Das Online-Kursbuchungssystem von Mountain Healthcare spart sowohl Führungskräften als auch Lernenden Zeit

Mountain Healthcare ist ein britisches Unternehmen, das Überweisungsdienste für Opfer sexueller Übergriffe sowie medizinische Versorgung in Polizeigewahrsam anbietet.

Die Herausforderung

Das Team von Mountain Healthcare hat bislang Microsoft-Programme zur Erstellung von Arbeitsmappen sowie Präsenzveranstaltungen genutzt, um seine Schulungen zu Governance und Compliance durchzuführen. Dieser zeitaufwändige Prozess führte zu Schwierigkeiten bei der genauen Nachverfolgung der Schulungen und machte das Unternehmen von der korrekten manuellen Dateneingabe abhängig.

Oftmals erleben sie Phasen rascher Expansion, wenn neue Aufträge gewonnen werden. Dies kann ein plötzliches Wachstum von 50 % bedeuten und die Einstellung einer großen Zahl neuer Mitarbeiter oder die Umverteilung interner Mitarbeiter erforderlich machen. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die die Schulungsspitzen bei neuen Mitarbeitern in folgenden Bereichen bewältigen konnte:

• die Rolle, falls diese für sie neu ist
• Gesetzliche Fortbildungsvorschriften
• Berufliche Weiterbildung

Die rasante Expansion stellte zudem eine Belastung für die Mitarbeiter dar, die für die Erstellung der Kursinhalte und die Durchführung der Schulungen zuständig waren, insbesondere da diese Teammitglieder in erster Linie andere Aufgaben außerhalb des Schulungsbereichs wahrnahmen. Da kein eigenes Schulungsteam vorhanden war, benötigte das Unternehmen ein System, das die Schulungen für die über das ganze Land verstreuten Teilnehmer zentralisierte und den Schulungsleitern Zeit sparte.

Das Unternehmen suchte nach einem System, das folgende Anforderungen erfüllen sollte:

• Erzielen Sie wertvolle Zeitersparnisse
• Stellen Sie eine genaue und übersichtliche Dokumentation der Ausbildung des Lernenden bereit
• Unterstützen Sie die jährlichen Rezertifizierungen und die entsprechenden Weiterbildungsprogramme
• Sie haben die Möglichkeit, die Führungskräftefortbildung zu unterstützen
• Ihnen die Möglichkeit geben, Schulungen und Weiterbildungsangebote für Personen außerhalb des Unternehmens auf internationaler Ebene anzubieten

Die Lösung

Nach ersten Versuchen mit Moodle stellte das Unternehmen fest, dass Totara Learn für den geschäftlichen Einsatz besser geeignet war, und kam zu dem Schluss, dass dies die perfekte Lösung für seine Anforderungen sei.

Mountain Healthcare hat mehrere Totara Learn-Anbieter geprüft und sich für den Totara-Platin-Partner Hubken entschieden, um die Einführung von Totara Learn in der Organisation zu unterstützen.

„Wir haben uns vor allem deshalb für Hubken entschieden, weil sie am zugänglichsten und ehrlichsten waren. Sie wussten, wovon sie sprachen, und sagten nur ‚Ja‘, wenn sie auch ‚Ja‘ meinten – es gab keine leeren Versprechungen.“ – Debs Woodcraft, Koordinatorin für Governance und Bildung, Mountain Healthcare

Hubken stellt Mountain Healthcare eine Managed-Hosting-Lösung sowie einen umfassenden Theme-Service und eine fundierte Totara Learn-Schulung für wichtige Mitarbeiter zur Verfügung. Hubken unterstützte Mountain Healthcare während der gesamten Implementierung mit Mentorensitzungen und einem Konfigurationsworkshop. Diese trugen dazu bei, dass das System mit den richtigen Strukturen, Arbeitsabläufen und Berichtsfunktionen eingerichtet wurde, die für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erforderlich waren.

Während der Implementierung legte das Unternehmen sorgfältig Prioritäten fest und führte in den ersten Monaten eine Reihe von Pilotversuchen durch. Da viele Mitarbeiter noch nicht so sicher im Umgang mit IT-Systemen waren, führte Mountain Healthcare einen Pilotversuch für Führungskräfte durch, um diese für das Projekt zu gewinnen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit dem System und dessen Verwaltung vertraut zu machen.

Zu den wichtigsten Funktionen, die Mountain Healthcare derzeit nutzt, gehören:

• Zertifizierungen: Totara Learn leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung der Rezertifizierungsanforderungen des Unternehmens. Die zahlreichen Schulungsprogramme des Unternehmens sehen das ganze Jahr über Überprüfungstermine sowie jährliche formelle Rezertifizierungszeitpunkte vor. Totara Learn ermöglicht es Mountain Healthcare, all dies über die Zertifizierungsfunktion zu verwalten. Da die Mitarbeiter immer kompetenter werden und sich in ihren Rollen weiterentwickeln, müssen sich auch ihre Schulungs- und Weiterbildungsbedürfnisse entsprechend weiterentwickeln. Totara Learn unterstützt dies bei jedem Schritt.
• Seminarverwaltung: Mountain Healthcare befindet sich in der Anfangsphase der Implementierung des Seminarverwaltungsmoduls von Totara Learn und setzt große Hoffnungen in dessen Einsatz. Im Jahr 2018 wird das Unternehmen über 200 Präsenzschulungen und Seminare für seine gesamte Belegschaft durchführen. Die Verwaltung dieses Zeitplans nimmt normalerweise sehr viel Zeit in Anspruch, doch die Möglichkeit, all diese Veranstaltungen innerhalb von Totara Learn zu verwalten, wird dem Unternehmen erhebliche Zeit- und Effizienzgewinne bringen.
• Programme: Die Programmfunktion in Totara Learn wird für Einführungsmaßnahmen genutzt, um neuen Mitarbeitern einen zentralen und einheitlichen Onboarding-Prozess zu bieten.
• Open Badges: Open Badges in Totara Learn waren beim Team von Mountain Healthcare sofort ein Erfolg. Das Team freut sich darauf, diese Funktion zu nutzen, um die Leistungen beim Abschluss seiner vielfältigen Schulungsprogramme anzuerkennen, wobei die Möglichkeit besteht, Badges für Kurse, Programme, Zertifizierungen und die Teilnahme an Veranstaltungen zu vergeben.
• Berichterstattung: Die Trainer können nun ihre Lernenden verfolgen und deren Aktivitäten innerhalb des Totara Learn-Systems einsehen. Dieser Überblick hat sich für das Team als äußerst vorteilhaft erwiesen. Die Erfassung der Anwesenheit bei Seminaren wird für sie von großem Nutzen sein, da sie so sicherstellen können, dass ihre Mitarbeiter für die Teilnahme an Präsenzschulungen korrekt und zügig vergütet werden.

Die Ergebnisse

Das Unternehmen hat derzeit über 300 Lernende im Totara Learn-System, die alle geografisch verteilt in ihren Büros arbeiten. Das Feedback der Lernenden zu Totara Learn lautet, dass die E-Learning-Plattform sehr hilfreich ist. Zwar stand das Unternehmen anfangs vor Herausforderungen bei der Einbindung seiner weniger IT-versierten Nutzer, doch wurden Einführungsmaßnahmen entwickelt, um diese zu ermutigen und dabei zu unterstützen, das System zu verstehen und effizient zu nutzen. Die Vorteile kommen nun allen Mitarbeitern zugute, die das System nutzen.

Mountain Healthcare hat durch die Online-Anmeldung bislang erhebliche Zeitersparnisse erzielt. Dadurch konnten viele Stunden an Verwaltungsaufwand eingespart werden, die zuvor für die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten aufgewendet wurden. Da nun alles zentral verwaltet wird, können die Verantwortlichen schnell und einfach einsehen, wer sich angemeldet und an der Schulung teilgenommen hat.

„Allen, die eine E-Learning-Plattform wie Totara Learn schnell einführen möchten, würde ich dringend empfehlen, mindestens ein Teammitglied dafür freizustellen oder jemanden zu beauftragen, dies für Sie zu übernehmen. Es ist sehr hilfreich, wenn man sich gezielt Zeit für die Arbeit daran nehmen kann. Ermitteln Sie Ihre Anforderungen und Inhalte, und nehmen Sie dann, sobald Sie diese haben, an einigen Konfigurationsworkshops teil – je früher, desto besser. Diese sind wirklich hilfreich, und wenn Sie Ihre Anforderungen und Inhalte parat haben, werden Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.“ – Debs Woodcraft, Koordinatorin für Unternehmensführung und Bildung, Mountain Healthcare

Das Unternehmen befindet sich noch in der Anfangsphase der Nutzung des Systems, wird die Umsetzung jedoch in den nächsten 12 bis 18 Monaten zügig vorantreiben und plant dabei Folgendes:

• Weiterer Ausbau des Systems mit zusätzlichen Kursinhalten und Nutzern
• Einführung eines Management-Schulungsprogramms – etwas, das vor der Einführung von Totara Learn nahezu unmöglich gewesen wäre
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen zu erarbeiten und Zeit einzusparen
• Verstärkte Unterstützung für Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für andere außerhalb des Unternehmens
• Verwendung von Totara Learn zur Verwaltung von Mitarbeiterbeurteilungen

Partner-Update: Zum Zeitpunkt der Fertigstellung dieses Projekts arbeitete Mountain Healthcare mit Hubken als Totara-Partner zusammen. Mountain Healthcare wird nun unterstützt von Denken Sie an das Lernen.