Etex Building Performance hat sein LMS rasch angepasst, um die Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie zu unterstützen

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Etex Building Performance UK ist eine Tochtergesellschaft der Etex Group, eines belgischen Familienunternehmens, das im Laufe eines Jahrhunderts durch zahlreiche Übernahmen gewachsen ist. Etex Building Performance produziert und vertreibt Gipskartonplatten im B2B-Bereich.

Das Unternehmen beschäftigt in Großbritannien 500 Mitarbeiter, darunter Fabrikarbeiter und Ingenieure, eine große landesweite Vertriebsmannschaft, die Geschäftsleitung sowie alle Funktionen der Unternehmenszentrale. Es ist an fünf Standorten tätig: dem Werk in Bristol, dem Werk in Ferrybridge, dem Gordano House (Bristol), dem Lager in Basildon und dem Lager in Grangemouth.

Die Herausforderung

Von Anfang an bestand die Herausforderung darin, ganz von vorne anzufangen. Es gab kein bereits bestehendes Lernmanagementsystem (LMS), mit dem Lernfortschritte erfasst wurden; es handelte sich lediglich um Tabellenkalkulationen auf verschiedenen Laufwerken.

Der Hauptgrund für die Einführung eines LMS war die Einhaltung der Norm ISO OHSAS 18001 sowie die Schließung der Lücken, die das zentrale HR-System nicht abdecken konnte. Darüber hinaus musste das LMS nahtlos verschiedene Plattformen miteinander verbinden, darunter die globale Lernmanagementplattform, auf der E-Content gehostet wurde, und das lokale Dokumentenverwaltungssystem, sowie interne lokale Inhalte hosten. Das LMS musste von einem einzigen Vollzeitmitarbeiter erstellt werden.

Zudem verfügt die Belegschaft in der Fertigung bei Etex über relativ geringe IT-Kenntnisse, und die Tatsache, dass die Mitarbeiter in mehreren Werken in Großbritannien sowie im Homeoffice tätig sind, machte diese Zielgruppe zu einer besonderen Herausforderung.

Doch das Jahr 2020 brachte eine zusätzliche Herausforderung mit sich. COVID-19 löste im März 2020 einen landesweiten Lockdown im Vereinigten Königreich aus, was bedeutete, dass Etex seine Werke vorübergehend schließen und den Großteil der Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken musste. Dies führte bei den Mitarbeitern zu Verunsicherung und dem Bedürfnis nach häufiger Kommunikation mit der Zentrale, wodurch das LMS zu einer unverzichtbaren Informationsquelle für die in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiter wurde.

Die Lösung

Totara Learn wurde als erstes Lernmanagementsystem (LMS) von Etex Building Performance UK ausgewählt. Think Learning wurde aufgrund seiner nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Unterstützung während der Implementierung und nach der Einführung als Totara-Partner ausgewählt.

Da nur ein Vollzeitmitarbeiter an der Umsetzung arbeiten konnte, war der Support von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Daten aus den Tabellenkalkulationen korrekt bearbeitet und eingegeben wurden und dass entsprechende Schulungen angeboten wurden. Innerhalb von Totara wurden Zertifizierungen, Programme und Zielgruppen angelegt, und das Design sowie das Erscheinungsbild wurden gemäß den Markenrichtlinien des Unternehmens umgesetzt.

Das LMS musste in Office 365 integriert werden, um Single Sign-On zu ermöglichen und so den Wechsel zwischen den verschiedenen globalen und internen Plattformen zu vereinfachen; die Konfiguration erforderte eine enge Zusammenarbeit mit dem in Europa ansässigen Etex-IT-Team.

Sofern Daten in Tabellenkalkulationen vorlagen, wurden diese zusammengeführt und aufbereitet, um sie als bereits abgeschlossene Kurse hochzuladen. Innerhalb des LMS wurden Lernpfade angelegt, um die neuen Kompetenz- und Schulungsmatrizen für jeden Standort abzustimmen, und es wurden Zielgruppen für verschiedene Werke und Positionen eingerichtet, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an Zugang zu den richtigen Schulungen hatte.

Nachdem Totara konfiguriert und die Daten vorinstalliert worden waren, konnte die Compliance-Berichterstattung beginnen, wobei sowohl die benutzerdefinierten RAG-Module von Think als auch die RAG-Matrixberichte neben den zentralen Totara-Berichten zur Zertifizierung und Programmübersicht zum Einsatz kamen. Jeder Manager erhielt ein eigenes Dashboard, und zum ersten Mal in der Unternehmensgeschichte wurden sie in die Lage versetzt, die Compliance-Schulungen für ihre Teams und Abteilungen selbst zu verwalten. Durch die Einbindung der Mitarbeiter in obligatorische Schulungen und die Bereitstellung einer Struktur, an der sie sich orientieren konnten, begann sich die Lernkultur des Unternehmens zu entwickeln.

Die Erstellung lokal relevanter Inhalte war ein entscheidender Faktor, der die Website zum Leben erweckt und die Lernenden motiviert hat; dies erforderte eine enge Zusammenarbeit mit den Fachexperten (SMEs) von Etex. Think Learning unterstützte die Durchführung einiger Präsenzveranstaltungen, die den Fachexperten den Einstieg erleichterten. Die LMS-Manager legten einheitliche Strukturen fest, an die sich die Fachexperten halten sollten, um die Benutzerfreundlichkeit und Vertrautheit zu maximieren. Dabei wurden Bilder und Videos eingesetzt, um den Textanteil zu minimieren und interaktive, intuitive Lerninhalte zu erstellen.

Das LMS von Etex umfasst Videos, SCORM-Pakete, Seminare, Quizze, Checklisten, Aufgaben, Zertifikate, Datei-Uploads, Kommentarfelder und Foren. Außerdem nutzen sie Active Presenter, um E-Learning-Inhalte und Videos für Demonstrationen und Lernzwecke zu erstellen, die sich problemlos in einen Kurs einbinden lassen.

Neben Kursen, Zertifizierungen und Programmen nutzt das Finanzteam in der Zentrale den Bereich „Lernnachweis – Sonstige Nachweise“ aktiv für seine CIMA-Zertifikate und Nachweise für die berufliche Registrierung, was zeigt, dass alle Lern- und Weiterbildungsaktivitäten an einem Ort erfasst werden können.

Die Werksleiter können die allgemeine Konformität der Werke anhand grafischer Kreisdiagramme einsehen. Durch den Zugriff auf RAG-Berichte [zu Zertifizierungen und Programmen] können Manager und Werksleiter die Verantwortung für das eigene Lernen, das Lernen ihrer Teams sowie die allgemeine EHS-Konformität ihrer Werke übernehmen.

Neben Kursen, Zertifizierungen und Programmen nutzt das Finanzteam den Bereich „Lernnachweis – Sonstige Nachweise“ für seine CIMA-Zertifikate. So können alle Lern- und Entwicklungsfortschritte an einem Ort dokumentiert werden.

„Das Totara-System war so benutzerfreundlich, dass unser Unternehmen relativ schnell eine lokale Plattform mit relevanten lokalen Inhalten aufbauen konnte. In nur zwei Jahren haben wir es von Null auf etwas gebracht, das die Menschen begeistert. Auch die Etex Group hat darauf aufmerksam geworden, und ich habe bereits Anfragen aus anderen Ländern, die das, was wir hier geschaffen haben, nachbilden möchten. Ohne Think Learning hätte ich das nicht geschafft. Sie waren ein echter Geschäftspartner, auf den ich mich verlassen konnte. Ich vertraue ihnen wirklich, und wir haben eine großartige Beziehung.“ – Genevieve Tofield, Talent- und Entwicklungsmanagerin.

 

Über die übliche Nutzung hinaus musste das LMS das Etex-Team auch während des COVID-19-Lockdowns unterstützen. Aufgrund seines erweiterten Einsatzzwecks benannte Etex seinen auf Totara Learn basierenden „Learning Hub“ in „Learning & Communication Hub“ um.

Da die Mitarbeiter keinen Zugang zu ihren üblichen Arbeitsplätzen hatten, konnten sie sich nicht mehr über die Microsoft Office 365-Integration beim LMS anmelden; daher wurden alle Benutzeranmeldungen für den Fernzugriff von PCs, Tablets und Smartphones auf manuelle Anmeldung umgestellt. Dies stellte eine dringend benötigte Rettungsleine für beurlaubte Mitarbeiter dar, die weiterhin Zugang zu Schulungen, Unterstützung durch ihre Vorgesetzten sowie zu internen Nachrichten und Updates benötigten.

„Das LMS wurde mit Hilfe des Teams von Think Learning Solutions innerhalb weniger Tage grundlegend überarbeitet und aktualisiert und mit Schaltflächen zu neuen Kommunikationsbereichen versehen.“

Die Dashboards auf der Startseite der Website wurden neu gestaltet und enthalten nun nur noch zwei einfache Schaltflächen. Die erste leitete die Mitarbeiter zur Schulungs-Startseite weiter, die zweite zur neuen Kommunikations-Startseite mit mehreren Unterbereichen. Die neue Unterseite „Kommunikation“ enthält Nachrichten, Updates des CEO und einen Bereich namens „Feel Good“ mit Geschichten von Mitarbeitern, Tipps zu Bewegung und Schlaf sowie Links zu Quizzen und Rätseln, die dazu beitragen sollen, den Teamzusammenhalt zu stärken. Außerdem gibt es einen Chat und ein Forum, über die die Mitarbeiter in Kontakt bleiben können, sowie einen Bereich mit Leitfäden für Führungskräfte, in dem diese den Prozess der Kurzarbeit nachvollziehen und auf Statistiken zu ihren Teammitgliedern zugreifen können. Über „Mein Team“ gelangen Führungskräfte zu ihrem Team und den Lerninhalten ihres Teams.

Die Ergebnisse

Das LMS von Etex hat sich sowohl für das tägliche Lernen als auch während des COVID-19-Lockdowns in Großbritannien als unschätzbar wertvoll erwiesen.

Während des Lockdowns ermöglichte die Umstellung von Totara Learn von einer reinen Lernplattform zu einem Kommunikationskanal den Mitarbeitern, miteinander und mit ihrem Arbeitgeber in Verbindung zu bleiben, und verschaffte ihnen in dieser schwierigen Zeit direkten Zugang zu wichtigen Informationen und aktuellen Meldungen. Dies führte zu einem unglaublichen Anstieg der Systemnutzung um 284 %, wobei sich die Zahl der Kursabschlüsse auf dem Höhepunkt des Lockdowns in Großbritannien mehr als verdoppelte, da Mitarbeiter in Kurzarbeit nach Möglichkeiten suchten, mit der Arbeit in Verbindung zu bleiben.

Im Rahmen der normalen Nutzung können Werksleiter die allgemeine Compliance ihrer Werke anhand grafischer Kreisdiagramme einsehen. Der Zugriff auf RAG-Berichte hilft den Führungskräften zudem dabei, die Verantwortung für die Weiterbildung ihres Teams und die allgemeine EHS-Compliance ihres Werks wahrzunehmen.