Cómo G4S transformó la incorporación de nuevos empleados a nivel mundial en 97 países gracias a Totara

G4S, una empresa de Allied Universal®, es líder mundial en seguridad y cuenta con 800 000 empleados (20 000 millones de dólares de facturación), entre los que se incluyen 40 000 empleados en el Reino Unido. La empresa ofrece soluciones de seguridad basadas en la tecnología, que ayudan a mantener la seguridad de las comunidades para que puedan prosperar.

El desafío

En un negocio internacional que abarca 97 países, gestionar la rotación de personal en las primeras etapas supone un reto operativo importante. El objetivo de O&OV3 era rediseñar por completo el ecosistema de incorporación. G4S se propuso sustituir los métodos de seguimiento de datos fragmentados, localizados y manuales por un estándar de incorporación unificado y obligatorio a nivel mundial.

Al utilizar Totara como motor digital central, G4S se propuso crear una experiencia fluida y combinada tanto para el personal de administración y ventas (SG&A) como para el de primera línea. El objetivo estratégico era mejorar el cumplimiento normativo y respetar el tiempo operativo facturable mediante un modelo de aprendizaje optimizado de 30 minutos, y reducir drásticamente la costosa rotación de personal durante los primeros 90 días de cada empleado.

La solución

En lugar de usar módulos de contexto estándar y lineales en los que los usuarios van haciendo clic uno por uno, G4S aprovechó al máximo las capacidades estructurales de Totara para crear una itinerario de incorporación. Este itinerario es el núcleo digital de una estrategia de aprendizaje muy centrada en la combinación de modalidades.

En lugar de limitarse a ofrecer contenido digital, Totara coordina de forma activa los puntos de contacto físicos y del mundo real. Traza el recorrido de aprendizaje junto con interacciones humanas fundamentales en los momentos clave del ciclo de vida del empleado.

Para el personal de gastos generales y administrativos

El itinerario se desbloquea automáticamente y te pide que realices, de forma presencial, Formularios de debate en el día 30 y el día 90.

Para el personal de primera línea

Para adaptarse al ritmo frenético de su día a día, el proceso activa estas comprobaciones clave en Semana 2 y semana 12.

La innovación radica en utilizar el LMS como un centro de planificación y cumplimiento con liberación gradual, lo que garantiza que el aprendizaje automatizado siempre impulse la conexión humana física, dirigida por los responsables.

Automatización sin fisuras: el panorama técnico

Gestionar un proyecto de esta envergadura requería contar con un potente ecosistema técnico entre bastidores. Para garantizar que los nuevos usuarios pudieran acceder a la plataforma sin retrasos administrativos manuales, se integró Totara en la arquitectura informática global de G4S.

Esto incluye:

• Fuentes de datos en tiempo real de SuccessFactors.
• Automatización robótica de procesos (RPA) para asignar a los empleados a los itinerarios de formación regionales adecuados.
• Google Identity for Work integraciones que asignan automáticamente identidades de Google Work al personal de primera línea en distintas regiones, como Asia-Pacífico, Oriente Medio y Latinoamérica.

Este ecosistema técnico garantiza que los empleados se incorporen automáticamente al grupo de audiencia regional adecuado sin sin ningún esfuerzo administrativo a nivel local.

Convertir el LMS en un sistema de alerta temprana

Uno de los aspectos más destacados del proyecto es cómo se utilizan los datos recopilados en Totara Learn más allá de la impartición de la formación.

Los datos de finalización y las puntuaciones de satisfacción de los formularios de campo personalizado del día 30/90 y de la semana 2/12 se introducen automáticamente en Domo y Looker Studio Curaci—n

En lugar de limitarse a mostrar datos históricos, estos paneles de control funcionan como un «motor de la verdad», identificando posibles riesgos de retención en tiempo real.

Por ejemplo:

• Si un principiante cuenta que ha tenido un «accidente de luna de miel».
• Si se detectan problemas operativos, como la falta de EPI.
• Si se detecta una conexión deficiente con el responsable o un sentimiento negativo.

Los responsables y directivos de RR. HH. de cada país obtienen información al instante, lo que les permite intervenir antes de que estos problemas acaben provocando la dimisión de los empleados.

Lanzamiento a nivel mundial

La solución ya se ha implantado en todos los 97 países, con diferentes modelos de implementación según el grado de madurez digital local.

Países como Países Bajos, Reino Unido, Arabia Saudí, Singapur y Bangladés utilizan procesos de incorporación totalmente automatizados.

En los lugares donde la infraestructura local limita el acceso digital directo, como Camerún, Marruecos y Malaui, los flujos de trabajo manuales estructurados garantizan una captura de datos al 100 %, manteniendo la integridad del modelo global de presentación de informes.

Desde su lanzamiento, G4S ha logrado sustituir las hojas de cálculo dispersas por un ecosistema global unificado de incorporación de nuevos empleados, lo que ofrece a la alta dirección una visión en tiempo real del estado del proceso de incorporación en toda la organización.

Resultados

El seguimiento de los datos confirma que la evidencia es muy positiva. Los nuevos empleados se sienten ahora apoyados y optimistas durante todo el proceso de incorporación.

Los empleados siempre destacan lo siguiente:

• Una cultura acogedora, con jefes y mentores que te ayudan a sentirte a gusto.
• Oportunidades de desarrollo profesional, con formación que te ayuda a ganar confianza y a desarrollar tu capacidad desde el primer día.

El proyecto también ha aportado beneficios operativos cuantificables en cuatro áreas clave.

Reducción drástica del tiempo dedicado a la gestión y la configuración de la formación

• Creación masiva de cuentas eliminó el proceso manual de incorporación de miles de empleados de primera línea.
• Integraciones automatizadas entre SuccessFactors, Totara, Google Identity for Work y RPA personalizada ahora ahorran cientos de horas de trabajo administrativo en todo el mundo cada mes, lo que permite a los equipos de RR. HH. centrarse en la implicación de los empleados.

Rápida implantación a nivel mundial y escalabilidad

• Totara permitió a los países con madurez digital realizar la transición inmediatamente después de la puesta en marcha global del 28 de abril.
• Los flujos de trabajo de respaldo estructurados garantizan un seguimiento del 100 % de los datos de incorporación incluso cuando la infraestructura digital local es limitada.

Informes mejorados en tiempo real

• Ahora, los procesos de Totara envían datos de incorporación en tiempo real directamente a los paneles de Domo, sustituyendo así las hojas de cálculo dispersas.
• Los responsables regionales pueden ver al instante el estado de la incorporación del personal sanitario gracias a los paneles de control adaptados a cada zona y a los informes con permisos de acceso.

Un sistema de alerta temprana operativo

• Comprobaciones de hitos programadas a intervalos regulares en el día 30/90 y semana 2/12 identifican de forma proactiva a los empleados con riesgo de abandono prematuro.
• Las alertas automáticas señalan problemas como la disminución de la implicación, la falta de EPI y la falta de conexión con los responsables, lo que permite intervenir de inmediato antes de que se produzca una dimisión.

Menos tiempo de formación para los empleados de primera línea

• El proceso optimizado proceso de incorporación para el personal de primera línea, de 30 minutos de duración, consigue unas tasas de finalización excelentes, a la vez que minimiza las interrupciones en el tiempo operativo y facturable.
• Antes, esta formación duraba más de cuatro horas en completarla.

Con este proyecto, G4S ha aprovechado Totara para transformar la incorporación de personal a nivel mundial, pasando de ser un mero trámite administrativo pasivo a un sistema de retención y atención muy proactivo y basado en datos.