Arriva richtet eine Lernplattform zum Thema Compliance ein, um seine vielfältige Belegschaft in Europa zu unterstützen

Arriva ist ein führender Anbieter im Personennahverkehr in ganz Europa, beschäftigt rund 40.000 Mitarbeiter und befördert jährlich etwa 1,2 Milliarden Fahrgäste in 12 europäischen Ländern. Als Teil der Deutschen Bahn (DB) bietet Arriva nicht nur Bus- und Bahnverbindungen an, sondern betreibt auch Straßenbahnen, Wasserbusse sowie Carsharing- und Fahrradverleihsysteme.

Die Herausforderung

Compliance ist für Arriva von größter Bedeutung, und alle neuen Mitarbeiter erhalten unabhängig von ihrer Funktion vier Compliance-Schulungen:

1. Informationssicherheit
2. Finanzkriminalität
3. Verhaltensgrundsätze
4. Fairer Wettbewerb

Jeder Mitarbeiter muss diese Kurse innerhalb eines Zeitraums von vier Wochen absolvieren, wobei eine Mindestbestehensquote von 80 % erforderlich ist . Darüber hinaus finden für alle Mitarbeiter jährlich Auffrischungsschulungen statt.

Arriva beschäftigt über 39.000 Mitarbeiter in 12 Ländern Europas. Angesichts der Vielzahl der gesprochenen Sprachen benötigte Arriva eine leistungsstarke E-Learning-Lösung, um sicherzustellen, dass die Compliance-Anforderungen kosteneffizient erfüllt und die erforderlichen Schulungen allen Mitarbeitern unabhängig von ihrem geografischen Standort bereitgestellt werden konnten. Diese Schulungen mussten zudem von höchster Qualität und einheitlich sein und in 14 verschiedenen Ländern sowie Dutzenden von Abteilungen und Funktionsbereichen durchgeführt werden, wobei jeder Bereich seine eigenen Kursprogramme zu absolvieren hatte.

Die Lösung

Das Unternehmen verfügte über ein kleines, auf E-Learning spezialisiertes Team, das zunächst gezielte Projekte umsetzte, dabei klug vorging und schrittweise ausweitete. Dies verdeutlichte die Flexibilität von Totara Learn und zeigte, wie damit die Compliance-Schulungen von Arriva in allen europäischen Niederlassungen neu belebt werden konnten.

Die Programmfunktion von Totara ermöglicht es, Compliance-Schulungen unternehmensweit vollständig zu automatisieren, indem Kurszuweisungen auf der Grundlage von Benutzerprofilen automatisiert werden (beispielsweise durch das Versenden von Einladungen an neue Mitarbeiter, sobald diese bei Arriva eintreten, zur Teilnahme an der obligatorischen Schulung). Und aufgrund des Zeitraums von vier Wochen versendet das System zudem automatisch Erinnerungen sowohl an den einzelnen Lernenden als auch an dessen Vorgesetzten bezüglich des Compliance-Status.

Da Arriva auf dem europäischen Markt tätig ist, hat das Unternehmen zudem in hohem Maße von den mehrsprachigen Funktionen von Totara profitiert, die es ermöglichen, dieselben Compliance-Inhalte bereitzustellen und den Mitarbeitern in verschiedenen Ländern gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, ihre bevorzugte Sprache auszuwählen. Die Automatisierung des Compliance-Prozesses und die Einführung von Tests in der jeweiligen Landessprache haben zu enormen Kosteneinsparungen und einer höheren Erfolgsquote geführt.

Arriva nutzt das System nicht nur zur Bereitstellung der Schulungsunterlagen, sondern auch zur Speicherung der daraus resultierenden Daten und hat zu diesem Zweck eine Integration zwischen Totara und seinem Management-Informationssystem eingerichtet. Dadurch kann Arriva mit Totara Learn lokalisierte Dashboards erstellen, die wichtige Kennzahlen wie die prozentualen Abschlussquoten für jeden Geschäftsbereich hervorheben. So können die Compliance-Beauftragten in den verschiedenen Geschäftsbereichen von Arriva sowie die einzelnen Führungskräfte den Fortschritt ihrer Teams verfolgen und klar erkennen, welche Mitarbeiter die Schulung abgeschlossen haben, diejenigen, die in Verzug sind, die noch nicht begonnen haben usw. Dies hat dazu geführt, dass die Compliance-Raten gestiegen sind, während der Zeitaufwand des Managements für die Verwaltung der Schulungen deutlich gesunken ist.

Da die vier Schulungsprogramme verpflichtend sind, ist die Möglichkeit, über den Abschluss der Schulungen Bericht zu erstatten, von entscheidender Bedeutung. Ein unschätzbarer Vorteil für die Personalentwicklungsabteilung ist die Automatisierung der Lösung sowie die Möglichkeit, auf einfache Weise ein nachprüfbares und leicht zugängliches Verzeichnis aller von den Mitarbeitern absolvierten Schulungen zu führen.

Ergebnisse

Durch den Einstieg mit einer kleinen und zielgerichteten Lösung hat Arriva Learning mittlerweile erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen. Dank dieser Initiative, Totara Learn für die Compliance-Einführungsschulungen ihrer Mitarbeiter einzusetzen, verfügt Arriva nun über eine leistungsstarke neue Lernstrategie, die es den Lernenden ermöglicht, sich schnell mitden Compliance-Zielen von Arriva vertraut zu machen. Seit der Inbetriebnahme des Systems im Jahr 2018 wurden die vier Compliance-Module, die in 14 verschiedene Sprachen übersetzt wurden, insgesamt 59.409 Mal abgeschlossen.

Die Totara-Lösung befindet sich nun in der dritten Version ihrer digitalen Lernmodule, wobei derzeit eine vierte Version entwickelt wird. Mit jeder neuen Version möchte Arriva Learning einen weiteren Schritt nach vorne machen, was neue, ansprechende Inhalte und verbesserte Systemfunktionen angeht, und dabei die neuen Funktionen von Totara nutzen, um seinen Mitarbeitern kontinuierlich ein zeitgemäßes Lernerlebnis zu bieten.

Partner-Update: Zum Zeitpunkt der Fertigstellung dieses Projekts arbeitete Arriva mit Hubken als Totara-Partner zusammen. Arriva wird nun unterstützt von Denken Sie an das Lernen.

Allein durch die Automatisierung der CSV-Aktualisierungen lässt sich mindestens eine Stunde Verwaltungsaufwand pro Woche einsparen. Die Teams von Arriva Learning können sich nun auf Strategie und langfristige Planung konzentrieren, anstatt sich mit einer Vielzahl von Verwaltungs- und Supportaufgaben zu beschäftigen.

Die Nutzung des Arriva Learning-Systems ermöglicht eine weitaus bessere Kontrolle und vermittelt ein Gefühl von größerer Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zum bisherigen Ansatz. Das System ist übersichtlich gestaltet und lässt sich aus Sicht der Systemadministratoren bei auftretenden Problemen leicht beheben.

Aufgrund der Natur von Compliance-Schulungen gilt meist: Keine Nachrichten sind gute Nachrichten. Die Mitarbeiter von Arriva stehen in ihren jeweiligen Funktionen unter Zeitdruck. Dass die Schulungen bei den Zehntausenden von Mitarbeitern, die ihre Compliance-Schulung über das System absolviert haben, mit minimalem Support und ohne Beschwerden abgeschlossen wurden , zeigt deutlich, dass die Plattform und die Module zugänglich und leicht zu bedienen sind – ein voller Erfolg.

Darüber hinaus stößt das auf Totara basierende System auch aus Sicht der Endnutzer auf überwältigend positive Resonanz. Arriva Learning erhält regelmäßig positives Feedback zu den Inhalten und der Benutzerfreundlichkeit seiner Kurse, sei es in Form von E-Mails von Mitarbeitern oder in Bewertungen von Compliance-Managern und Führungskräften.

„In erster Linie ist Arriva Learning stets kompatibel mit SCORM-Standards, die von Drittanbietern entwickelt wurden; es gibt keine Probleme hinsichtlich der Funktionalität, was uns die Gewissheit gibt, moderne und ansprechende Kurse zu beschaffen bzw. zu erstellen. Dank der Mehrsprachigkeitsfunktion kann eine Lernseite mit allen Sprachen integriert erstellt werden, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Ebenso lässt sich bei der Einrichtung eines Programms für Lernende die direkte Kommunikation mit dem Benutzer in dessen Muttersprache einrichten. Diese Funktion eignet sich perfekt für Compliance-Erinnerungen und Benachrichtigungen, da sie auch so konfiguriert werden kann, dass sie innerhalb bestimmter, benutzerdefinierter Parameter abläuft, z. B. eine Woche nach der Kursanmeldung oder über den Alert-Manager usw.“

„Die Zielgruppenfunktion ermöglicht es zudem, bestimmte Mitarbeitergruppen gemeinsam in bestimmte Lernpakete einzubinden, wodurch maßgeschneiderte, personalisierte Auffrischungsmaterialien bereitgestellt werden können, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Dies verschafft uns ein höheres Maß an Kontrolle und verleiht dem Lernangebot einen professionelleren und zeitgemäßeren Charakter, da nicht alle Kollegen einfach nur denselben allgemeinen Kurs erhalten.“ – Samy Menad, Group Compliance Coordinator