Cómo Frive consiguió que el 95 % de sus empleados participaran en los cursos de formación con Totara Learn

Preparando a sus empleados para respaldar un ambicioso crecimiento —de 60 millones de libras a 200 millones de libras de facturación—, Frive se asoció con Titus Learning para lanzar My Frive, un centro de aprendizaje flexible basado en Totara Learn.

Desde su lanzamiento, el 95 % de los empleados activos ha utilizado la plataforma y el 85 % ha completado su formación obligatoria.

Sobre Frive

Frive es el servicio de preparación de comidas elaboradas por chefs mejor valorado del Reino Unido. Fundada originalmente como Lions Prep, la empresa pasó de ser un negocio gestionado por una madre y su hijo a convertirse en una compañía de alimentación en rápido crecimiento que produce cientos de miles de comidas cada semana.

Frive considera que sus empleados son su mayor ventaja competitiva. Mientras la empresa se preparaba para su siguiente fase de expansión, quería asegurarse de que el equipo responsable de impulsar el negocio contara con los conocimientos, las habilidades y las oportunidades necesarias para seguir haciéndolo avanzar.

Descubre la historia de Frive

Aaron McCarter, Learning and Development Manager de Frive, explica cómo la empresa está creando una función de aprendizaje eficiente para respaldar su rápido crecimiento y cómo My Frive está ayudando a que el aprendizaje sea escalable, inclusivo y relevante para toda la plantilla.

El reto

El rápido crecimiento de Frive planteó nuevas exigencias en materia de aprendizaje y desarrollo.

En tan solo 12 meses, la producción semanal de comidas aumentó de aproximadamente 100.000 a 200.000. La plataforma de aprendizaje también superó los 500 usuarios mucho antes de lo previsto, alcanzando un nivel que la empresa no esperaba alcanzar hasta dos años más tarde.

Frive necesitaba pasar de impartir formación de manera reactiva a crear una función de aprendizaje estructurada y escalable. Todos los empleados —desde chefs y operarios de producción hasta supervisores y equipos de las oficinas centrales— debían comprender no solo cómo desempeñar su función, sino también por qué su trabajo era importante para la empresa y sus clientes.

La empresa también necesitaba:

• Estandarizar la formación operativa a medida que crecían los equipos y los volúmenes de producción.
• Reforzar la incorporación de nuevos empleados y la formación obligatoria en materia de cumplimiento normativo.
• Preparar a supervisores y empleados de alto potencial para asumir funciones de gestión.
• Adaptarse a diferentes funciones, modalidades de trabajo y preferencias de aprendizaje.
• Mantener registros de formación accesibles y fiables para las auditorías.
• Crear una experiencia de aprendizaje inclusiva para una plantilla diversa.

La gestión de registros en papel requería especialmente mucho tiempo. Cuando un auditor solicitaba el historial de formación de un empleado, el equipo de L&D podía dedicar entre seis y ocho horas a localizar y comprobar los registros entre miles de documentos.

Frive necesitaba una solución que proporcionara una mayor supervisión sin convertir el aprendizaje en un ejercicio corporativo, impersonal o centrado únicamente en cumplir requisitos.

La solución

Tras evaluar a decenas de posibles proveedores, Frive eligió a Titus Learning para crear My Frive utilizando Totara Learn.

El objetivo era crear mucho más que un lugar para realizar cursos obligatorios. Frive quería un centro de aprendizaje y desarrollo accesible en el que los empleados pudieran explorar recursos, compartir conocimientos y asumir la responsabilidad de su propio desarrollo.

My Frive ofrece ahora acceso inmediato a más de 600 recursos de aprendizaje. Entre ellos se incluyen breves módulos de microaprendizaje, contenidos sobre salud mental y habilidades interpersonales, recursos de inglés y matemáticas, desarrollo del liderazgo y formación acreditada sobre cumplimiento normativo en el sector alimentario de la National Skills Academy for Food and Drink.

La plataforma reúne la formación esencial en un único entorno, incluyendo seguridad alimentaria, concienciación sobre alérgenos, salud y seguridad y formación sobre HACCP. Las capacidades de generación de informes de Totara proporcionan a Frive un registro centralizado de los cursos completados y las certificaciones, lo que permite al equipo presentar de forma rápida y fiable las evidencias requeridas por los auditores.

Titus aprovechó la flexibilidad de Totara para hacer que el aprendizaje fuera relevante para los empleados de toda la empresa. La página de inicio de My Frive dirige a los usuarios hacia recursos oportunos y adecuados, mientras que los espacios de trabajo colaborativos permiten a los empleados compartir podcasts, vídeos y otros contenidos útiles. La plataforma también respalda iniciativas culturales como el South Asian Heritage Month y el Black History Month, contribuyendo así a que el aprendizaje forme parte de una experiencia más amplia para los empleados.

Frive combina el aprendizaje digital con el desarrollo práctico y presencial. Los nuevos empleados participan en una sesión de incorporación presencial en la que conocen la empresa, su propósito y el papel que desempeñan en su éxito. A continuación, el aprendizaje operativo combina demostraciones prácticas con procedimientos operativos estándar digitales, vídeos, evaluaciones y validaciones de competencias.

Un itinerario de desarrollo estructurado en tres niveles —bronce, plata y oro— está ayudando a Frive a desarrollar las capacidades que necesitará en el futuro:

• Bronce estandariza los procesos fundamentales que los empleados utilizan con mayor frecuencia.
• Plata desarrolla los conocimientos necesarios para gestionar excepciones y procesos menos habituales.
• Oro prepara a los empleados de alto potencial para convertirse en los futuros managers y líderes de Frive.

My Frive también respalda un programa de gestión y liderazgo dirigido a supervisores y coordinadores, que abarca fundamentos del liderazgo, comunicación, coaching, conversaciones difíciles, desarrollo de equipos y gestión del rendimiento.

Los resultados

My Frive ha logrado un alto nivel de adopción entre los empleados de Frive:

• El 95 % de los empleados activos ha utilizado la plataforma.
• El 85 % ha completado su formación obligatoria.
• Más de 600 recursos de aprendizaje están disponibles en un único lugar.
• La plataforma superó la franja inicial de 500 usuarios dos años antes de lo previsto.
• Los registros y certificados de formación pueden obtenerse de forma inmediata, sustituyendo un proceso de auditoría que anteriormente podía requerir entre seis y ocho horas.

La plataforma también ha ayudado a Frive a hacer que el aprendizaje sea más inclusivo y más fácil de integrar en un entorno de producción dinámico. Los empleados pueden acceder a contenidos digitales breves y concisos desde sus propios dispositivos, mientras que las habilidades prácticas e interpersonales se refuerzan mediante el aprendizaje presencial.

Más allá de las cifras, Frive ya está observando cómo el aprendizaje se traduce en cambios concretos en el entorno de trabajo. Los supervisores han comenzado a aplicar técnicas de comunicación y liderazgo situacional en las reuniones de equipo, contribuyendo a un diálogo más abierto y a reducir las tensiones dentro de los equipos.

Lo más importante es que Frive dispone ahora de la infraestructura de aprendizaje necesaria para crecer de forma proactiva. Con planes para aumentar su facturación de 60 millones de libras a 200 millones de libras en cuatro años —y con la ambición a largo plazo de incrementar considerablemente la producción—, My Frive ayudará a la empresa a desarrollar talento internamente, mantener sus estándares y preparar a su próxima generación de líderes.