Der NHS Trust Maidstone and Tunbridge Wells hat die Zeit, die zur Erreichung seines Ziels hinsichtlich der Einhaltung der Beurteilungsvorschriften benötigt wurde, halbiert

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust erreicht sein Ziel hinsichtlich der Einhaltung der Beurteilungsvorschriften in der Hälfte der Zeit, die in den Vorjahren für papierbasierte Verfahren benötigt wurde, wobei die Gesamtkonformität bereits sieben Monate nach Beginn der Einführung im ersten Jahr bei über 85 % liegt.

Der Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust [MTW] ist ein großer Akutkrankenhausverbund im Südosten Englands. Der Trust wurde am 14. Februar 2000 rechtlich gegründet und bietet rund 560.000 Menschen, die im Süden von West Kent und im Norden von East Sussex leben, das gesamte Spektrum allgemeiner Krankenhausleistungen sowie in einigen Bereichen komplexe fachärztliche Versorgung an.

Der Trust beschäftigt ein Team von über 5.500 Voll- und Teilzeitmitarbeitern, die hauptsächlich an den beiden Hauptstandorten in Maidstone und Tunbridge Wells tätig sind. Darüber hinaus bietet der Trust rund 1,8 Millionen Menschen in Kent, Hastings und Rother spezialisierte Krebsbehandlungen an und unterhält Ambulanzen an zahlreichen Standorten in Kent und East Sussex.

Die Herausforderung

Das Beurteilungssystem der Stiftung basierte auf Papier, und jedes Jahr mussten über 5.500 Mitarbeiter ihre jährliche Beurteilung ausfüllen. Das Formular war ein Word-Dokument, das aufgrund der Formatierung schwer auszufüllen war, sodass es meist von Hand ausgefüllt und anschließend an die Personalabteilung zurückgescannt werden musste. Die Personalabteilung musste die Rückmeldung dann manuell erfassen, um die Compliance-Daten für das Learning and

Das Entwicklungsteam muss die Daten aus den handschriftlich ausgefüllten Formularen manuell zusammenstellen, um sie in seine jährliche Analyse des Weiterbildungsbedarfs einfließen zu lassen.

Dies führte in der Regel dazu, dass Unterlagen verloren gingen, insbesondere wenn Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens den Arbeitsplatz wechselten. Manchmal gingen E-Mails verloren. Die Berichterstattung war ungenau. Es gab keine Möglichkeit, Erinnerungen an Führungskräfte zu versenden, die die Mitarbeiterbeurteilungen noch nicht abgeschlossen hatten. Es gab keine Benachrichtigungen an die Teammitglieder selbst.

Der gesamte Prozess war für die Verwaltung äußerst aufwendig. Es gab keine klare Steuerung. Die Berichterstattung war bestenfalls lückenhaft. Dies führte zudem dazu, dass die jährlichen Beurteilungen nicht einheitlich im gesamten Trust durchgeführt wurden und den Mitarbeitern die Möglichkeit entging, Gespräche über ihre Fortschritte und ihr Entwicklungspotenzial zu führen.

Die Lösung

Im Jahr 2018 schrieb die Stiftung ein neues Lernmanagementsystem (LMS) aus und erwarb das System „Totara Learn“ von Think Learning. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses wurde vereinbart, dass die vorgeschlagene Lösung ein integriertes Online-Beurteilungssystem umfassen muss.

Die Stiftung beschloss als Organisation, vollständig auf elektronische Verfahren umzustellen, und entwickelte ein webbasiertes Formular zur Erfassung der erforderlichen Daten, anstatt den Mitarbeitern lediglich das Hochladen eines Word-Dokuments oder einer PDF-Datei zu ermöglichen.

Zwar würde dies gewisse Herausforderungen mit sich bringen – beispielsweise für Mitarbeiter in Bereichen mit eingeschränktem Zugang zu Computern –, doch gelang es dem Trust, dieses Problem zu umgehen, indem er unterschiedliche Zugriffsebenen sowie auf den jeweiligen Bereich zugeschnittene Formulare einsetzte und alles über das auf Totara basierende System „MTWLearning“ verfügbar machte.

Die Ergebnisse

Dank der einfachen Einrichtung des Online-Formulars konnte die Stiftung das neue System zügig einführen und unter minimalem Schulungsaufwand für die Mitarbeiter organisationsweit bereitstellen. Die Mitarbeiter verfügen nun über eine einzige „sichere“ Ablage für ihre Beurteilungen, die ihnen auch bei einem Wechsel innerhalb der Organisation erhalten bleibt.

Führungskräfte können im Rahmen des Beurteilungsprozesses mithilfe der Formulare auf die Fortbildungsdaten ihres Teams zugreifen. Der Prozess ist mit den Aufzeichnungen über die gesetzlich vorgeschriebenen und obligatorischen Fortbildungen der Mitarbeiter verknüpft, sodass sofort überprüft werden kann, ob die Mitarbeiter die Anforderungen erfüllen, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass die Mitarbeiter ihre Nachweise und Zertifikate zum Gespräch mitbringen. Dies spart Zeit und Aufwand. Der Trust konnte zudem den Inhalt der Formulare an die spezifischen Bedürfnisse bestimmter Mitarbeitergruppen anpassen, um den Anforderungen lokaler und berufsständischer Gremien gerecht zu werden.

Es gibt keine „verlorenen“ E-Mails und keinen doppelten Arbeitsaufwand mehr. Der Verwaltungsaufwand in der Personalabteilung wurde drastisch reduziert. Abgeschlossene Vorgänge werden automatisch protokolliert. Compliance-Berichte sind in Echtzeit verfügbar und präzise. Totara versendet automatisierte E-Mails, um Mitarbeiter darüber zu informieren, wann sie ihre Online-Beurteilung abschließen müssen, um Führungskräfte daran zu erinnern, den Prozess abzuschließen, sowie am Jahrestag ihres Dienstantritts, damit sie den Prozess in den jährlichen Ablauf integrieren können.

Das Compliance -Ziel des Trusts wurde in der Hälfte der Zeit erreicht, die in den Vorjahren für papierbasierte Bearbeitungsprozesse benötigt wurde. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts liegt die Compliance-Quote bei den Leistungsbeurteilungen nach nur sieben Monaten im ersten Jahr bei 86 %.

Die Personalabteilung kann sich nun auf die Qualität des Prozesses konzentrieren, anstatt sich um die Verwaltung der Quantität zu kümmern, und die Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung kann den Schulungsbedarf exportieren, um ihn ohne zusätzliche Dateneingabe digital für den jährlichen Schulungsplan zusammenzustellen.

Der größte Vorteil besteht jedoch darin, dass nun alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichberechtigten Zugang zu Beurteilungs- und Entwicklungsgesprächen haben. Der Trust hat die Dashboards innerhalb des auf Totara Learn basierenden MTWLearning um weitere Ressourcen ergänzt, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, effektive Gespräche zu führen, Coaching-Fragen zu stellen und auf nützliche Websites für weitere Informationen zu verweisen. Dadurch ist es dem Trust gelungen, die Qualität des Prozesses wirklich voranzutreiben und sich ein strategisches Bild davon zu verschaffen, wo sich die Mitarbeiter in Bezug auf Talentmanagement und Karriereentwicklung sehen, indem diese Gespräche in das System integriert wurden.

„Ich fand das System wirklich großartig – unkompliziert und sehr hilfreich für den Prozess. … und ich bin ein Technikmuffel; wenn also sogar ich es nutzen kann und es mir gefällt, dann sagt das schon einiges aus!“ – Lynne Sheridan, Leiterin der Abteilung für Lieferentwicklung, Maidstone und Tunbridge Wells

„Es geht wirklich um das Klischee, dass man klüger statt härter arbeiten soll. Durch die Nutzung der umfassenden Funktionen unseres auf Totara Learn basierenden MTWLearning-Systems, das von Think Learning unterstützt wird, hat unsere Organisation bei der Nutzung technologiegestützter Fort- und Weiterbildung einen großen Sprung nach vorne gemacht.“ – Jeanette Barlow, Leiterin der Abteilung für Fort- und Weiterbildung, Maidstone und Tunbridge Wells