La plataforma de formación «sin interfaz», que forma parte del portal para asesores de Union Investment

Union Investment es una gestora de fondos alemana que forma parte del grupo financiero cooperativo (que incluye a Volksbanken y Raiffeisenbanken) y que actualmente gestiona 534 600 millones de euros en recursos de clientes. Ofrece fondos de inversión y otros productos de inversión para inversores particulares e institucionales, y atiende a un total de más de 6 millones de clientes.

El desafío

El público objetivo principal de Union Investment son los asesores financieros de los distintos bancos Volksbank y Raiffeisenbank. Estos necesitan un amplio conocimiento de los productos, acceso a información especializada y, sobre todo, entender los nuevos y complejos fondos de inversión y productos de inversión. Además de su formación inicial, los asesores financieros deben participar regularmente en cursos de formación y perfeccionamiento. Estos programas abarcan diversas áreas del asesoramiento financiero y garantizan que los asesores estén siempre al día de las últimas novedades y los cambios legislativos.

Con este objetivo, Union Investment planificó el desarrollo de un portal multifuncional para asesores financieros llamado «InvestmentWelt». Este portal reúne todas las áreas funcionales —desde la información pura y las aplicaciones especializadas, como las calculadoras, hasta el tema de la formación— dentro de una interfaz de usuario coherente y unificada. En este contexto, la gestora de fondos buscaba una plataforma de formación que se pudiera adaptar de forma flexible a sus necesidades específicas y que se integrara a la perfección con el resto de componentes del portal.

Además, la solución tenía que cumplir, como es lógico, con los estrictos requisitos de seguridad informática de una entidad financiera y, además, estaba pensada para funcionar junto con el resto de componentes dentro de una arquitectura de sistema unificada en la nube de Azure.

La solución

Totara se reveló como la solución ideal para este reto: la arquitectura personalizable de Totara ofrece una base flexible para ofrecer al cliente una plataforma de aprendizaje a medida. La evaluación de Union Investment puso de manifiesto que Totara era la que mejor cumplía el requisito de una integración perfecta con la interfaz de usuario.

Otro factor clave a la hora de tomar la decisión fue la posibilidad de ejecutar la plataforma dentro de la propia infraestructura en la nube de Azure del cliente. Sin embargo, resultó que había muy poca experiencia en alojar Totara en Microsoft Azure. Por eso, colaboramos estrechamente con los equipos de DevOps para desarrollar e implementar una arquitectura operativa adecuada para Azure. Tras varias semanas de evaluación y pruebas técnicas, Totara se implementó con éxito en el entorno de Azure.

Concepto arquitectónico

La arquitectura de la plataforma se basa en el principio de un sistema autónomo (SCS). Con este enfoque, la plataforma de aprendizaje se crea y se gestiona como un sistema independiente y autónomo, y contiene todos los componentes, recursos e información de Totara necesarios para el aprendizaje. Este componente de aprendizaje se integra luego en el portal a través de una API de forma «sin interfaz». El objetivo de este enfoque arquitectónico es, por un lado, mantener toda la lógica de aprendizaje relevante dentro de Totara: esto garantiza procesos lo más sencillos posible, una mejor facilidad de mantenimiento y una escalabilidad flexible. Por otro lado, también permite una integración totalmente fluida en la interfaz de usuario. De este modo, se evitan por completo las interrupciones en la experiencia del usuario —por ejemplo, entre un CMS y un LMS— que, de otro modo, suelen ser notables y perceptibles.

Estrategia y extensiones de la API

Para la integración y el desarrollo posterior de la plataforma se utilizó la API GraphQL de Totara. Como algunas de las funciones necesarias no estaban incluidas en el alcance estándar, se desarrolló un permiso de extensión a medida. Este complementa la API GraphQL existente con puntos finales y funciones específicos del proyecto.

Una ventaja de este enfoque es que las extensiones se pueden gestionar por separado y eliminar en cualquier momento. Esto garantiza que la plataforma de aprendizaje se pueda actualizar por completo.

Plugins especiales y soluciones de integración

Se ha desarrollado un permiso personalizado para ampliar las restricciones de acceso a las actividades. Este permiso permite que los certificados solo se emitan una vez que haya transcurrido un periodo de tiempo definido tras la finalización de una actividad.

Se utilizó otro permiso para crear una actividad de aprendizaje adicional que permitiera integrar vídeos del sistema MovingImage (VideoManager Pro). Los editores pueden crear actividades de vídeo dentro de Totara Learn y guardar el ID del vídeo correspondiente.

Autenticación y gestión de usuarios

El inicio de sesión se gestiona a través de Microsoft Entra ID. Para mejorar la seguridad, se ha implementado además la autenticación basada en tokens web JSON (JWT). Para ello, se ha desarrollado un punto final de autenticación específico en Totara. Los JWT permiten una transmisión segura y estandarizada de la información de los usuarios, de acuerdo con la norma RFC 7519.

Tarea sobre el público objetivo

Los grupos destinatarios se asignan mediante dos mecanismos:

1. Al iniciar sesión, el portal lee la información del grupo destinatario de un JWT y la guarda en el perfil de usuario de Totara. Así, esta información queda disponible para impartir los cursos de forma específica para cada grupo destinatario.
2. Además, un proceso en segundo plano se encarga de que las asignaciones a los grupos objetivo también se sincronicen para los usuarios que llevan mucho tiempo sin iniciar sesión. Así se garantiza que los datos estén coherentes y actualizados.

Acceso a los recursos de aprendizaje

La interfaz de usuario necesita acceder a recursos como imágenes, documentos o paquetes de Reconocimiento de Aprendizaje Previo (RAP) que están en el entorno de Totara, al que solo se puede acceder internamente. Las llamadas a la API se gestionan a través de Azure API Management (APIM). Sin embargo, se optó deliberadamente por un enfoque de proxy inverso para acceder a los recursos. Por lo tanto, los recursos no se sirven directamente a través de Azure APIM, sino que se entregan mediante un proxy inverso dedicado. Esto ha permitido crear una solución de acceso segura y de alto rendimiento para el contenido estático.

Integración con Elasticsearch

El portal «InvestmentWelt» ofrece una función de búsqueda global basada en Elasticsearch. Para ello, se implementó una solución de integración a medida que conecta los contextos y contenidos de Totara con la base de datos global de Elasticsearch del portal.

Un observador de eventos supervisa los cambios en los contextos y responde a la creación, actualización o eliminación de contenidos de aprendizaje. A continuación, los datos correspondientes se indexan automáticamente en Elasticsearch o se eliminan de él.

Además, la lógica de búsqueda tiene en cuenta las fechas de publicación y de caducidad de los contextos:

• Los contextos solo aparecen en los resultados de búsqueda a partir de la fecha de publicación definida.
• Una vez que ha pasado la fecha de caducidad, los contextos se eliminan automáticamente de los resultados de búsqueda.
• Los contextos archivados deben tener una fecha de caducidad para que no sigan apareciendo en los resultados de búsqueda

El resultado

Hoy en día, Totara Learn es la plataforma de aprendizaje principal del portal «InvestmentWelt». El portal goza de gran popularidad gracias a su interfaz de usuario optimizada y a la integración de numerosos servicios de valor añadido. Con casi 40 000 usuarios activos, la plataforma de aprendizaje es un componente fundamental del portal.

Ahora mismo, en la plataforma se están llevando a cabo 25 programas de formación fijos, incluyendo los informes periódicos. Como parte de una evaluación de diez programas de formación, se compararon las inscripciones y las finalizaciones de marzo de 2023, cuando se usaba el antiguo LMS, con las cifras de marzo de 2024, tras el lanzamiento del nuevo portal. Esto reveló un aumento del 68 % en las inscripciones y del 65 % en las finalizaciones.

La plataforma de aprendizaje se puso en marcha durante un periodo de aproximadamente un año y medio hasta su puesta en marcha. Al mismo tiempo, entre cuatro y cinco equipos más trabajaron en sistemas y áreas de negocio relacionados dentro de «InvestmentWelt». Estos equipos se coordinaron mediante una gestión ágil de proyectos basada en SCRUM. La plataforma sigue desarrollándose incluso después de su puesta en marcha.

Un componente clave del proyecto fue la implementación de los requisitos de seguridad y protección de datos. Además de los requisitos del RGPD, también hubo que tener en cuenta los requisitos normativos del sector financiero. Los consultores externos pueden acceder al portal, mientras que la plataforma Totara propiamente dicha se gestiona en un entorno de nube seguro de Union Investment al que solo se puede acceder internamente. Gracias a ello, se completaron con éxito todas las auditorías y se garantizó una separación clara entre el acceso externo y el entorno de sistemas interno.

La plataforma no se usa solo para contenidos educativos tradicionales, sino que también se utiliza para encuestas, estudios y formatos de evaluación. Hasta la fecha, se han registrado unos 8.500 participantes. Los datos recopilados ayudan a identificar mejoras en los productos y medidas organizativas.

Además, a través de la plataforma se gestionan los seminarios web periódicos y los eventos organizados con poca antelación. Las inscripciones a los eventos, en particular, a veces generan grandes volúmenes de tráfico, con varios miles de solicitudes simultáneas, lo que pone de manifiesto el rendimiento y la escalabilidad de la infraestructura, así como el enfoque arquitectónico de la integración.