Glen Dimplex Heating and Ventilation (GDHV) erweitert mit Totara die Reichweite und den Umfang des Blended Learning

Glen Dimplex Heating and Ventilation (GDHV) ist eine Tochtergesellschaft der Glen Dimplex Group. GDHV ist in ganz Großbritannien und Irland tätig und bedient über den Geschäftsbereich Glen Dimplex Heating and Ventilation International seiner Schwesterfirma globale Märkte. GDHV führt zahlreiche Marken, darunter Dimplex, den weltweit größten Hersteller von Elektroheizgeräten.

Die Herausforderung

Als wichtiger Teil der Glen Dimplex Group produziert und vertreibt GDHV eine riesige Palette hochtechnischer Produkte, von denen viele gesetzlichen Vorschriften unterliegen. GDHV verfügt über eine weltweit verteilte Belegschaft, und obwohl die anfängliche Nutzergruppe der Website auf das Vereinigte Königreich beschränkt war, musste die Website skalierbar sein, um die schrittweise Einbindung weiterer Regionen und möglicherweise anderer Bereiche der Glen Dimplex Group zu ermöglichen.

Bisher wurden Schulungen vor Ort an verschiedenen Standorten in ganz Europa durchgeführt und über eine Kombination aus E-Mail und Tabellenkalkulationen verwaltet. Das neue LMS musste sowohl flexibel als auch skalierbar sein, da die Anforderungen von Compliance-Schulungen für die Fertigungsebene bis hin zu hochqualifizierten Ingenieursschulungen reichten. Darüber hinaus musste der Import von Benutzern automatisiert werden, Single Sign-On war erforderlich, und in Zukunft sollten Geschäftsbereiche hinzukommen, die ein hohes Maß an Autonomie benötigten.

Nicht zuletzt haben die Serviceteams täglich mit externen Kunden zu tun; daher sollte das neue System in der Lage sein, den Teams, die Kundenanfragen per Telefon und E-Mail beantworten, Leistungsunterstützung in Echtzeit zu bieten. Zudem war es wünschenswert, dass Kunden, Installateure und Auftragnehmer bei der Suche nach Produkt- und technischem Support so weit wie möglich auf Selbstbedienung zurückgreifen können; daher würde der Gastzugang zu Referenzdokumenten, Produktvideos und anderen kurzen Lerninhalten dazu beitragen, das Volumen an eingehenden Telefon- und E-Mail-Anfragen deutlich zu reduzieren.

Während der Umsetzung kam es zum Ausbruch von COVID-19, und die Einführung musste parallel zu einer raschen Umstellung auf virtuelle Formate fortgesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Schulungsanforderungen weiterhin erfüllt wurden.

Die Lösung

Nach einer Reihe von Gesprächen und Planungssitzungen mit dem Cortexa-Team wurde Totara Learn als Kernplattform ausgewählt. Diese würde die erforderliche moderne, benutzerfreundliche Oberfläche bieten und GDHV zudem die Möglichkeit geben, eigene Kurse zu erstellen. Der Plan sah außerdem eine schrittweise Einführung von Totara Engage und Totara Perform über einen Zeitraum von zwei Jahren vor.

Phase 1 (2019–2020)

• Die Website ist bereitgestellt und wird von einem Partner auf AWS gehostet
• Die Plattform wurde 2019 als „Totara Learn“ in der Version 12 eingeführt und läuft derzeit mit der „Totara Talent Experience Platform“ (TXP) in der Version 15.3

• Automatischer HR-Import
• OAuth2-SSO
• Kurskatalog
  – über 450 Kurse
  – Nutzung von Big Blue Button
  – Dashboards – abteilungs- und rollenbasiert
  – Gastzugang für externe Nutzer ausschließlich zu Produkt- und technischen Ressourcen
  – Zugang für interne Mitarbeiter zum umfassenden Schulungskatalog

Phase 2 (ab 2021)

• Verfahren zur Leistungsbeurteilung (PDR) / Einsatz von Totara Perform als Ersatz für das Online-Beurteilungssystem Silverlight
• Einführung von Leistungsgesprächen im Jahr 2022
• Fügen Sie weitere globale Nutzergruppen hinzu, darunter Europa, Australien und die USA
• Nutzung von Totara Engage-Arbeitsbereichen für die Ressourcen und den Austausch/Chat des Technikteams.
• LinkedIn Learning wird zunächst für das Vertriebsteam von GDHV eingeführt

Von Anfang an war die Einbindung der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Daher wurden in Zusammenarbeit mit dem Cortexa-Erfolgsteam eine Reihe von Dashboards, Benutzerführungen und maßgeschneiderten Videoanleitungen erstellt, um die Benutzererfahrung für bestimmte Mitarbeitergruppen zu veranschaulichen. Darüber hinaus wurden an geeigneten Stellen in der Akademie auf Ressourcen von totara.community verwiesen, um den Lernenden zu helfen, sich im Umgang mit der Website sicherer zu fühlen.

Zur Förderung des Mitarbeiterengagements wurden verschiedene weitere Maßnahmen ergriffen, darunter wöchentliche, arbeitsbezogene „Kahoot!“-Quizspiele sowie leicht zugängliche virtuelle Seminare über Big Blue Button. Big Blue Button wurde gegenüber Zoom oder Microsoft Teams bevorzugt, da es sich besonders gut für technische Online-Schulungen eignet – insbesondere aufgrund von Funktionen wie Anmerkungen für Lehrende und Lernende sowie der einfachen Durchführung von Online-Unterricht auf Basis von PowerPoint-Präsentationen.

Die Ergebnisse

Innerhalb der ersten sechs Monate nach dem Start hatten fast 1.000 Lernende Kurse auf der Plattform abgeschlossen, und bis heute wurden auf der Website über 4.390 Kursabschlüsse verzeichnet.

Die Akademie verzeichnet monatlich bis zu 20.000 Besucher, wobei ein Kurzkurs bereits im Jahr 2022 203 Besucher verzeichnen konnte.

Im ersten Jahr der Umsetzung nahm eine Pilotgruppe aus 91 Führungskräften und 500 Mitarbeitern am neuen Prozess zur Leistungsbeurteilung (PDR) teil, wobei die Gespräche über das gesamte Jahr 2022 verteilt angesetzt wurden. Ab September werden zudem weitere Gruppen von Führungskräften an den PDRs teilnehmen.

Totara Engage wird derzeit von kleinen Fachgruppen genutzt, um technische Informationen und Fachwissen über Arbeitsbereiche auszutauschen. Die vollständige Einführung von Totara Engage ist für Juni 2022 geplant.

Der Erfolg spiegelt sich jedoch nicht nur in den Zahlen wider, und die positiven Auswirkungen der Website wurden intern in Form eines Glen Dimplex Innovation Award gewürdigt, über den die Kollegen abgestimmt haben. Die Website hat zudem die interne Kommunikation und Zusammenarbeit positiv beeinflusst. Mark Riseborough, Leiter des Bereichs E-Learning bei GDHV, erklärt dazu:

„Das neue LMS hat die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gefördert, insbesondere in Schulungsfragen. So gab es beispielsweise vor der Einführung der Akademie konzernweit 27 verschiedene Kurse zum Thema manuelle Lastenhandhabung – diese Zahl wurde nun auf einen einzigen Kurs reduziert, was die Qualität erhöht und die Kosten senkt.“

Cortexa hat GDHV eine Totara Talent Experience Platform bereitgestellt, die den aktuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und eine einfache, kostengünstige Skalierbarkeit für dessen Zukunftspläne und Wachstum bietet. Das LMS steht nun allen Mitarbeitern zur Verfügung und lässt sich nahtlos in Leistungsbeurteilungs- und Leistungsunterstützungssysteme integrieren, zusätzlich zu dem wachsenden Angebot an Online-Kursen.

„Die Talent Experience Platform von Totara hat es uns ermöglicht, unser umfangreiches Angebot an Präsenzschulungen zu verwalten, wobei wir einen vollständigen Überblick über die Anwesenheit erhalten und die allgemeine Teilnahme sowie das Engagement überwachen können. Darüber hinaus konnten wir unser Angebot erweitern und Online-Schulungen anbieten, was während der COVID-19-Pandemie von entscheidender Bedeutung war. Der Erfolg von Totara Learn hat sich im gesamten Unternehmen verbreitet, und immer mehr unserer Marken, Standorte und Abteilungen möchten nun die Leistungsfähigkeit von Totara nutzen – so sehr, dass wir mittlerweile bei Version 15 angelangt sind und planen, den Einsatz von Totara Engage und Totara Perform auszuweiten, um dem Unternehmen noch mehr Mehrwert zu bieten.“
– Mark Riseborough, Leiter Produktschulungen und Leiter der Akademie, Glen Dimplex