternehmensvision können sowohl Führungskräfte der obersten Ebene (wobei der Gründer oder der CEO hier eine wichtige Rolle spielen sollte) als auch Teamleiter und sogar vertrauenswürdige Teammitglieder gehören, die die Vision des Unternehmens verkörpern und sich diese zu eigen machen.

Wir schenken unseren Mitmenschen mehr Vertrauen als hochtrabenden Unternehmenserklärungen; daher hilft es Ihnen, durch die Einbindung von Botschaftern auf allen Ebenen Zustimmung und Begeisterung zu wecken.

4. Geben Sie Mitarbeitern und Führungskräften die notwendigen Mittel für ein besseres Feedback

„Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie konstruktives Feedback geben und Ziele verwalten können, wenn Sie vom traditionellen Leistungsmanagement auf ein kontinuierliches System umstellen“, erklärt Harrison Kim, CEO von Pavestep.

„Um erfolgreich zu sein, benötigen Sie nicht nur die richtigen Werkzeuge und Prozesse, sondern müssen auch sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder bereit sind – sowohl in ihrer Einstellung als auch in ihren Fähigkeiten. Dies ist ebenso wichtig wie die Unterstützung durch die Führungsebene.“

Das Geben und Empfangen von Feedback sind wichtige Fähigkeiten, über die jeder gute Führungskraft (und Mitarbeiter) in einem Unternehmen verfügen muss, das ein kontinuierliches Leistungsmanagement umsetzt.

Wie Feedback vermittelt wird, hängt von der jeweiligen Situation ab – unabhängig davon, ob es positiv oder negativ ist. Es gibt jedoch wichtige Maßnahmen, die sicherstellen, dass negatives Feedback sowohl für die Führungskräfte als auch für die Mitarbeiter auf professionelle (und produktive) Weise vermittelt wird:

Bitten Sie um Erlaubnis, Feedback zu geben

Insbesondere wenn Sie Feedback im Rahmen eines informellen Gesprächs oder eines spontanen Austauschs geben, sollten Sie den Empfänger zunächst fragen, ob es ihm recht ist, wenn Sie ihm Feedback geben.

Geben Sie an, was beobachtet wurde

Seien Sie objektiv – ergreifen Sie keine Partei und machen Sie keine Vorwürfe. Geben Sie stattdessen objektiv wieder, was Sie beobachtet haben oder was Ihnen berichtet wurde. Wenn Sie Feedback im Namen einer anderen Person übermitteln, achten Sie darauf, dies nicht als Tatsache darzustellen.

Erläutern Sie die Auswirkungen

Halten Sie sich erneut an die Fakten. Lassen Sie keine Emotionen mit einfließen – schildern Sie dem Adressaten des Feedbacks lediglich, welche Auswirkungen sein Verhalten auf das Unternehmen oder seine Kollegen hatte, sei es, dass dadurch jemand anderem zusätzliche Arbeit entstanden ist, ein Prozess verzögert wurde oder ein Kollege verärgert wurde.

Halten Sie inne und hören Sie zu

Es ist entscheidend, dass Sie dem Empfänger des Feedbacks die Möglichkeit geben, seine Sicht der Dinge darzulegen. Möglicherweise entgehen Ihnen wichtige Zusammenhänge, oder es gibt eine plausible Erklärung für das Verhalten.

Schlagen Sie einen positiven nächsten Schritt vor

Auf das Feedback sollte eine klare Angabe folgen, welche Maßnahmen als Nächstes zu ergreifen sind. Dies kann eine Verhaltensänderung, zusätzliche Schulungen, Mentoring oder etwas anderes sein. Der Empfänger sollte aus dem Gespräch mit dem Wissen hervorgehen, was schiefgelaufen ist, was er tun kann, um die Situation zu korrigieren, und was Sie künftig von ihm erwarten.

5. Setzen Sie auf Kompetenzrahmen der nächsten Generation

Der berufliche Aufstieg gehört zu den wichtigsten Zielen, die Mitarbeiter dazu motivieren, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse am Arbeitsplatz zu verbessern.

Aus diesem Grund sind Kompetenzrahmen für große Unternehmen ein wirksames Mittel, um die wesentlichen Fähigkeiten, Fertigkeiten und Eigenschaften zu erfassen, die Mitarbeiter benötigen, um in einer Position oder im Unternehmen erfolgreich zu sein.

„Bei der Umsetzung einer Strategie zum Leistungsmanagement können Führungskräfte sich an die dynamischen Anforderungen der Belegschaft und des Arbeitsmarktes anpassen, indem sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Ziele der Mitarbeiter berücksichtigen und diese mit Kompetenzen, Lernpfaden und virtuellen Mentoring-Programmen verknüpfen“, sagt Elena Gatti, Beraterin für Lernlösungen bei Actua Solutions.

„Die meisten Kompetenzrahmenwerke und -abgleiche weisen jedoch ‚fatale Mängel‘ auf“, sagt Subbu Vinswathn, CEO von Disprz, einer Plattform zur Beschleunigung der Kompetenzentwicklung in Unternehmen. Der ehemalige McKinsey-Berater warnt davor, dass die meisten Kompetenzrahmenwerke oft „veraltet“ oder „zu sehr auf Führungskompetenzen ausgerichtet“ seien.

„Im heutigen Zeitalter der KI, in dem ständig neue Rollen und Kompetenzen entstehen, ist es wichtig, dass die Kompetenzkartierung stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.“

Um ein umfassendes und relevantes Kompetenzmodell zu entwickeln, empfiehlt Subbu großen Unternehmen, sich auf den folgenden vierstufigen Prozess zu konzentrieren:

1. Wissensbereiche, die vom Produktionsmitarbeiter bis zum CEO bekannt sein sollten: Diese sind spezifisch für Ihre Branche (z. B. Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen oder SaaS), Ihre Unternehmensgeschichte, Ihre Werte sowie die in Ihrer Branche geltenden Vorschriften (wie z. B. HIPAA-Konformität, IR35 oder SF182).

2. Fachliche Kompetenzen: Hierbei handelt es sich um die für die jeweilige Position erforderlichen, rollenspezifischen Fachkompetenzen. Zu den fachlichen Kompetenzen, die beispielsweise von einem Sachbearbeiter im Bereich Weiterbildung und Personalentwicklung erwartet werden, gehören Projektmanagement, Kursgestaltung sowie Kenntnisse im Bereich LMS-Berichterstattung und -Analytik .

3. Führungskompetenzen: Hierbei handelt es sich um die Soft Skills, die für verschiedene Führungsebenen erforderlich sind, unabhängig von der jeweiligen Funktion.

4. Verhaltensweisen: In Bezug auf Verhaltensweisen merkt Subbu an, dass „die ersten drei Kategorien in gewisser Weise messbar sind, während Verhaltensweisen beobachtbar sind“. Beispiele hierfür sind Eigenverantwortung, Vertrauen, Einfühlungsvermögen und Zugänglichkeit.

6. Wählen Sie eine adaptive Software für das kontinuierliche Leistungsmanagement

Die Vorteile der Einführung eines kontinuierlichen Leistungsmanagements liegen auf der Hand.

Es ist jedoch offensichtlich, dass der Übergang von einem traditionellen zu einem kontinuierlichen Ansatz, insbesondere in einem großen Unternehmen, leichter gesagt als getan ist.

Glücklicherweise sind die Festlegung einer klaren, motivierenden Vision, die Förderung kontinuierlichen Feedbacks und die Nutzung relevanter Kompetenzrahmen konkrete Maßnahmen auf dem Weg zu einem Leistungsmanagementprozess, der die Produktivität der Belegschaft steigert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Software für das kontinuierliche Leistungsmanagement, die Ihr Unternehmen einsetzt. Wenn Sie eine große Behörde oder Organisation sind, die eine Ausschreibung für ein Leistungsmanagementsystem erstellt, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Unterstützt die in Frage kommende Software Ihren derzeitigen Ansatz und Ihren idealen Ansatz für ein kontinuierliches Leistungsmanagement – und schließt sie die Lücke zwischen beiden?

• Lässt sich das System in Ihren Plan für Weiterbildung und Mitarbeiterentwicklung integrieren, um Kompetenzen zu erfassen und Ihre Belegschaft zu motivieren?

• Lässt es sich nahtlos in die HCM- oder HRM-Systeme und -Tools integrieren, die Sie bereits nutzen, und bleibt es gleichzeitig anpassungsfähig an interne und externe Schwankungen?

Wir sind vielleicht voreingenommen, aber wir sind stolz darauf , dass Totara Perform zu den vielseitigsten Systemen für kontinuierliches Leistungsmanagement auf dem Markt gehört.

Das Leistungsmanagementsystem deckt alles ab, von der traditionellen jährlichen Leistungsbeurteilung bis hin zu neueren Methoden des kontinuierlichen Leistungsmanagements, wie beispielsweise regelmäßige Gespräche.

Mit Totara Perform können Sie Ihren eigenen Zeitplan für das Leistungsmanagement festlegen, Notizen aus Ihren Leistungsgesprächen übersichtlich dokumentieren, Kompetenzen überprüfen, 360-Grad-Feedback einholen und aussagekräftige, auf Schulungen bezogene Leistungsziele festlegen.

Über den Autor: Hassan Uddeen ist freiberuflicher Content-Stratege und SEO-Experte