Cómo el Servicio Judicial de Irlanda ha transformado la formación con Totara Learn a lo largo de 10 años

Un recorrido de una década desde la formación presencial hasta un ecosistema de aprendizaje moderno y escalable

El Servicio de Tribunales se encarga de la administración y gestión de los tribunales en Irlanda. Su plantilla abarca los juzgados, las funciones de secretaría, los puestos operativos de primera línea, los cargos profesionales y directivos, y los equipos de la sede central repartidos por todo el país.

La formación debe contribuir al cumplimiento de la legislación y la normativa, al desarrollo de las competencias específicas de cada puesto, a las prácticas de primera línea y al desarrollo profesional continuo.

El desafío

Antes de que se implantara Totara, la formación se basaba en gran medida en clases presenciales y en la coordinación manual. Resultaba complicado llevar un registro del cumplimiento, acreditar la finalización de los cursos y garantizar un acceso uniforme a la formación en distintas ubicaciones. El Servicio de los Tribunales necesitaba una plataforma de formación que pudiera adaptarse a las necesidades, dar respuesta a diversas necesidades de aprendizaje y ofrecer una visibilidad fiable para la gestión.

La organización también tenía que hacer frente a varios retos clave:

• Jerarquía organizativa compleja: El Servicio de los Tribunales funciona con una meta muy compleja, lo que requiere un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) capaz de reflejar esta estructura para garantizar una gestión y unos informes precisos.
• Presencia digital coherente: Para mantener la integridad de la marca, era imprescindible que el LMS se integrara a la perfección con las plataformas digitales que ya tiene el Servicio de los Tribunales.
• Gestión avanzada de seminarios: Dada la gran cantidad de sesiones de formación presenciales, el LMS necesitaba funciones avanzadas de gestión de seminarios, como la posibilidad de crear listas de espera.

La solución

La colaboración entre el Servicio de los Tribunales y Enovation lleva ya 11 años, basada en un compromiso compartido, experiencia en plataformas y una visión práctica del aprendizaje en el sector público. Lo que empezó como la implantación de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) se ha convertido en una colaboración a largo plazo centrada en la adopción, el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la mejora continua.

La experiencia de Enovation en Totara Learn y su asesoramiento en tecnología educativa han ayudado al Servicio de los Tribunales a perfeccionar su plataforma con el tiempo, pasando de la simple impartición de cursos y la gestión de la formación a un ecosistema de aprendizaje más amplio que fomenta el cumplimiento normativo, el desarrollo específico para cada puesto, el aprendizaje mixto y la innovación futura.

Un modelo más accesible, práctico y centrado en las personas

Una idea errónea muy extendida es que el e-learning es menos humano que la formación presencial. La experiencia del Servicio de los Tribunales sugiere lo contrario. Al trasladar los conocimientos básicos a Internet, el personal puede acceder a la formación cuando la necesita, repasar los materiales y prepararse para sesiones presenciales o en directo más enriquecedoras.

Esto es especialmente relevante en ámbitos como la práctica basada en el enfoque del trauma, la sensibilización sobre la discapacidad, la desescalada, la atención al cliente y las operaciones judiciales de primera línea, donde aprender no se limita a completar un curso. Se trata de fomentar mejores interacciones, un mejor criterio y un mejor servicio.

Resultados

Desde 2015, el Servicio de los Tribunales y Enovation han colaborado para crear y desarrollar un entorno de aprendizaje en Totara Learn que ahora da servicio a toda la plantilla, con 1.350 empleados activos en el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) en 2026.

A lo largo de más de una década, el Servicio de los Tribunales ha pasado de un modelo de formación basado principalmente en clases presenciales a un ecosistema de aprendizaje moderno, con un crecimiento cuantificable en cuanto a la adopción de la formación, el número de cursos completados, la impartición de cursos en línea, la visibilidad del cumplimiento normativo, la eficiencia administrativa y el aprendizaje mixto.

El resultado es una transformación cuantificable del aprendizaje en el ámbito de los servicios públicos: se ha llegado a más personal, se han registrado más cursos completados, se ha realizado un seguimiento del cumplimiento a gran escala, se ha aprovechado mejor el tiempo en el aula y la organización está preparada para su próxima fase de aprendizaje social, colaborativo y asistido por IA.

Los resultados clave incluyen:

• La participación activa en el LMS pasó de 435 empleados en 2017 a 1.350 usuarios activos en 2026, lo que supone un aumento del 210 %.
• El número acumulado de contextos completados pasó de 835 a 24 856, lo que supone un crecimiento de casi 30 veces.
• La formación presencial se redujo de aproximadamente el 50 % del total de la formación en 2017 a aproximadamente el 18 % en 2026, mientras que la formación en línea se duplicó, pasando de alrededor del 40 % a casi el 80 %».
• En 2026, el LMS permitió hacer un seguimiento a gran escala de la formación en materia de cumplimiento normativo, incluyendo:
  • 1.250 tramitaciones relacionadas con el RGPD
  • 1.130 cursos de ciberseguridad finalizados
  • 1.153 personas han completado la formación de la tarjeta JAM
• Esto supone unas tasas de finalización de aproximadamente:
  • 93 % en cuanto al RGPD
  • El 84 % en ciberseguridad
  • Más del 85 % en la formación sobre la tarjeta JAM
• Desde que se puso en marcha el LMS, se han impartido aproximadamente 115 000 horas de formación se han completado en toda la organización, lo que equivale a más de 14 000 jornadas estándar de formación de ocho horas.
• Según un cálculo del Servicio de los Tribunales de 7.000 días de formación con la tarifa más alta de desplazamiento y manutención, y 7.000 días de formación con la tarifa más baja, el ahorro estimado en gastos de viaje y manutención es de 560 000 € desde que se puso en marcha el LMS.