Der Gloucestershire Health and Care NHS Foundation Trust schult 5.000 Mitarbeiter mit Totara Learn

Der Gloucestershire Health and Care NHS Foundation Trust wurde im Oktober 2019 gegründet. Dies geschah im Zuge der Fusion des 2gether NHS Foundation Trust und des Gloucestershire Care Services NHS Trust, um Dienstleistungen in den Bereichen körperliche und psychische Gesundheit sowie bei Lernbehinderungen anzubieten.

Die Herausforderung

Wie alle anderen NHS-Organisationen im Jahr 2020 sah sich auch der Gloucestershire Health and Care NHS Foundation Trust mit den beispiellosen Auswirkungen der weltweiten Pandemie konfrontiert, die sich unmittelbar nach der Fusion der NHS-Trusts ausbreitete. Dadurch standen das L&D-Team vor drei dringenden Aufgaben:

1. Die Präsenzschulungen durch Online-Schulungen in ein leichter zugängliches Format überführen (eine radikale Veränderung der Lernkultur)

2. Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und Freiwilligen des NHS während der gesamten Pandemie entsprechend geschult wurden

3. Zusammenführung zweier bestehender Lernplattformen für den neu fusionierten Trust

Vor Covid-19 und der Fusion führten beide Trusts einen Großteil ihrer von Lehrkräften geleiteten Schulungen im Präsenzformat durch, doch die Abstandsregeln setzten dieser Praxis ein Ende. Daher bestand das vorrangige Ziel des L&D-Teams darin, alle Präsenzkurse mithilfe von Totara Learn auf Online-Formate umzustellen.

Die Lösung

Totara Learn war die erste Online-Lernplattform des Trusts. Das Team hat die Plattform umbenannt und ihr den Namen „Care to Learn“ gegeben, wodurch die Ziele und Vorgaben beider Vorgängerplattformen vereint wurden. Dies bot dem L&D-Team des Trusts die perfekte Gelegenheit, sich in die Lage der Lernenden zu versetzen und das Schulungsangebot neu zu bewerten, um es stärker auf die Lernenden auszurichten.

Unser Schulungsteam für klinische Systeme empfindet „Care to Learn“ als benutzerfreundlich, anpassungsfähig und flexibel. Wir arbeiten sehr gerne damit – Schulungsleiter für klinische Systeme

Dank der flexiblen und dynamischen Zielgruppenfunktionen in Totara konnte der Trust bestimmte Mitarbeitergruppen gezielt und unkompliziert ansprechen, um festzustellen, wer welche Schulungen benötigt. Dies führte zu zufriedeneren Lernenden und präziseren Compliance-Berichten.

Die Einführung des LMS hat nicht nur die Herangehensweise an das Lernen am Arbeitsplatz verändert, sondern auch die Compliance-Berichterstattung im Trust grundlegend umgestaltet. Vor der Einführung von Totara Learn verbrachten die Mitarbeiter viel Zeit damit, Daten zu überprüfen und Compliance-Berichte manuell zu erstellen. Dies gehört nun der Vergangenheit an, da Totara Learn diese aufwendigen Aufgaben übernimmt.

Seit der Einführung der Plattform ermöglicht das LMS Mitarbeitern und Vorgesetzten den Zugriff auf Echtzeitdaten – so können sich vielbeschäftigte Ärzte ganz auf ihre klinische Arbeit konzentrieren. Auch wenn dies heute als gängige IT-Integration erscheinen mag, verfügen viele nationale NHS-Systeme nicht über eine Single-Sign-On-Integration. Das Totara LMS tut dies jedoch, was für alle Nutzer einen enormen Vorteil darstellt: Es vereinfacht den Zugriff, reduziert Anfragen und entlastet das Learning and Development (L&D)-Team des Trusts im Helpdesk-Support.

In den letzten zwölf Monaten hat die Stiftung zudem die Nutzung des LMS auf eine neue Ebene gehoben, indem sie es einsetzt, um Patienten dabei zu unterstützen, mehr über Selbsthilfe und Genesung nach einer psychischen Erkrankung zu erfahren.

Das Ergebnis

Dank des flexiblen Lernansatzes der Plattform verfügte der Trust über alle erforderlichen Instrumente und Ressourcen, um die Präsenzschulungen mitten in der Pandemie auf Online-Formate umzustellen und seine Mission bis heute weiterzuführen:

• Die Berichterstattung in Echtzeit steigert die Produktivität und verringert das Risiko menschlicher Fehler
• Durch gezieltes Lernen wird sichergestellt, dass die Inhalte die richtigen Lernenden zum richtigen Zeitpunkt erreichen
• Zeitsparende berufliche Weiterbildung ermöglicht es dem Pflegepersonal, sich auf die klinische Versorgung zu konzentrieren

Mithilfe der vorhandenen Plattform entwickelte Nichola Pallett, LMS-Managerin, Ressourcen für den Blended-Learning-Ansatz, die es den Mitarbeitern ermöglichten, sich während dieser Zeit des Wandels weiterzubilden. Nichola integrierte Onboarding-Maßnahmen, Videos, Online-Workshops und vieles mehr in die Plattform. Zudem nutzte sie zeitsparende Tools wie eingebettete Microsoft Teams-Einladungen und schuf so ein benutzerfreundliches Lernökosystem für die Lernenden des Trusts.

Wir können Schulungen nun zielgerichtet auf eine Weise gestalten, die zuvor nicht möglich war; die Berichterstellung ist einfach, und seit kurzem können wir neue Schulungswege entwickeln, die verschiedene Arten von Lernressourcen einbeziehen. Unser Team für die Verwaltung von Weiterbildung und Entwicklung findet die Nutzung sehr einfach, und zudem hat sich die Anzahl der E-Mails, Telefonanrufe und Beschwerden von unseren Mitarbeitern und Führungskräften, die das LMS nutzen, deutlich verringert – somit sind alle zufrieden. — Nichola Pallett, Managerin für Weiterbildungs- und Entwicklungssysteme

Ende 2020 nutzte die Stiftung Totara Learn, um Schulungen für Patienten anzubieten. Die Plattform informiert Patienten und unterstützt sie bei der Genesung von psychischen Erkrankungen durch Kurse und Workshops zu den Themen Genesung und Selbstfürsorge. Dies ermöglicht es den Patienten, die Kraft und Widerstandsfähigkeit zu entwickeln, die für ihre Heilung notwendig sind. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung ihrer Lebensqualität bei, sondern gewährleistet auch den Zugang zu Beratungsangeboten, wenn Präsenzschulungen nicht möglich sind.

Neue Möglichkeiten

Das Jahr 2020 (und alles, was es mit sich brachte) eröffnete dem Trust die Möglichkeit, eine breite Palette der innovativen Online-Lernfunktionen von Totara Learn zu nutzen. Care to Learn bot dem L&D-Team in einer beunruhigenden Zeit Entlastung und Erholung. Es ermöglichte ihnen zudem, ihre Denkweise in Bezug auf das Lernen zu ändern. So ist der neue Lernansatz des Trusts nun gemischt und vielseitig und geht auf alle Bedürfnisse der Lernenden ein.

Die Schulung „Oliver McGowan“ wird derzeit im Rahmen eines Pilotprojekts auf der Plattform „Care to Learn“ durchgeführt. Dies ist eines von vier Pilotprojekten, die im Auftrag von Health Education England durchgeführt werden. Die Schulung soll dazu beitragen, das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer angemessenen Betreuung und Versorgung von Menschen mit Autismus oder einer Lernbehinderung zu schärfen.

Das in Gloucestershire laufende Schulungspilotprojekt stellt einen neuen Ansatz für das L&D-Team dar, bei dem die Schulungsinhalte mithilfe innovativer, maßgeschneiderter IT-Ausstattung vermittelt werden.

Für die Zukunft plant der Trust, weitere zeitsparende Funktionen von Totara Learn zu erkunden. Derzeit prüft man die Integration von Business-Intelligence-Tools zur Datenbankabfrage, wie beispielsweise Tableau, in das System. Dies wird es dem Trust ermöglichen:

• Analysieren Sie detailliertere Daten zu Schulungsthemen und Dienstleistungen
• das Verständnis für ihre Lernenden vertiefen
• Und bieten Sie Führungskräften alle erforderlichen Geschäftsinformationen an einem Ort

Schließlich hofft der Trust, den „e-lfh Volunteer Passport“ nutzen und eine mobile App einführen zu können, um seinen vielbeschäftigten Lernenden einen besseren Zugang und mehr Flexibilität zu bieten.

„Wir haben festgestellt, dass die Nutzung von Care to Learn sehr benutzerfreundlich ist. Die Plattform hat es uns ermöglicht, unseren Kurs genau so zu gestalten, wie wir es uns vorgestellt hatten – mit Videos, MP3-Dateien, Bildern und schriftlichen Informationen. Es war sehr hilfreich, die Teilnehmer in Gruppen einzuteilen und das Diskussionsforum zu nutzen, um Themen mit einzelnen Gruppen zu erörtern.“
— Rachel Griffith, Leiterin Selbstmanagement, Live Better to Feel Better