Globale Exzellenz in großem Maßstab: Wie IVI RMA und Actua mit Totara die berufliche Weiterbildung für 5.000 Fachkräfte im Gesundheitswesen neu gestaltet haben.

IVI RMA Global Education ist eine weltweit führende Bildungseinrichtung, die auf Reproduktionsmedizin spezialisiert ist. Mit einer schnell wachsenden internationalen Präsenz bietet das Unternehmen Elite-Schulungen für Fachleute aus Medizin, Labor und Verwaltung in verschiedenen Regionen an.

Die Herausforderung

IVI RMA stand vor einer kritischen Umstellung, nachdem das Unternehmen in nur fünf Jahren von 1.000 auf 5.000 Mitarbeiter gewachsen war. Ihr vorheriges System war begrenzt, nicht personalisierbar und stützte sich stark auf externe Tools über LTI. Da das Unternehmen in vier Regionen und mit mehreren Marken vertreten ist, benötigte es eine Lösung, die regionale Unabhängigkeit (mit spezifischen Prozessen und Methoden) innerhalb eines globalen Rahmens bietet.

Technisch gesehen war es zwingend erforderlich, das Ökosystem mit SAP und Microsoft Teams zu integrieren, um die Benutzerverwaltung zu automatisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Außerdem mussten über 3.500 Kurse und jahrelange historische Daten verlustfrei migriert werden, um sicherzustellen, dass ihr strategisches Programm “Learning for Excellence” (LFE) der Eckpfeiler ihrer beruflichen Entwicklung bleibt.

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit Actua implementierte IVI RMA Totara Learn unter Verwendung einer mandantenfähigen Architektur, die eine lokale, autonome Verwaltung für jeden Markt und jede Marke ermöglicht und sicherstellt, dass jeder Benutzer nur auf die für seine Rolle und seinen Standort relevanten Inhalte zugreift.

Zu den wichtigsten Säulen der Umsetzung gehören:

Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Bei dem Projekt wurden native Totara-Funktionen wie dynamische Zielgruppen und benutzerdefiniertes CSS für das Branding bevorzugt. Dies ermöglichte differenzierte Umgebungen für jede Marke, ohne künftige System-Updates zu gefährden.
Strategische Automatisierung: Die tiefe Integration mit SAP, Office 365 (SSO) und Microsoft Teams stellt sicher, dass Einstellungen, Kündigungen und Profiländerungen automatisch im Campus (“Campus NEO”) berücksichtigt werden. Dies garantiert konsistente Daten in Echtzeit und eliminiert sich wiederholende manuelle Aufgaben.
Learning for Excellence (LFE) Programm: Mit Hilfe des Totara-Moduls Evidence ermöglicht die Plattform Fachleuten das Hochladen von externen Schulungen, Kongresspräsentationen und anderen Beiträgen. Diese Aufzeichnungen fließen in einen personalisierten Punkteviewer ein, der einen klaren Fahrplan für kontinuierliche klinische Exzellenz bietet.
Pädagogische Innovation: Die Plattform fungiert als Innovationslabor und integriert Methoden wie KI-geklonte Avatare zur Personalisierung von Inhalten in sechs verschiedenen Sprachen und Empfehlungssysteme, die auf die Geschichte jedes Mitarbeiters abgestimmt sind.
Massive Migration: Spezialisierte Automatisierungstools und einheitliche Vorlagen wurden entwickelt, um mehr als 3.500 Kurse und historische Schulungsunterlagen erfolgreich zu übertragen, wobei alle früheren Leistungen der Mitarbeiter im neuen System erhalten blieben.

“Bei einer Migration dieser Größenordnung müssen wir eine riesige Menge an Informationen verarbeiten und die Verantwortung für die Schulung ganzer Teams übernehmen. Die anfängliche Analyse, die Schaffung von Prozessen und die Vision der Skalierbarkeit waren von grundlegender Bedeutung für das Gelingen dieses Projekts.”

**Miguel Tablado,**
Chief Education Officer de IVI RMA Global Education.

Das Ergebnis

Die Implementierung von Campus NEO hat eine agile, datengesteuerte Lernkultur bei IVI RMA gefestigt.

Operative Effizienz: Durch die Automatisierung kritischer Prozesse und die SAP-Integration konnten Fehler und der Zeitaufwand für die Benutzerverwaltung für 5.000 Mitarbeiter drastisch reduziert werden.
Integrität der Daten: Die erfolgreiche Migration von 100% der Inhalte und historischen Daten gewährleistete einen reibungslosen Übergang für die globale Belegschaft.
Auswirkungen auf die Entwicklung: Das LFE-Programm hat an Sichtbarkeit und Bedeutung gewonnen und ist zu einem motivierenden Instrument geworden, das hervorragende Leistungen und externe Beiträge des medizinischen Personals belohnt.
Eigenständigkeit und Zukunftsfähigkeit: Das interne IVI RMA-Team verwaltet die Benutzersegmentierung jetzt völlig autonom. Die Plattform ist bereits auf kommende Phasen vorbereitet, darunter soziales Lernen über Totara Engage und die Integration eines E-Commerce-Gateways für den Verkauf externer Schulungen.
Nachhaltiges Wachstum: Die Multimarken-Architektur ermöglicht die sofortige Aufnahme neuer Kliniken und macht die Schulung zu einer Schlüsselkomponente der internationalen Expansionsstrategie des Unternehmens.
Engagement der Mitarbeiter: Durch die Anpassung der Inhalte an spezifische Rollen und die Bereitstellung klarer Entwicklungspfade hat die Plattform die Relevanz des Lernens gestärkt und das Engagement der Benutzer in allen Regionen erhöht.

“Campus NEO ermöglicht es uns, Tausende von Nutzern mit personalisierten Inhalten zu verwalten, die auf ihre spezifischen Rollen und Marken abgestimmt sind, und so sicherzustellen, dass unser Wachstum stets durch hervorragende Lernleistungen unterstützt wird.”