Totara Learn steigert die Einhaltungsquote beim Hertfordshire Community NHS Trust … und die Nutzer sind begeistert!

Diese Fallstudie des Hertfordshire Community NHS Trust zum Lernmanagementsystem (LMS) zeigt auf, wie Totara die Compliance-Raten verbessert und die Schulungen für den Trust optimiert hat.

Der Hertfordshire Community NHS Trust bietet ambulante Pflege in den Haushalten, Schulen, Kliniken und kommunalen Krankenhäusern des gesamten Landkreises an. Rund 2.800 Mitarbeiter wickeln jährlich 1,7 Millionen Patientenbesuche und Termine erfolgreich ab, und bemerkenswert ist, dass 97 % der Patienten die Leistungen des Trusts gerne an ihre Freunde und Familienangehörigen weiterempfehlen würden.

Zentrale Herausforderungen

Zunächst wandte sich die Stiftung an Think Learning mit dem Auftrag, ein Lernmanagementsystem zu entwickeln und zu implementieren, um über 250 interne Kurse anzubieten, die Einarbeitung von bis zu 50 neuen Mitarbeitern pro Monat zu verwalten und Zugang zu weiteren 250 E-Learning-Kursen zu ermöglichen, die größtenteils von „e-Learning for Healthcare“ bereitgestellt werden.

Die Organisation nutzte zuvor ein veraltetes LMS. Sie kombinierte Daten aus diesem System mit HR-/ESR-Daten in einem separaten Business-Intelligence-Tool, um Berichte zur Compliance zu erstellen. Infolgedessen war dieser Prozess zeitaufwändig, arbeitsintensiv und erforderte jeden Monat viele Arbeitsstunden – auch wenn er dennoch eine Verbesserung gegenüber dem zentral beschafften Oracle-LMS des NHS darstellte.

Eine weitere große Herausforderung bestand darin, sicherzustellen, dass das LMS den 2.000 Mitarbeitern, die mobile Geräte zur Aktualisierung des klinischen Systems nutzen, einen mobilen Zugriff ermöglichen konnte. Dies bot folglich eine bedeutende Gelegenheit, Lernende auch außerhalb der Standorte des Trusts einzubinden, was für Mitarbeiter im Außendienst von entscheidender Bedeutung ist.

Das bisherige LMS konnte diese Anforderung jedoch nicht erfüllen.

Wie Totara das Problem gelöst hat

Think Learning hatte Totara Learn bei über 25 NHS-Trusts implementiert, wodurch diese Daten migrieren und Berichte zügig erstellen konnten. Darüber hinaus benötigte der Trust eine nahtlose Umstellung, bei der Compliance-Berichte bereits im selben Monat verfügbar sein sollten, in dem das alte LMS außer Betrieb genommen wurde. Totara erfüllte diese Anforderung ab dem Go-Live und stellte Abteilungsberichte sowie Benutzer-Dashboards bereit, die den manuellen Aufwand für die Berichterstellung sofort reduzierten.

Die Anforderungen zur Rationalisierung des NHS wurden innerhalb weniger Tage erfüllt, wobei die Daten des „Core Skills Training Framework“ in ESR hochgeladen und wöchentlich aktualisiert wurden. Seitdem hat das L&D-Team sowohl die Berichterstellung in ESR als auch in Totara optimiert, um die Genauigkeit und Geschwindigkeit zu verbessern.

Mit vollständigen Administratorrechten richtete das Team ein Dashboard für Service-Administratoren ein. Dadurch konnten Führungskräfte die Einhaltung von Vorschriften leichter überwachen und Schulungen für ihre Teams buchen.

Mitarbeiterengagement und Feedback

Um Nutzerfeedback einzuholen, wurde auf der LMS-Homepage ein Online-Fragebogen bereitgestellt. Innerhalb kurzer Zeit gingen beim Trust 119 Antworten ein.

Im Rahmen der Umfrage äußerten sich die Befragten zufrieden mit dem neuen System und gaben ausführliches Feedback. Insgesamt zeigten alle Indikatoren eine positive Entwicklung. Insbesondere die Bewertung der „Gesamtdauer“ verdeutlichte, wie viel schneller und einfacher die Mitarbeiter die Arbeit mit dem neuen LMS empfanden.

Umfrageparameter und Durchschnittswerte

Die Mitarbeiter hoben immer wieder hervor, wie einfach das System zu bedienen sei. Wenn aus dem Feedback hervorging, dass ein Lernender zusätzliche Unterstützung benötigte, wurden die Benutzerhandbücher umgehend aktualisiert und zur Verfügung gestellt.

„Ich habe einfach auf das Symbol mit der Eule geklickt … und schon war alles da. Mir hat besonders gefallen, dass mich der Link direkt zum richtigen Kurs geführt hat. So musste ich nicht riskieren, den falschen Kurs auszuwählen. Bis jetzt bin ich begeistert – vielen Dank und herzlichen Glückwunsch.“ – Ein Nutzer von Trust

Ergebnisse und Auswirkungen

Seit der Einführung von Totara Learn hat der Trust erhebliche geschäftliche und nutzerbezogene Vorteile erzielt.

In nur drei Monaten hat die Stiftung:

• Erreichung und Aufrechterhaltung einer Erfüllungsquote von 94,4 % bei einer Vielzahl komplexer gesetzlicher und vorgeschriebener Schulungsanforderungen.
• Die Anzahl der Supportanfragen der ersten Ebene wurde um 80 % reduziert .
• Die befragten Nutzer gaben an, dass E-Learning, die Kursbuchung und das Compliance-Management einfacher und schneller ablaufen als im bisherigen LMS.
• Die Fehlquote im Unterricht von 10 % auf 4,7 % senken .
• Durch das neue LMS konnten wir jede Woche bis zu drei Arbeitstage einsparen.
• Die Schulungsquote stieg um 80 %, wobei 1.500 Mitarbeiter die Schulung erfolgreich absolvierten.

„Die meisten Mitarbeiter sagen uns, dass sie das System einfacher oder sogar viel einfacher zu bedienen finden. Dies zeigt sich in dem enormen Rückgang der Anfragen, wodurch wir pro Woche bis zu drei Arbeitstage einsparen. Die Compliance ist nun so hoch wie nie zuvor“ –Jane Trundle, Leiterin der Abteilung für Aus- und Weiterbildung

„Ich kann nun sicher sein, wie viel Zeit ich den Mitarbeitern für die Absolvierung ihrer Schulung einräumen muss, da sie genau sehen, was sie tun müssen.“ – Trust-Manager

„Es ist einfach SO VIEL BESSER als das alte System, das geradezu unmöglich zu bedienen war, besonders wenn man es nur selten nutzte!“ – Ein Nutzer des Trusts