Los empleados de hoy en día son expertos en encontrar formas de trabajar juntos. Ya sea debatiendo ideas en una sala de reuniones o, como ha sido más habitual en los últimos meses, trabajando en el mismo documento de Google Docs, hay un montón de tareas en las que la colaboración resulta muy útil.
Pero, ¿qué pasa con todas esas ideas geniales que surgen en las sesiones de lluvia de ideas? ¿Y dónde demonios acaban esos documentos de Google? Es muy habitual perder la pista del trabajo colaborativo, ya que no siempre «pertenece» a una persona en concreto, por lo que la conversación empieza y termina en una sola sesión.
¿Y si hubiera una forma mejor de colaborar en proyectos, hacer un seguimiento de los resultados y recibir aportaciones de todo el equipo? Ahí es donde entran en juego los espacios de trabajo colaborativos.
¿Qué es un espacio de trabajo colaborativo?
Totara Engage, una plataforma de aprendizaje plataforma de experiencias de aprendizaje (LXP) permite a las organizaciones crear sus propios espacios de trabajo colaborativos. Se trata de áreas de la plataforma en las que equipos, departamentos, grupos de proyecto, sedes o personas con intereses o habilidades específicas pueden reunirse en línea para debatir ideas, compartir conocimientos y trabajar juntos en proyectos.
Los miembros de los espacios de trabajo pueden compartir enlaces a recursos útiles y materiales de aprendizaje, hacer preguntas, pedir opiniones y publicar encuestas. Sus compañeros pueden entonces darle a «Me gusta» o votar a favor de las publicaciones, añadir comentarios y participar en los debates. Esto ayuda a integrar el aprendizaje en el flujo de trabajo y a incorporarlo a la rutina diaria de los alumnos.
¿Cuáles son las ventajas de los espacios de trabajo colaborativos?
La principal ventaja de un espacio de trabajo colaborativo es que ofrece un entorno seguro en el que todos pueden expresar su opinión en igualdad de condiciones. Las reuniones presenciales suelen estar dominadas por las mismas pocas voces, pero trasladar la conversación a un espacio en línea garantiza que se escuche la opinión de todos.
Otra ventaja es que crea un registro permanente de todas las ideas geniales, soluciones y conversaciones que tienen lugar en tus equipos. De esta forma, todo el mundo puede volver a consultar los debates para aclarar dudas o encontrar fácilmente el contenido formativo recomendado. Estos espacios de trabajo también facilitan el trabajo de equipos globales dispersos geográficamente, ya que las conversaciones asincrónicas se desarrollan a través de diferentes husos horarios para recabar las opiniones de todos.
¿Cuándo conviene usar un espacio de trabajo colaborativo?
Los espacios de trabajo colaborativos ofrecen una gran flexibilidad. Algunas de las formas en las que puedes utilizarlos son:
- Sesiones de lluvia de ideas: a mucha gente no le sale bien pensar «en voz alta», y les vendría bien tener tiempo y espacio para reflexionar antes de compartir sus ideas con el equipo
- Encontrar soluciones creativas: no todas las situaciones en el trabajo requieren una solución rápida y sencilla. Un espacio de trabajo ofrece a las personas el lugar necesario para compartir ideas, responder a sus compañeros y desarrollar ideas juntos
- Compartir inspiración: los empleados pueden publicar enlaces, vídeos, recursos y mucho más para ofrecer ejemplos de buenas prácticas e ideas interesantes, que pueden resultar útiles antes o después de una reunión en la que se soliciten aportaciones.
- Recomendar recursos de aprendizaje —recopilar enlaces a materiales útiles, ya sea un curso de e-learning en el LMS, una lista de verificación o un vídeo— garantiza que la colección de recursos útiles crezca con el tiempo y que se pueda acceder a ella fácilmente en el futuro
¿Cómo funcionaría en la práctica un espacio de trabajo colaborativo?
Echemos un vistazo a un ejemplo de un espacio de trabajo colaborativo en acción.
El equipo de ventas de una empresa tiene programada una reunión para hablar de cómo mejorar la tasa de éxito de las presentaciones de ventas. Unos días antes de la reunión, Ingrid, una de las mejores vendedoras, comparte un enlace a un vídeo que ha encontrado en el LMS y que le ha ayudado a mejorar sus habilidades de presentación. Sus compañeros, Yoanna y Olaf, le dan a «Me gusta» y comentan la publicación de Ingrid para darle las gracias por la recomendación y compartir enlaces a recursos que a ellos también les han resultado útiles.
En la reunión, Yoanna comenta que ha visto el vídeo que compartió Ingrid y le ha parecido útil. Otro comercial, George, muestra interés por el vídeo. Después de la reunión, Yoanna etiqueta a George en la publicación del espacio de trabajo. George le da a «Me gusta» a la publicación de Ingrid, lo que ayuda a otros usuarios a identificarla como especialmente valiosa, asegurando que todos se beneficien de este recurso útil.
