Cómo la Bayernwerk Akademie creó una plataforma de formación empresarial ampliada con Totara Learn

Bayernwerk Akademie GmbH es el centro de conocimiento del Grupo Bayernwerk (E.ON), fundado en 2024 y con profundas raíces en Baviera.

Actualmente, la Akademie organiza e imparte formación profesional y académica para los empleados del grupo, las empresas colaboradoras, los contratistas, los proveedores de servicios, los estudiantes, los aprendices y los empleados del sector público.

El desafío

Las operaciones de red de Bayernwerk dependen de un amplio ecosistema de partes interesadas, tanto internas como externas, que gestionan infraestructuras críticas en las redes de electricidad, gas y movilidad. Cualquier trabajo en infraestructuras bajo tensión requiere cualificaciones técnicas contrastadas, lo que hace que la preparación de la plantilla no sea solo una prioridad operativa, sino también de seguridad y normativa.

Las cifras lo dicen todo: en 2022, la organización daba trabajo a unas 3.000 personas , pero tiene que crecer hasta 7.000 para 2030. Las empresas colaboradoras externas —encargadas de la construcción y el mantenimiento— deben quintuplicar su plantilla cualificada en el mismo periodo. Mientras tanto, la infraestructura física se está expandiendo rápidamente: el número de subestaciones debe más que duplicarse, pasando de 290 a más de 700 para 2028, y las solicitudes mensuales de conexión de instalaciones fotovoltaicas se han disparado. La transición energética de Alemania no es algo que vaya a pasar en el futuro; ya está ejerciendo una presión enorme sobre la capacidad de la mano de obra.

La complejidad se ve agravada por la estructura descentralizada de Bayernwerk Netz, con distritos regionales y centros de atención al cliente repartidos por toda Baviera. Cualquier solución tendría que garantizar la aplicación de normas de cualificación uniformes y el cumplimiento normativo de forma coherente en todas las ubicaciones y audiencias distribuidas.

Sin embargo, antes de que se fundara la Bayernwerk Akademie en 2024, no existía ningún sistema de este tipo. La formación se basaba en hojas de cálculo inconexas, procesos de inscripción manuales y registros en papel. No había ningún sistema de gestión del aprendizaje (LMS), ni un seguimiento estructurado de las cualificaciones, ni una forma fiable de identificar las carencias de competencias —y mucho menos de subsanarlas a gran escala—.

La necesidad estaba clara: una plataforma única para gestionar la formación, las cualificaciones técnicas y la logística de los seminarios en toda una empresa ampliada, en la que las competencias fueran visibles, se pudieran seguir y se pudieran auditar.

La solución

Bayernwerk Akademie, junto con su socio de implementación LearnChamp, ha creado una plataforma de formación empresarial ampliada basada en Totara, diseñada desde cero con una gestión estructurada de competencias y cualificaciones para garantizar que solo las personas verificadas y cualificadas puedan realizar trabajos críticos en infraestructuras bajo tensión.

La base es la arquitectura multitenant de Totara, ampliada mediante 22 complementos personalizados. Los inquilinos dan servicio a la propia Akademie, al Centro de Formación Técnica (TTC), a clientes externos y empresas colaboradoras, a la formación en sistemas y procesos, a contenidos de salud y seguridad, y a otras empresas del grupo E.ON. Cada inquilino opera con sus propios cursos y permisos administrativos, mientras que la supervisión central sigue recayendo en el equipo de la Akademie. Los alumnos disfrutan de un entorno unificado, mientras que los administradores cuentan con una separación precisa entre contenidos y derechos de acceso.

Cuatro jerarquías organizativas reflejan el ecosistema al completo: Bayernwerk Netz, las empresas asociadas, organizaciones externas como los ayuntamientos y los proveedores de energía, y Bayernwerk AG con sus filiales y las empresas afiliadas a E.ON. Más de 150 reglas dinámicas de audiencia controlan el acceso a los cursos y titulaciones en función de la pertenencia a la organización, el puesto y la superación de los requisitos previos, automatizando la segmentación de usuarios, las inscripciones y la visibilidad a gran escala. Los empleados de las empresas colaboradoras pueden solicitar acceso a la plataforma de forma independiente a través de un proceso de autorregistro y aprobación diseñado a medida.

Un complemento personalizado de gestión del logro de competencias supervisa el progreso, mientras que la generación masiva de certificados y el seguimiento de la finalización de cursos generan pruebas auditables de cualificación a gran escala —algo esencial cuando todos los técnicos que trabajan en infraestructuras con líneas en tensión deben contar con certificaciones vigentes y verificables—. Los responsables y administradores obtienen una transparencia total sobre la preparación de la plantilla, el estado de las cualificaciones y las carencias de competencias a través de paneles de control específicos e informes personalizados.

La gestión de seminarios y cursos de formación se digitalizó por completo, sustituyendo las reservas manuales por flujos de trabajo estructurados para la programación, la inscripción y el seguimiento de la participación, tanto en formato presencial como digital. LearnChamp desarrolló extensiones personalizadas para la formación presencial y un permiso específico para la inscripción en el TTC con el fin de gestionar la lógica de reservas del Centro de Formación Técnica, incluyendo cadenas de requisitos previos, gestión de aforo, listas de espera y conflictos de programación.

Totara vincula directamente la finalización de los cursos de e-learning, las sesiones de seminarios y las actividades semipresenciales con las competencias adquiridas y los permisos operativos, todo ello adaptado a una organización descentralizada repartida por toda Baviera.

El resultado es un único sistema de registro auditable que garantiza el cumplimiento de normas de cualificación uniformes y de la normativa en todos los ámbitos de la organización.

Resultados

Desde su lanzamiento a principios de 2024, la plataforma ha crecido a un ritmo vertiginoso, y las cifras lo demuestran.

Bayernwerk Akademie cuenta ahora con unos 9.400 usuarios activos en 873 organizaciones, y conecta a:

• 298 unidades de negocio internas
• 221 empresas colaboradoras
• 294 organizaciones externas
• 60 filiales de Bayernwerk AG y empresas asociadas a E.ON

…todo en un único sistema de registro.

Certificación rápida y a gran escala en contexto del rol

El resultado más evidente del «antes y después» es el rendimiento en la clasificación.

Antes, a los técnicos con el título de «Industriemeister» se les seleccionaba mediante un proceso de nominación jerárquico, lo que solo daba lugar a entre 20 y 30 candidatos al año.

Hoy en día, Bayernwerk selecciona 140 candidatos a Meister al año — un aumento de siete veces.

En colaboración con la IHK de Ratisbona, el programa se ha acortado de los dos años a solo nueve meses, algo que fue posible gracias a los datos de la plataforma, que revelaron qué competencias ya tenían los candidatos.

Las operaciones de formación se han transformado

Solo en solo en 2025, la plataforma logró:

• 1.335 seminarios
• Más de 23 000 inscripciones de participantes

Para 2026, más de 1.000 eventos ya están programados.

A lo largo de la vida útil de la plataforma, más de 35 000 inscripciones de participantes se han tramitado en 2.512 seminarios, todo ello mediante flujos de trabajo digitales estructurados que sustituyeron por completo a los procesos manuales.

Una empresa ampliada, autosuficiente

La incorporación de socios externos, que antes no seguía un proceso estructurado, ahora se rige por un flujo de trabajo estandarizado de autorregistro y aprobación.

Las empresas colaboradoras y las organizaciones externas acceden a la plataforma de forma independiente y inscriben al personal en las titulaciones necesarias sin que el equipo de la Akademie tenga que intervenir manualmente.

Cumplimiento normativo y preparación para las auditorías

El marco de competencias recoge más de 100 competencias en todo el ecosistema.

Las cualificaciones verificadas se registran de forma centralizada, se supervisan de forma continua y están disponibles como pruebas auditables, una capacidad que no existía antes de 2024.

Con 165 informes personalizados, los responsables pueden detectar carencias de competencias, supervisar la preparación de la plantilla y asegurarse de que solo se asigne personal certificado a trabajos críticos en líneas en tensión.

El cumplimiento normativo, que antes era difícil de demostrar, ahora forma parte de las operaciones diarias.

Una base para la transición energética

La plataforma cuenta ahora con 362 contextos, de los cuales 159 dedicados al Centro de Formación Técnica, que abarcan 12 ámbitos de cualificación técnica, entre los que se incluyen alta tensión (110 kV), gas y itinerarios académicos.

Lo que empezó como una respuesta a un problema grave de personal se ha convertido en la infraestructura de formación en la que confía Bayernwerk para que su plantilla crezca al mismo ritmo que su red eléctrica.