Das Braemar Hospital reduziert Papierkram dank der benutzerfreundlichen Plattform Totara Learn

Das Braemar Hospital wurde 1926 gegründet und zählt zu den größten privaten Krankenhäusern Neuseelands. Es befindet sich im Besitz des Braemar Charitable Trust mit Sitz in Hamilton, Neuseeland.

Das Krankenhaus ist stolz darauf, innovativ zu sein und medizinischen Fachkräften modernste Einrichtungen und Instrumente zur Verfügung zu stellen. Im Braemar Hospital sind mehr als 100 erstklassige Fachärzte tätig, und die Teams führen jährlich etwa 10.000 chirurgische und medizinische Eingriffe durch.

Die Herausforderung

Die Durchführung, Verwaltung und Nachverfolgung klinischer und nichtklinischer Schulungen in allen Bereichen der Organisation ist für die Einhaltung der erforderlichen Compliance-Standards im Gesundheitswesen am Braemar Hospital von entscheidender Bedeutung.

Die Organisation benötigte ein LMS, mit dem sich Schulungsprogramme verwalten und die Leistung sowohl von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen als auch von anderen Mitarbeitern an einem Ort nachverfolgen ließ. Vor der Einführung von Totara Learn wurden Schulungs- und Leistungsbeurteilungsunterlagen in der Organisation manuell geführt. Dies erschwerte die Nachverfolgung und Zusammenstellung von Abschlussfortschritten und Unterlagen, wenn diese von externen Prüfern angefordert wurden.

Die Lösung

Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens entschied sich das Braemar Hospital für Totara Partner LearningWorks zur Implementierung des Totara Learn LMS. LearningWorks leitete den Prozess mit einer Bedarfsanalyse ein, die gemeinsam mit dem Kunden mithilfe von Google Forms durchgeführt wurde.

Das daraus resultierende Discovery-Dokument enthielt eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse dieses Prozesses sowie des erwarteten Lernverlaufs. Diese ersten Erkenntnisse bildeten für LearningWorks eine solide Grundlage, um gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung zu erarbeiten, die sich nahtlos in die bestehende Organisationshierarchie und die bestehenden Prozesse einfügt.

So stellte LearningWorks beispielsweise fest, dass zunächst ein Import der Personaldaten erforderlich war, um die Mitarbeiter nach Abteilungen und Positionen zu gliedern. Diese Erfassungsdaten lieferten die Hierarchie für die Benutzer und halfen dem Team bei der Einrichtung von Berichten und Dashboards.

Die Anmeldeseite wurde im Interesse der Benutzerfreundlichkeit sehr übersichtlich gestaltet und auf vollständige Kompatibilität mit Mobilgeräten und Tablets überprüft.

Das Haupt-Dashboard verfügt über einen individuell angepassten Nachrichtenbereich, in dem den Mitarbeitern die neuesten Nachrichten angezeigt werden, sowie über einen Schieberegler darüber, mit dem bestimmte Funktionen und Bereiche der Website hervorgehoben werden können. Das Manager-Dashboard dient dazu, Berichte anzuzeigen, anhand derer der Manager den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen kann.

Das Braemar Hospital nutzt die Funktion „Dynamische Zielgruppen“, um die Fortbildung zu organisieren. Es wurden Zielgruppen eingerichtet, um die einzelnen Pflegeberufsgruppen zu verwalten und ihnen Ziele, Fortbildungspläne und Kurse zuzuweisen. Wenn beispielsweise eine Pflegekraft in die Abteilung für Akutversorgung wechselt, wird ihr automatisch ein Fortbildungsplan mit den erforderlichen Fortbildungsprogrammen zugewiesen, die sie absolvieren muss.

Durch diesen geschickten Einsatz dynamischer Zielgruppen konnten bei der Verwaltung der Lehrveranstaltungen erhebliche Zeitersparnisse erzielt werden.

Die Fortschritte bei der Einführung von Blended Learning im gesamten Unternehmen sind beeindruckend. Bereits fünf Monate nach Einführung des Systems werden Kompetenzen, Zertifizierungen und Ziele genutzt, um die Pflegekräfte während ihres gesamten Lernprozesses zu begleiten und sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Zertifizierungen fristgerecht abschließen.

Diese wurden mit Berichten für Führungskräfte verknüpft, sodass die Mitarbeiter benachrichtigt werden, wenn Aufgaben anstehen, und darüber informiert werden, was sie tun müssen, um die einzelnen Abschnitte abzuschließen.

Da alle Mitarbeiter des Unternehmens den jährlichen Brandschutzkurs absolvieren müssen, wurde dieser als „Zertifikat“ eingerichtet, wodurch automatisch eine jährliche Erinnerung an alle versendet wird, die diesen Kurs absolvieren müssen.

Josleen Itayi, Ausbilderin für perioperative Pflege und PDRP-Koordinatorin, nutzt Totara Learn, um Pflegekurse zu erstellen und mit H5P erstellte Lektionen einzubinden. LearningWorks stellte dem Braemar-Team eine Anleitung dazu zur Verfügung.

Es wurde ein Bibliotheks-Dashboard eingerichtet, um benutzerdefinierte Inhalte bereitzustellen, die in klinische und nicht-klinische Themen unterteilt sind. Das Layout der Seite wurde angepasst, um sie für Pflegekräfte, die auf diese Informationen zugreifen müssen, übersichtlich zu gestalten.

Um Prozesse weiter papierlos zu gestalten, hat LearningWorks außerdem das Plugin „On-the-Job Training“ (OJT) in Totara Learn integriert, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Braemar Hospital revolutioniert hat. Nun können die Mitarbeiter online einsehen, welche Schritte bereits abgeschlossen sind, und die Vorgesetzten erhalten Benachrichtigungen und können Notizen hinzufügen, sobald die Mitarbeiter das Programm abgeschlossen haben.

Die Einführung von Totara Learn hat nicht nur die Vermittlung von Lerninhalten beeinflusst, sondern die Organisation hat auch die Funktion „Performance Management“ implementiert, um die Verwaltung von Leistungsbeurteilungen online abzuwickeln.

Dadurch wurden Papierunterlagen abgeschafft, und der Prozess wurde dadurch verbessert, dass Mitarbeiter und Führungskräfte entsprechend den einzelnen Phasen des Entwicklungszyklus aufgefordert werden, ihre Leistungsnachweise zu aktualisieren, und beide Seiten diese regelmäßig aktualisieren können; eine erhebliche Verbesserung gegenüber einem jährlichen papierbasierten Verfahren, bei dem Unterlagen abgelegt und oft erst nach zwölf Monaten wieder eingesehen werden.

In Zusammenarbeit mit dem Braemar-Team integrierte LearningWorks zudem ein E-Portfolio auf Basis von Mahara zur Verwaltung der PDRP-Portfolios (E-Portfolios für Pflegekräfte) und richtete einen entsprechenden Einreichungsprozess ein. Mahara wurde mit neun „intelligenten Nachweisbereichen“ eingerichtet, die es ermöglichten, die PDRP-Portfolios nach den einzelnen Bereichen zu unterteilen, sodass die an der Erstellung der Arbeiten Beteiligten die Einreichungen verwalten konnten.

„Wir sind stolz darauf, über ein LMS zu verfügen, das die Bereitstellung, Verwaltung und Nachverfolgung der Weiterbildung, Entwicklung und Leistung unserer Mitarbeiter an einem einzigen Ort ermöglicht. Führungskräfte haben nun einen Überblick über die Fortschritte ihrer Mitarbeiter bei der Weiterbildung sowie über die Einhaltung von Vorschriften. ‚Einfach und unkompliziert‘ – so lautete das Feedback unserer Mitarbeiter bei der Einführung des Systems im Juli 2018.“

Die Ergebnisse

Es gibt eine Reihe von Aspekten, in denen das Braemar Hospital bereits nach nur fünf Monaten erhebliche Vorteile durch die Einführung von Totara Learn verzeichnen konnte;

• Verringerung der Präsenzschulungszeit durch den Einsatz von Online-Kursmaterialien, die vor Beginn der praktischen Präsenzschulung absolviert werden müssen
• Effizienzsteigerungen im Verwaltungsbereich durch den Einsatz intelligenter Funktionen wie Lernpläne, Zielgruppen und Zertifizierungsfunktionen zur Automatisierung der Zuweisung erforderlicher Schulungen zu bestimmten Rollen innerhalb der Organisation
• Mehr Übersicht und Transparenz über den Fortbildungsfortschritt im gesamten Unternehmen durch eine bessere Zentralisierung und Sicherung der Fortbildungsdaten
• Führungskräfte erhalten Benachrichtigungen über Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter
• Verbesserung des Leistungsbeurteilungsprozesses durch häufigere Rückmeldungen und Kommentare aller Beteiligten
• Unternehmensweite Fortschrittsberichte, die der Geschäftsleitung sowie für Prüfungszwecke zur Verfügung stehen.

Das Braemar-Team möchte sich mit komplexeren Berichten befassen, um die Rechnungsprüfung und andere Entscheidungsprozesse im gesamten Unternehmen noch besser zu unterstützen; das Team plant, den kostenlosen Kurs zum Thema „Berichterstellung“ der Totara Academy zu absolvieren, um mehr über dieses Thema zu erfahren.