El Hospital Braemar reduce los trámites en papel gracias a Totara Learn, una herramienta fácil de usar

El Hospital Braemar, fundado en 1926, es uno de los hospitales privados más grandes de Nueva Zelanda. Es propiedad del Braemar Charitable Trust, con sede en Hamilton, Nueva Zelanda.

El hospital se enorgullece de ser innovador y de ofrecer las instalaciones y herramientas más modernas a los profesionales médicos. En el Hospital Braemar trabajan más de 100 especialistas de primer nivel, y sus equipos realizan aproximadamente 10 000 intervenciones quirúrgicas y procedimientos médicos al año.

El desafío

La impartición, la gestión y el seguimiento de la formación clínica y no clínica en todas las áreas de la organización son fundamentales para alcanzar los niveles necesarios de cumplimiento normativo en materia sanitaria en el Hospital Braemar.

La organización necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) que le permitiera gestionar los programas de formación y hacer un seguimiento del rendimiento tanto del personal esencial como del no esencial, todo en un mismo lugar. Antes de implementar Totara Learn, los registros de formación y de evaluación del rendimiento se llevaban de forma manual en la organización. Esto dificultaba el seguimiento y la recopilación de los avances y registros de finalización cuando los auditores externos lo solicitaban.

La solución

Tras un proceso de licitación, el Hospital Braemar eligió a Totara Partner LearningWorks para implementar el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara Learn. LearningWorks comenzó llevando a cabo un proceso de análisis con el cliente mediante Google Forms.

El documento de análisis resultante detallaba los resultados de este proceso y el recorrido previsto del alumno. Estos datos iniciales proporcionaron a LearningWorks una base sólida desde la que empezar a involucrar al cliente en una solución que se adaptara a su jerarquía y procesos organizativos actuales.

Por ejemplo, LearningWorks determinó que sería necesario realizar una importación inicial de datos de RR. HH. para clasificar al personal por departamentos y puestos. Estos datos proporcionaron la jerarquía a los usuarios y ayudaron al equipo a configurar los informes y los paneles de control.

La página de inicio de sesión se diseñó con un estilo muy sencillo para facilitar su uso y se comprobó que fuera totalmente compatible con móviles y tabletas.

El panel de control principal cuenta con una sección de noticias personalizada para mostrar las últimas novedades al personal, con un control deslizante en la parte superior para destacar secciones y áreas destacadas del sitio web. El panel de control del administrador sirve para mostrar informes que le permiten al administrador ver el progreso del personal.

El Hospital Braemar utiliza la función de «audiencias dinámicas» para organizar la formación. Se han creado audiencias para gestionar cada tipo de enfermería y asignarles objetivos, planes de formación y cursos. Así, cuando una enfermera se incorpora al departamento de cuidados intensivos, por ejemplo, se le asigna automáticamente un plan de formación con los programas de formación que debe completar.

Este uso inteligente de las audiencias dinámicas ha supuesto un gran ahorro de tiempo en la gestión de la formación.

El avance hacia el uso del aprendizaje mixto en toda la organización ha sido increíble. A los cinco meses de introducir el sistema, ya se utilizan las competencias, las certificaciones y los objetivos para hacer un seguimiento de las enfermeras a lo largo de su trayectoria formativa y para garantizar que sigan obteniendo las certificaciones en los plazos establecidos.

Se han combinado con informes para los responsables, de modo que se avisa al personal de las tareas pendientes y de lo que deben hacer para completar cada sección.

Todos los miembros de la organización deben realizar el curso anual de seguridad contra incendios, por lo que se ha configurado como un «certificado», de modo que se envía automáticamente un recordatorio anual a todos los que deben realizarlo.

Josleen Itayi, formadora de enfermería perioperatoria y coordinadora del PDRP, usa Totara Learn para crear cursos de enfermería y para incorporar lecciones creadas con H5P. LearningWorks proporcionó instrucciones sobre cómo hacerlo al equipo de Braemar.

Se creó un panel de control de la biblioteca para albergar contenido personalizado, dividido en temas clínicos y no clínicos. Se actualizaron los estilos para que el diseño de la página resultara más intuitivo para el personal de enfermería que necesitara acceder a la información.

Para seguir reduciendo el uso del papel en los procesos, LearningWorks también ha añadido el complemento «On-the-Job Training» (OJT) a Totara Learn, lo que ha revolucionado la formación inicial del personal en el Hospital Braemar. Ahora, el personal puede ver en línea lo que ya ha completado, y los responsables reciben notificaciones y pueden añadir notas cuando el personal ha terminado el programa.

La introducción de Totara Learn no solo ha influido en la forma de impartir la formación, sino que la organización también ha incorporado la función de gestión del rendimiento para llevar a cabo las evaluaciones de rendimiento de forma digital.

Esto ha acabado con los registros en papel, y el proceso se ha mejorado gracias a que se avisa a los empleados y a los responsables en cada etapa del ciclo de desarrollo, y a que ambas partes pueden actualizar con frecuencia sus registros de rendimiento; una gran mejora respecto al proceso anual en papel, en el que los registros se archivaban y, a menudo, solo se volvían a consultar al cabo de 12 meses.

En colaboración con el equipo de Braemar, LearningWorks también integró un portafolio digital utilizando Mahara para alojar los PDRP de enfermería (portafolios digitales de enfermería) y estableció un proceso de presentación de trabajos en torno a ellos. Mahara se configuró con nueve «secciones de evidencia inteligente» que permitían desglosar los portafolios PDRP por áreas, de modo que quienes participaban en la elaboración del trabajo pudieran gestionar los envíos.

«Estamos orgullosos de contar con un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) que permite impartir, gestionar y hacer un seguimiento de la formación, el desarrollo y el rendimiento del personal, todo en un mismo lugar. Ahora los responsables tienen una visión clara del progreso en el desarrollo de su personal y del cumplimiento de las normas. «Fácil y sencillo» fue el comentario que repitieron nuestros empleados tras la implantación del sistema en julio de 2018».

Resultados

Hay varias formas en las que, incluso tras solo cinco meses, el Hospital Braemar ha obtenido importantes beneficios gracias a la implementación de Totara Learn;

• Reducción del tiempo de formación presencial mediante la adopción de material didáctico en línea que debe completarse antes de la formación práctica presencial
• Las mejoras en la eficiencia administrativa que se consiguen al usar funciones inteligentes, como los planes de formación, los grupos destinatarios y las funciones de certificación, para automatizar la asignación de la formación necesaria a puestos específicos de la organización
• Mayor visibilidad y transparencia sobre el progreso de la formación en toda la organización, con una mejor centralización y seguridad de los registros de formación
• Los responsables reciben notificaciones sobre las acciones de formación del personal
• Mejora del proceso de evaluación del rendimiento mediante notificaciones y comentarios más frecuentes por parte de todas las partes implicadas
• Informes de progreso de toda la organización disponibles para la alta dirección y con fines de auditoría.

El equipo de Braemar quiere abordar informes más complejos para que estos puedan servir de apoyo a la auditoría y a la toma de decisiones en toda la organización; el equipo tiene pensado hacer el curso gratuito sobre elaboración de informes de la Totara Academy, para aprender más sobre este tema.