El BHR University Hospitals NHS Trust alcanza un índice de cumplimiento superior al 90 % para mejorar los estándares de atención al paciente

El Barking, Havering and Redbridge University Hospitals NHS Trust (BHR) gestiona dos hospitales, ambos con servicios de urgencias que atienden a las consultas del noreste de Londres.

Cuentan con 6.500 empleados clínicos y no clínicos, además de voluntarios, que atienden a una comunidad diversa de 750.000 personas, lo que la convierte en una de las más grandes del país. Entre sus servicios se incluyen unidades de cuidados especializados en neurociencia, cáncer e ictus agudo.

Los retos

Desde la visita de la Comisión de Calidad Asistencial (CQC) en 2013, se ha estado analizando el cumplimiento por parte del Trust del Marco de Formación en Competencias Básicas (CSTF), así como los procesos implantados en toda la organización.

La Fundación contaba con múltiples métodos para que sus 6.500 empleados pudieran consultar, gestionar y reservar cursos de formación, lo que generaba confusión y suponía una enorme carga para los recursos de RR. HH. y de Formación y Desarrollo (F&D) de los hospitales. El equipo de F&D se veía desbordado por las consultas telefónicas y por correo electrónico para inscribir al personal en los cursos obligatorios. No existía una política ni un marco central de formación y desarrollo que orientara al personal sobre los requisitos.

El hecho de tener sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) y sistemas de generación de informes de cumplimiento separados hacía que se dedicara demasiado tiempo a elaborar informes para tomar decisiones sobre el cumplimiento normativo, la formación y el desarrollo del personal.

La falta de una estructura jerárquica en los sistemas antiguos provocó una falta de responsabilidad y de compromiso a la hora de completar la formación obligatoria y de desarrollo personal. Los costes de formación se dispararon debido a la elevada tasa de absentismo.

Los principales resultados del proyecto fueron:

• Aumentar la eficiencia operativa: disponer de un único proceso, eficiente y fácil de usar, para que el personal pueda inscribirse directamente en cursos presenciales y acceder a la formación en línea. Reducir el tiempo que dedican los equipos de formación y desarrollo a las tareas administrativas centralizadas.
• Lograr un aumento sostenido en el cumplimiento de la formación obligatoria: para aclarar los requisitos de formación obligatoria y poder elaborar informes de forma precisa y eficiente, lo que permite una gestión proactiva de los riesgos.
• Asegúrate de que la formación en línea sea fácilmente accesible, relevante y fácil de usar: ofrece acceso remoto a la formación en línea para que se adapte a los horarios del personal, de modo que la formación obligatoria se pueda completar en el momento y el lugar que más convenga.
• Integrar los procesos de evaluación del rendimiento personal: integrar y respaldar los procesos de evaluación del rendimiento personal en toda la fundación, incluida la capacidad de gestionar de forma eficaz los procesos de renovación de la acreditación de enfermeras y matronas.
• Mejorar la elaboración de informes centralizados y los informes de los responsables directos: para elaborar informes de forma precisa y eficiente a nivel central y ofrecer a los responsables acceso en tiempo real a los informes, con el fin de ayudarles a gestionar mejor.

La solución

La Fundación se dio cuenta de que necesitaba un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) fácil de usar y lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades específicas del sector sanitario. Para ello, pusieron en marcha un riguroso proceso de selección que culminó con una colaboración con Think Associates para implementar y dar soporte a Totara Learn.

BHR reconoció la experiencia líder en el mercado de Think Associates en sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) para el sector sanitario, así como la capacidad de Totara Learn para gestionar todas sus necesidades, incluyendo la formación en materia de cumplimiento normativo, los contenidos de aprendizaje electrónico, la formación presencial, la revalidación de enfermería y obstetricia, las evaluaciones de rendimiento personal centralizadas y la presentación de informes por parte de los superiores directos.

Think Associates y varias partes interesadas de BHR colaboraron para introducir mejoras esenciales en la infraestructura tecnológica de formación de la organización, además de integrar su proceso integral de formación y generación de informes en Totara Learn.

Jerarquía organizativa

Se creó una jerarquía organizativa clara para que los responsables pudieran apoyar, gestionar e informar sobre el aprendizaje de sus equipos. Esta jerarquía de gestión se importó en bloque al LMS, conocido en la organización como BEST (BHRUT Education & Staff Training).

La jerarquía de gestión (BEST) fue fundamental para configurar la evaluación del rendimiento personal creada mediante la función de evaluaciones electrónicas de Totara Learn.

«BEST ha permitido al personal asumir la responsabilidad de su propia formación y desarrollo, al tiempo que ofrece registros fáciles de usar para los responsables. Ha permitido a la Fundación desarrollar e implementar rápidamente programas de formación en toda la organización cuando surgen problemas concretos». – Kathryn Halford, jefa de enfermería

Política de formación

Se elaboró una política de formación para orientar el aprendizaje de acuerdo con la jerarquía de la organización. Gracias a este trabajo, se pudo utilizar Totara Learn para ofrecer a grupos específicos de personal una formación adaptada a sus funciones. Una política clara y concisa fomentó la responsabilidad en la realización de la formación obligatoria.

Todos los cursos incluidos en esta política, así como el Marco de Formación en Competencias Básicas (CSTF), se han incorporado a Totara Learn, lo que facilita a los alumnos saber exactamente qué deben completar y cuándo.

Desarrollo a medida – Permiso de estudios

La Fundación encargó el desarrollo de nuevas funciones para gestionar el proceso de solicitud de permisos de estudios, de modo que este se pueda realizar a través de Totara Learn.

Inicio de sesión único para los alumnos

Think Associates colaboró con el equipo de TI de la fundación para integrar BEST con el Active Directory de la organización, lo que permitió el inicio de sesión único para los alumnos tanto en el trabajo como en casa, además de la creación automática de cuentas en el LMS para los nuevos alumnos.

Aprendizaje en línea

Think Associates colaboró con BHR para comprobar minuciosamente que el contenido de aprendizaje en línea local se reprodujera y se mostrara correctamente tanto dentro como fuera del sitio web.

Resultados

Totara Learn es ahora el portal de referencia de BHR para todo lo relacionado con la formación y el desarrollo profesional, la revalidación de enfermería y la solicitud de permisos de estudios para cursos de especialización.

Implementación rápida y totalmente autónoma

Más de 4.600 empleados, tanto del ámbito clínico como del no clínico, accedieron al sistema en las ocho semanas posteriores a su puesta en marcha.

El personal ha reaccionado muy bien a lo siguiente:

• El inicio de sesión único en toda la organización ha mejorado considerablemente la experiencia de aprendizaje.
• Un único punto de acceso para todas tus necesidades de formación y desarrollo.
• Enfoque simplificado.
• Facilidad de uso de los procesos básicos de formación y desarrollo: consultar, gestionar y completar la formación obligatoria.
• Una forma sencilla y accesible de ver y reservar una amplia variedad de recursos de desarrollo personal.

Los jefes directos ahora tienen la capacidad de apoyar y gestionar a su equipo para que completen su formación obligatoria y su desarrollo personal.

Informar

Gracias a que la formación se adapta a la jerarquía de la organización, los alumnos, los directivos y la organización en su conjunto disponen de informes claros y concisos sobre el cumplimiento normativo dentro del Trust.

Mayor cumplimiento normativo

La Fundación ha aumentado su índice de cumplimiento (en todas las competencias formativas básicas y esenciales) del 84 % en marzo de 2016 al 92 % en noviembre de 2016.

El aumento en la tasa de cumplimiento se ha atribuido a la facilidad de acceso a la formación y a la transparencia de los requisitos.

Como fundación, tenemos que asegurarnos de que todo nuestro personal esté capacitado para desempeñar sus funciones. Esto incluye una serie de normas de formación obligatorias que abarcan todas las disciplinas. La plataforma BEST ha cambiado la forma en que permitimos al personal acceder fácilmente a la formación en línea desde cualquier lugar, ya sea en casa, en el autobús o en el trabajo, lo que facilita la incorporación y la actualización. Eso es lo que nos dice el personal. – Dr. Nadeem Moghal, director médico

Ahorro económico

La Fundación ha calculado un importante ahorro anual en los gastos desde que se puso en marcha el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) Totara. Este ahorro se compone de:

• Ahorro de tiempo: el fácil acceso para el personal evita tener que perder tiempo gestionando nombres de usuario olvidados, etc.
• Requisitos claros: el personal sabe qué cursos tiene que hacer y para cuándo. Ya no pierden el tiempo haciendo cursos que no les sirven o siguiendo procedimientos equivocados.
• Aumento del uso del aprendizaje en línea: ahora que es más fácil acceder a él y completarlo, se utiliza mucho más.
• Una gestión más eficiente de la asistencia a las clases.

El futuro

La Fundación está deseando poner en marcha los siguientes proyectos con Totara Learn:

• Tras el éxito de la gestión de la revalidación de enfermería y obstetricia, BHR está estudiando la posibilidad de ampliar esta iniciativa para gestionar también la revalidación médica.
• Desarrollar un programa de tutoría y formación clínica y mejorar los recursos didácticos para apoyar el aprendizaje de los estudiantes.
• Integrar los procesos de permisos de estudios con los sistemas de gestión de turnos electrónicos del personal. Esto contribuirá a la misión de la Fundación de convertirse en una organización sin papel.

Desarrollar una visión creativa de la Fundación para la formación inicial mediante el uso de entrevistas a pie de calle, así como evaluar en qué medida el personal conoce la organización y sus valores.

«La incorporación de BEST a la plataforma Totara Learn ha transformado nuestra formación en línea, haciéndola mucho más accesible para todo nuestro personal. Gracias a BEST, nuestro nivel de cumplimiento de las competencias básicas y esenciales ha superado el 90 % y se ha mantenido ahí, lo que sin duda beneficia la atención a nuestros pacientes, ya que tenemos la seguridad de que nuestro personal está bien formado. BEST es fácil de usar y poder acceder a él desde fuera del centro nos permite reservar y hacer cursos en los horarios que más nos convengan. El diseño de BEST es intuitivo y visualmente atractivo; ¡desde la primera vez que inicias sesión, te engancha!». – Gill Perry, directora adjunta de Educación, Formación, Aprendizaje y Desarrollo