IVI RMA Global Education es una institución educativa líder mundial especializada en medicina reproductiva. Con una presencia internacional en rápida expansión, proporcionan formación de élite a profesionales médicos, de laboratorio y administrativos de múltiples regiones.
El desafío
IVI RMA se enfrentó a una transición crítica tras pasar de 1.000 a 5.000 empleados en sólo cinco años. Su sistema anterior era limitado, carecía de personalización y dependía en gran medida de herramientas externas a través de LTI. Con presencia en cuatro regiones y múltiples marcas, la empresa necesitaba una solución capaz de ofrecer independencia regional (con procesos y metodologías específicos) dentro de un marco global.
Técnicamente, era imprescindible integrar el ecosistema con SAP y Microsoft Teams para automatizar la gestión de usuarios y reducir la carga administrativa. Además, tenían que migrar más de 3.500 cursos y años de datos históricos sin ninguna pérdida, garantizando que su programa estratégico “Aprendizaje para la Excelencia” (LFE) siguiera siendo la piedra angular de su desarrollo profesional.
La solución
En colaboración con Actua, IVI RMA implantó Totara Learn utilizando una arquitectura multiusuario que permite una gestión local autónoma para cada mercado y marca, garantizando que cada usuario acceda sólo al contenido relevante para su función y ubicación.
Los pilares clave de la aplicación incluyen:
- Personalización y escalabilidad: El proyecto dio prioridad a las funciones nativas de Totara, como los públicos dinámicos y el CSS personalizado para la marca. Esto permitió crear entornos diferenciados para cada marca sin comprometer futuras actualizaciones del sistema.
- Automatización estratégica: La profunda integración con SAP, Office 365 (SSO) y Microsoft Teams garantiza que las contrataciones, ceses y cambios de perfil se reflejen automáticamente en el campus (“Campus NEO”). Esto garantiza datos coherentes en tiempo real y elimina las tareas manuales repetitivas.
- Programa de Aprendizaje para la Excelencia (LFE): Mediante el módulo Evidencias de Totara, la plataforma permite a los profesionales cargar formación externa, presentaciones en congresos y otras contribuciones. Estos registros alimentan un visor de puntos personalizado, proporcionando una hoja de ruta clara para la excelencia clínica continua.
- Innovación pedagógica: La plataforma actúa como un laboratorio de innovación, integrando metodologías como avatares clonados por IA para personalizar contenidos en seis idiomas distintos y sistemas de recomendación adaptados al historial de cada empleado.
- Migración masiva: Se diseñaron herramientas de automatización especializadas y plantillas unificadas para transferir con éxito más de 3.500 cursos y registros históricos de formación, conservando todos los logros anteriores de los empleados en el nuevo sistema.
“Una migración de esta envergadura implica manejar una gran cantidad de información y responsabilizarse de la formación de equipos enteros. El análisis inicial, la creación de procesos y la visión de escalabilidad han sido fundamentales para que este proyecto funcione.”
Director de Educación de IVI RMA Global Education.
El resultado
La implantación de Campus NEO ha consolidado una cultura de aprendizaje ágil y basada en datos en IVI RMA.
- Eficiencia operativa: La automatización de procesos críticos y la integración con SAP han reducido drásticamente los errores y el tiempo dedicado a la administración de usuarios para 5.000 empleados.
- Integridad de los datos: La migración con éxito del 100% del contenido y los datos históricos garantizó una transición sin fricciones para la plantilla global.
- Impacto en el desarrollo: El programa LFE ha ganado visibilidad y relevancia, convirtiéndose en una herramienta motivadora que premia la excelencia y las contribuciones externas del personal médico.
- Autonomía y preparación para el futuro: El equipo interno de IVI RMA es ahora totalmente autónomo en la gestión de las segmentaciones de usuarios. La plataforma ya está preparada para las próximas fases, incluido el aprendizaje social a través de Totara Engage y la integración de una pasarela de comercio electrónico para la venta de formación externa.
- Crecimiento sostenible: La arquitectura multimarca permite la incorporación inmediata de nuevas clínicas, lo que convierte la formación en un componente clave de la estrategia de expansión internacional de la empresa.
- Compromiso de los empleados: Al adaptar el contenido a funciones específicas y proporcionar vías de desarrollo claras, la plataforma ha reforzado la relevancia del aprendizaje y ha impulsado el compromiso de los usuarios en todas las regiones.
“Campus NEO nos permite gestionar miles de usuarios con contenidos personalizados alineados con sus funciones y marcas específicas, garantizando que nuestro crecimiento esté siempre respaldado por la excelencia en el aprendizaje.”
Directora de Aprendizaje Digital de IVI RMA Global Education.
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