EH Smith consigue una finalización casi perfecta de la formación sobre cumplimiento con Totara LMS

EH Smith es una empresa de construcción de larga tradición que emplea a unas 500 personas en 11 sucursales y varias salas de exposición especializadas. Con sedes principalmente en las Midlands y el sureste, incluidas sucursales en Hertfordshire, Essex y dos salas de exposición de ladrillos en el centro de Londres y Birmingham, la organización mantiene una plantilla diversa que abarca equipos de sucursales, conductores, oficina central y compañeros de patio.

El desafío

Para reforzar la formación sobre cumplimiento y crear una base para el desarrollo general de los compañeros, EH Smith, dirigida internamente por el Equipo de Personas, decidió implantar una plataforma de aprendizaje. El objetivo era ayudar a la empresa a estandarizar la formación, mejorar la visibilidad de la actividad formativa y proporcionar una base escalable para futuras iniciativas de formación.

Antes de introducir la nueva plataforma, EH Smith contaba con un aprendizaje digital estructurado limitado.
La organización había experimentado anteriormente con el aprendizaje online, pero su utilización era escasa. Sin embargo, se hizo evidente la necesidad de un enfoque más coherente y manejable de la formación.

Los principales impulsores de la nueva plataforma de aprendizaje fueron:

• Garantizar que la formación de cumplimiento obligatorio se realizaba de forma coherente en toda la empresa.
• Crear un registro auditable de la actividad de aprendizaje
• Proporcionar un sistema escalable capaz de apoyar futuras iniciativas de formación interna
• Dar a los responsables visibilidad del progreso del entrenamiento del equipo

Con compañeros repartidos por múltiples ubicaciones y funciones, la empresa necesitaba un sistema fácil de usar, flexible y gestionable por un pequeño equipo interno.

La solución

EH Smith, como miembro de BMF Merchant, ya conocía bien las credenciales del LMS de Cortexa en su sector de mercado y se inició un proyecto para establecer un LMS de Totara que ofreciera un entorno de aprendizaje centralizado accesible a toda la organización.

El despliegue inicial se centró en la formación estructurada sobre el cumplimiento de la normativa, garantizando que todos los compañeros completaran una serie de cursos esenciales relacionados con su función.

Algunos ejemplos son:

• Formación en salud y seguridad
• Temas de cumplimiento laboral
• Concienciación sobre ciberseguridad (para compañeros que utilicen los sistemas de correo electrónico de la empresa)

Los cursos se agrupan en certificaciones, lo que garantiza que los compañeros completen el aprendizaje necesario y lo repitan en los intervalos de renovación adecuados.

El sistema también permite a EH Smith dirigir el aprendizaje a funciones específicas, garantizando que los compañeros sólo vean la formación relevante para su función laboral.

La aplicación

El proyecto fue dirigido internamente por el Equipo de Personas, y la ejecución fue gestionada principalmente por el Jefe de Proyecto Jamie Relph.
Trabajando en estrecha colaboración con el equipo de asistencia de Cortexa, EH Smith pudo configurar eficazmente la plataforma, estructurar los programas de aprendizaje y lanzar los cursos iniciales de cumplimiento.

Los elementos clave del despliegue fueron

• Establecimiento de la estructura organizativa en sucursales y departamentos
• Crear jerarquías de gestores para que los líderes puedan controlar a sus equipos
• Lanzamiento de la primera oleada de cursos de cumplimiento obligatorio
• Desarrollar paneles de control para los gestores con informes integrados para realizar un seguimiento de la finalización de la formación

El enfoque de la implantación mantuvo la estructura intencionadamente simple, reflejando la jerarquía de gestión relativamente plana de la organización. Los directores de sucursal pueden supervisar a sus equipos, mientras que los altos directivos también pueden ver los progresos en las áreas más amplias que supervisan.
A pesar de estar gestionada en gran medida por un líder interno, la implantación progresó sin problemas con el fuerte apoyo del equipo de Cortexa.

Resultados

La plataforma ya ha aportado beneficios cuantificables en toda la organización.
Uno de los indicadores más significativos del éxito ha sido el alto índice de finalización de los cursos obligatorios, lo que demuestra que los compañeros pueden acceder fácilmente al sistema y completar la formación.
Los resultados clave incluyen:

• Rápida adopción en una plantilla de 500 personas
• El 99% de las personas han accedido al Portal de Aprendizaje y lo han utilizado
• Las tasas de finalización de los 3 primeros cursos lanzados son actualmente del 100%, 97% y 96%.
• Mayor visibilidad del progreso del aprendizaje para los gestores
• Un sistema centralizado capaz de apoyar futuras iniciativas de formación

Los informes semanales permiten al Equipo de Personas supervisar el progreso e identificar rápidamente la formación pendiente, garantizando que los responsables puedan hacer un seguimiento cuando sea necesario.

La posibilidad de que los directores inicien sesión y vean inmediatamente los requisitos de formación pendientes de su equipo también ha simplificado la supervisión del cumplimiento en todas las sucursales.

De cara al futuro

Aunque la formación para el cumplimiento fue el motor principal del proyecto, EH Smith planea ahora ampliar la plataforma para apoyar iniciativas más amplias de aprendizaje y desarrollo.
Los planes futuros incluyen:

• Desarrollar programas internos de formación de directivos
• Grabación de sesiones cortas de aprendizaje y orientación para el liderazgo
• Realizar la incorporación digital y la inducción a la empresa a través de la plataforma
• Proporcionar un eje central para compartir “la manera EH Smith” de gestionar personas y procesos.

Combinando la formación obligatoria con recursos de desarrollo opcionales, la empresa pretende crear una cultura sostenible de aprendizaje continuo en toda la organización.

“Desde el principio del proyecto hasta el lanzamiento, el equipo de Cortexa nos apoyó increíblemente. Durante la fase de configuración en particular, el tiempo y el esfuerzo que invirtieron marcaron una verdadera diferencia. Todo se explicó de forma clara y sencilla, lo que nos ayudó a sentirnos seguros en cada paso del proceso.

El plan de ejecución que crearon funcionó muy bien, dividiendo el proyecto en etapas manejables para que pudiéramos centrarnos en los temas adecuados en el momento adecuado. Esa estructura hizo que todo el proceso resultara sencillo y bien organizado.

Pero lo que realmente destacó fue la capacidad de respuesta y la amabilidad del equipo. Siempre que teníamos preguntas, encontrábamos un problema o queríamos ajustar algo, respondían con rapidez y estaban dispuestos a ayudar. En ningún momento -desde nuestras conversaciones iniciales hasta el lanzamiento- nos sentimos atascados o sin apoyo.

Fue fantástico trabajar con Sam y Alex en particular. Su experiencia, paciencia y compromiso garantizaron que pudiéramos llevar el proyecto desde un principio hasta un lanzamiento exitoso con total confianza. Ha sido una experiencia realmente positiva trabajar con personas tan centradas en que el proyecto tenga éxito.” – Jamie Relph – Jefe de Proyecto, Equipo de Personas, EH Smith