Cómo Talentenregio unificó la formación de 27 organismos públicos con Totara Learn

Talentenregio es una asociación formada por 27 organismos públicos de las provincias neerlandesas de Overijssel, Drenthe, Gelderland y Flevoland. Su objetivo es el desarrollo y la satisfacción laboral de 12 000 empleados, para que puedan aportar algo positivo a todos los vecinos y a la sociedad en general.

El desafío

Talentenregio ofrece una amplia y variada gama de servicios centrados en el aprendizaje, el desarrollo y la colaboración dentro del sector público. Los empleados de las organizaciones afiliadas pueden participar en eventos, seminarios web, cursos de formación y programas de aprendizaje. Talentenregio también cuenta con su propio programa de prácticas, fomenta la movilidad laboral y gestiona una bolsa de empleo regional. Apoya diversas redes profesionales centradas en el intercambio de conocimientos y la colaboración, y a través de la red regional de coaching, los empleados tienen acceso a orientación y desarrollo personal.

Un grupo variado de organizaciones aplica activamente este enfoque común, entre las que se incluyen la provincia de Overijssel, 21 municipios de Overijssel y de fuera de ella, ONS, Tiem Zwolle, Veiligheidsregio IJsselland y Omgevingsdienst IJsselland. Juntos unen fuerzas para potenciar el desarrollo del talento, el intercambio de conocimientos y la empleabilidad sostenible en toda la región.

En busca de una plataforma de aprendizaje versátil

Para fomentar el aprendizaje y el desarrollo, Talentenregio se propuso encontrar una plataforma de formación que pudiera cumplir con una amplia gama de requisitos. El nuevo sistema tenía que dar cabida a una amplia oferta de formación presencial, además de cursos en línea. También era fundamental que cada organización miembro pudiera utilizar la plataforma central sin dejar de ofrecer cursos a medida a sus propios empleados, manteniendo su propia identidad visual.

Además, la plataforma tenía que facilitar y fomentar la creación de redes entre las organizaciones. Tras un análisis exhaustivo del mercado, Talentenregio se decantó por Totara Learn y UP Learning.

La solución

El objetivo de Talentenregio es que los empleados de las organizaciones participantes aprendan de forma activa y vayan más allá de las formaciones obligatorias. El segundo objetivo es que, para 2029, cinco años después del lanzamiento, el 50 % de las organizaciones utilicen el Talentenregio Ontwikkel Plein (TOP), desarrollado en Totara. Con una visión y una estrategia claras, Talentenregio va por buen camino para alcanzar este objetivo.

Combinar de forma inteligente la formación en grupo y la formación personalizada

Talentenregio permite a las organizaciones afiliadas ofrecer su propia formación a medida, además del catálogo compartido. La configuración multitenant de Totara lo hace posible. El entusiasmo por este enfoque es tan grande que cada vez más organizaciones están sustituyendo su propio sistema de gestión del aprendizaje (LMS) por Totara. Entre otras ventajas, esto les permite reunir todas las actividades de formación y desarrollo en un solo lugar.

Desde la incorporación hasta el desarrollo del talento

Desde la incorporación y las formaciones sobre cómo trabajar en una administración descentralizada hasta los cursos sobre eficacia personal y desarrollo del talento, todo se gestiona a través de una única plataforma de aprendizaje centralizada. Lo mismo ocurre con la creación de redes de contacto dentro de los grupos más relevantes para cada empleado. Que esto fomenta las ganas de aprender queda claro al ver el número de formaciones completadas, además de las obligatorias, y los numerosos grupos de networking que intercambian conocimientos de forma activa.

Las empresas controlan los gastos

Los 12 000 empleados de todas las organizaciones tienen acceso al catálogo de formación de Talentenregio, que en gran parte consiste en cursos presenciales. Los participantes se inscriben a través de la actividad «Seminario» en Totara. Como introducen directamente su código de contabilidad general habitual, cada empresa tiene un control claro de los costes.

Espacios de trabajo para compartir conocimientos y tendencias

Además de tener todas las actividades de aprendizaje en un mismo sitio, se invita a los usuarios a conectar a través de grupos de la red con compañeros de organizaciones similares. Estos espacios digitales específicos se han convertido en el centro neurálgico de las 27 organizaciones miembros para compartir conocimientos y tendencias.

Los alumnos se conocen entre sí

Cada año, Talentenregio acoge a varios grupos de becarios que trabajan en las distintas organizaciones. Totara les ofrece una visión general de cada paso de este programa anual. A través de la plataforma, se invita a los becarios a colaborar en las tareas y mantienen el contacto digital entre ellos a través de grupos de red. Esto fomenta la colaboración desde el principio y hace que los participantes sigan en contacto fácilmente entre sí mucho después de que termine las prácticas.

Las organizaciones crecen juntas

Las organizaciones colaboran estrechamente en el desarrollo de módulos de e-learning que sean relevantes para todos. Al unir fuerzas, nadie tiene que crear todo desde cero y la calidad del catálogo mejora considerablemente. Como Talentenregio no compra contenidos estandarizados, los compañeros lo ven como «su propio material de formación» y están más dispuestos a completar los cursos.

Talentenregio sigue creciendo

Cada mes, Talentenregio organiza una reunión con todos los usuarios para recabar opiniones sobre el desarrollo futuro y hablar de cómo se utilizan ciertas funciones. Los filtros son un ejemplo: los filtros del catálogo tienen que ser útiles para todos, y gracias a la coordinación entre todos esto funciona de maravilla. Estas reuniones también estrechan los lazos entre las organizaciones miembros, al tiempo que se va optimizando continuamente Totara. Como resultado, unirse como usuario resulta cada vez más atractivo para otros, y Talentenregio está adquiriendo un papel cada vez más importante como socio de referencia para el aprendizaje y el desarrollo en la región.

Resultados

Antes de que se implantara TOP (Talentenregio Ontwikkel Plein), la gestión de la formación en toda la red se hacía totalmente a mano en hojas de cálculo de Excel. Era un proceso que llevaba mucho tiempo, propenso a errores y sin una visión general centralizada.

TOP ha cambiado radicalmente esa situación. Basada en Totara Learn, la plataforma sirve ahora como infraestructura de aprendizaje compartida para 27 organismos públicos de las provincias de Overijssel, Drenthe, Gelderland y Flevoland, y apoya el desarrollo profesional de 12 000 empleados.

Adopción e integración

Con 22 conexiones SSO activas, el 81 % de las organizaciones afiliadas demuestran que consideran a TOP como parte de su propia organización y se sienten comprometidas con Talentenregio.

Eficiencia y rapidez

Una implementación estándar de un LMS suele tardar al menos 3 meses, pero con TOP las organizaciones pueden estar plenamente operativas en 4 semanas: un ahorro de tiempo del 75 %. Ya no hace falta un proceso de licitación formal, ya que las organizaciones solo tienen que unirse a TOP, lo que reduce considerablemente las barreras de entrada. En el primer año, dos organizaciones ya han migrado de un LMS existente a TOP, y otras dos que no tenían LMS se han unido como nuevos miembros.

Calidad y profesionalización

Las tareas administrativas que antes se hacían a mano ahora están totalmente automatizadas: el registro de asistencia, la emisión de certificados y las comunicaciones se gestionan como un proceso fluido e integrado. Las organizaciones afiliadas ahora tienen información en tiempo real sobre la participación de los empleados en la formación. La plataforma también fomenta el aprendizaje social a través de grupos en la red y anima a las organizaciones a colaborar en materia de formación y desarrollo. Al desarrollar conjuntamente cursos de e-learning, no hace falta volver a empezar desde cero cada vez.

Trayectoria de crecimiento

Con dos organizaciones que ya están en marcha — una de ellas tras migrar desde otro LMS —, otras dos que entrarán en funcionamiento pronto y seis organizaciones con las que se están manteniendo conversaciones exploratorias activas, TOP está en camino de alcanzar este objetivo a cinco años vista mucho antes de lo previsto.