Cómo VTNZ creó un programa escalable de incorporación de directivos con Totara Espacios de trabajo

Vehicle Testing New Zealand (VTNZ), con el respaldo de DEKRA, es una de las principales organizaciones de inspección de vehículos y servicios para conductores de Nueva Zelanda, que da trabajo a unas 1.200 personas repartidas en más de 80 centros en todo el país.

VTNZ ofrece servicios de inspección de vehículos, expedición de permisos de conducir y exámenes, y matriculación de vehículos. Para mejorar la coherencia en el liderazgo y la eficacia de la incorporación de personal en toda su red de oficinas, VTNZ se ha asociado con Synapsys para rediseñar el programa de formación de los directores de oficina utilizando Totara.

El desafío

VTNZ detectó una necesidad cada vez mayor de mejorar la coherencia, la capacidad y la preparación operativa en toda su red de directores de sucursal. Los directores de sucursal trabajan en entornos complejos de atención al cliente que exigen un liderazgo sólido, gestión operativa, concienciación en materia de salud y seguridad, capacidad en recursos humanos y habilidades de atención al cliente. Sin embargo, los procesos de incorporación y desarrollo del liderazgo variaban mucho dentro de la organización.

Históricamente, la incorporación se llevaba a cabo principalmente mediante breves sesiones presenciales de orientación en la oficina central, donde los nuevos responsables pasaban varios días reuniéndose con los jefes de los distintos departamentos antes de volver a sus sucursales. Aunque era útil, el proceso carecía de estructura, continuidad, visibilidad y apoyo constante. Las experiencias de aprendizaje variaban de un responsable a otro, a veces se pasaba por alto información clave y había pocas posibilidades de hacer un seguimiento del progreso, reforzar lo aprendido o ofrecer orientación coherente a lo largo del tiempo.

A medida que el negocio iba creciendo, VTNZ se dio cuenta de que la falta de coherencia en la incorporación de nuevos empleados estaba contribuyendo a problemas operativos más generales. Los responsables no siempre tenían claro cuáles eran los procesos, las vías de apoyo o las expectativas. Esto generaba inconsistencias en la atención al cliente, las prácticas operativas, el compromiso con la salud y la seguridad, y las conversaciones relacionadas con RR. HH. en toda la red de sucursales. Además, los equipos de las oficinas de apoyo carecían de un marco central para llevar a cabo, gestionar y evaluar la incorporación de forma coherente.

Al mismo tiempo, la organización necesitaba ofrecer una solución escalable dentro de unas estrictas limitaciones presupuestarias. Las responsabilidades en materia de desarrollo organizativo se habían reasignado recientemente a nivel interno, con una financiación adicional limitada para nuevos sistemas o el desarrollo de programas a gran escala. Por lo tanto, VTNZ necesitaba un enfoque práctico y rentable que pudiera aprovechar las plataformas existentes y, al mismo tiempo, crear una experiencia de aprendizaje mucho más estructurada y atractiva.

El objetivo no era simplemente digitalizar los contenidos de la formación inicial. VTNZ quería crear un ecosistema mixto de incorporación al liderazgo que:

• Se ha garantizado una experiencia uniforme para todos los nuevos directores de sucursal.
• Combinamos la formación reglada con la tutoría, el coaching, la colaboración y el apoyo operativo.
• Mayor transparencia y responsabilidad a lo largo de todo el proceso de incorporación.
• Se han reforzado las relaciones entre la oficina de apoyo y la red de sucursales.
• Se ha potenciado la confianza de los responsables y la preparación operativa.
• Creamos un modelo escalable que pudiera evolucionar con el tiempo y ampliarse a nuevas promociones de líderes.

La solución

VTNZ se ha asociado con Synapsys para rediseñar el proceso de incorporación de los directores de sucursal en torno a un modelo de aprendizaje mixto y capacitación operativa basado en Totara Learn.

En lugar de usar Totara Espacios de trabajo simplemente como una herramienta de comunicación o para compartir documentos, VTNZ integró Espacios de trabajo en el centro de un ecosistema integral de incorporación y desarrollo del liderazgo. La solución combinaba el aprendizaje social, la incorporación estructurada, la tutoría, la orientación operativa, los seminarios web, los talleres presenciales, la elaboración de informes y la colaboración en una única experiencia de aprendizaje integrada.

El programa se diseñó basándose en la experiencia real de un director de sucursal. Los nuevos directores empiezan su proceso de incorporación en la oficina de apoyo, donde obtienen acceso a los sistemas, realizan las actividades de iniciación y empiezan a trabajar con la «Guía del autoestopista para ser director de sucursal», una guía práctica de operaciones creada específicamente para el programa. A partir de ahí, el aprendizaje continúa a lo largo de un de 18 meses con el apoyo de mentores, sesiones de coaching programadas, actividades operativas, seminarios web y sesiones de formación presenciales.

Totara Espacios de trabajo se convirtió en el eje central que conectaba todos los aspectos del programa. VTNZ utilizó Totara para:

• Gestiona los procesos de incorporación y las actividades de formación.
• Alberga los estados de progreso operativos y la documentación más reciente del programa.
• Consigue la versión más actualizada de la «Guía del autoestopista para ser director de sucursal».
• Ofrece acceso a seminarios web y materiales de formación.
• Fomentar la colaboración y el aprendizaje social entre los directivos.
• Coordinar y hacer un seguimiento de las actividades de aprendizaje presenciales.
• Gestiona la asistencia, los informes, las insignias y los certificados.
• Optimizar la comunicación y el apoyo operativo.
• Mejorar la visibilidad del progreso de la incorporación y el compromiso.

Un factor clave que marcó la diferencia fue la integración del aprendizaje con el apoyo operativo y la tutoría. A cada nuevo director de sucursal se le asignó un mentor cualificado y siguió un marco estructurado de coaching y seguimiento diseñado para reforzar el aprendizaje en contextos operativos reales. El programa también introdujo un «las tres E y una S» centrado en la exposición, la experiencia, la formación y el apoyo.

La solución se implementó de forma gradual e iterativa. VTNZ empezó lanzando guías de incorporación y espacios de trabajo para los responsables de sucursal, para luego ir ampliando progresivamente los seminarios web, los programas presenciales y los recursos de formación operativa con el paso del tiempo. La propia guía de incorporación ya ha pasado por varias versiones basadas en la evidencia proporcionada por los alumnos y la experiencia operativa, lo que demuestra el enfoque de mejora continua del programa.

Es importante destacar que el programa también fomentó una colaboración más estrecha entre los departamentos de apoyo y la red de sucursales. Los expertos en materia de RR. HH., salud y seguridad, operaciones y otras áreas de negocio contribuyeron directamente al contenido del programa, a los seminarios web y a las actividades de incorporación. Esto mejoró la coordinación dentro de la organización y fortaleció las relaciones entre los equipos operativos y los nuevos responsables.

Synapsys apoyó a VTNZ durante todo el programa aportándole orientación estratégica, conocimientos sobre la plataforma, recomendaciones sobre buenas prácticas y asistencia técnica. Esto incluyó ayudar a VTNZ a identificar nuevas oportunidades dentro de Totara Learn, apoyar la implantación de Espacios de trabajo, asesorar sobre el diseño del aprendizaje mixto y garantizar que la plataforma se mantuviera estable y escalable a medida que el programa iba avanzando.

El resultado es un modelo de aprendizaje mixto muy práctico y escalable que utiliza Totara no solo como plataforma de aprendizaje, sino como un ecosistema que potencia las capacidades operativas y el liderazgo.

Resultados

Aunque el programa sigue avanzando en su primer de 18 meses, VTNZ ya ha notado importantes beneficios operativos y organizativos.

El programa se diseñó y se puso en marcha por fases en menos de 12 meses a pesar de las estrictas restricciones presupuestarias, aprovechando las capacidades existentes de Totara para crear un ecosistema de aprendizaje mixto escalable sin necesidad de una gran inversión adicional.

Hasta la fecha, aproximadamente el 30 % de los directores de sucursal de VTNZ ha participado en el programa, y ahora la incorporación se lleva a cabo mediante un marco estructurado y coherente, en lugar de procesos locales informales o muy variables.

La mejora más importante ha sido una mayor coherencia y claridad para los nuevos directivos. Ahora los directivos cuentan con:

• Un proceso de incorporación bien definido.
• Coaching y tutoría estructurados.
• Acceso a orientación y estados de progreso operativos.
• Visibilidad de las expectativas y las actividades que hay que realizar.
• Acceso centralizado a materiales didácticos y de apoyo.

La evidencia tanto de los alumnos como de los mentores ha sido muy positiva; uno de los responsables comentó que el programa les hizo más seguro de sí mismo desde el primer día.

Los mentores dicen que el programa ofrece un marco mucho más claro y coherente para apoyar a los nuevos directores, lo que ayuda a garantizar que no se pasen por alto actividades importantes relacionadas con el funcionamiento y el liderazgo. Los nuevos directores de sucursal han valorado muy positivamente el proceso de aprendizaje estructurado, los materiales de orientación práctica y el modelo de apoyo continuo.

El programa también ha mejorado el compromiso y la colaboración dentro de la organización. Los equipos de las oficinas de apoyo están ahora más conectados con los directores de sucursal a través de seminarios web, talleres, tutorías y Totara Workspaces. VTNZ ha observado un mayor compromiso entre los equipos operativos y las funciones de apoyo, sobre todo en áreas como la salud y la seguridad, donde las relaciones directas establecidas gracias al programa han mejorado la comunicación y el apoyo proactivo.

La eficiencia operativa ha mejorado gracias a la reducción de las tareas administrativas manuales y a un mejor acceso a la información. Ahora, Totara gestiona los flujos de trabajo de incorporación, la elaboración de informes, el seguimiento de la asistencia, los registros de aprendizaje y el acceso a recursos que antes se gestionaban de forma manual o de manera inconsistente. Los responsables pueden encontrar la información y el apoyo que necesitan más rápidamente, lo que reduce el tiempo que dedican a buscar orientación o a escalar problemas que se podrían evitar.

El programa ya se está ampliando más allá de los directores de sucursal para abarcar a otros grupos de directivos, como los responsables de área y los subdirectores de sucursal. Esta ampliación demuestra tanto la confianza de la organización en el modelo como la escalabilidad del enfoque basado en Totara.

Y lo más importante: VTNZ ha creado un marco de capacidad operativa sostenible que vincula directamente el aprendizaje con el rendimiento de los directivos, la coherencia operativa y el apoyo empresarial, creando así un modelo que se puede aplicar fácilmente a otras organizaciones que quieran modernizar la incorporación de nuevos empleados y el desarrollo del personal usando Totara Learn.