Automatisierte Übernahme von Personaldaten in Totara, Integration mit PowerBi und dem NHS ESR

Diese Kundenreferenz wurde ursprünglich von Chambury Learning bereitgestellt, das nun zu Think Learning gehört, nachdem der Übernahme durch Totara im Jahr 2024 beider in Großbritannien ansässigen Partner.

Der UCLH (University College London Hospitals NHS Foundation Trust) mit Sitz im Herzen von London ist einer der größten NHS-Trusts im Vereinigten Königreich und bietet erstklassige Akut- und Fachbehandlungen an.

Unsere Mission ist es, eine erstklassige Patientenversorgung, eine hervorragende Ausbildung und Forschung auf Weltniveau zu gewährleisten.

In Zusammenarbeit mit dem University College London (UCL) sind wir eines der fünf umfassenden biomedizinischen Forschungszentren des Landes. Wir sind Mitglied von UCL Partners, einem Zusammenschluss einiger der weltweit renommiertesten medizinischen Forschungszentren und Krankenhäuser Großbritanniens.

Die Herausforderung

UCLH stand vor der Herausforderung, die Benutzerdaten in Totara auf dem neuesten Stand zu halten, indem diese mit dem NHS ESR synchronisiert wurden. Diese Synchronisierung gewährleistet die Genauigkeit der Daten in Power BI, wodurch die Einhaltung der CSTF-Pflichtschulungen täglich widergespiegelt wird.

Der Prozess umfasste die manuelle Extraktion von Datensätzen aus dem NHS ESR für 16.000 Mitarbeiter. Anschließend waren eine umfassende Datenbereinigung, Formatierung und manuelle Übertragungen in Totara erforderlich, was aufgrund des menschlichen Eingriffs ein hohes Fehlerrisiko mit sich brachte.

Da man bei UCLH den Bedarf an effizienteren Lösungen erkannte, strebte man eine Integration von Totara in andere interne Systeme an. Damit sollte der Synchronisationsprozess automatisiert, der manuelle Aufwand reduziert und die Datengenauigkeit verbessert werden.

Durch die Einführung eines integrierten Systems gewährleistet das UCLH einen nahtlosen Datenfluss zwischen ESR und Totara, was Echtzeit-Aktualisierungen der Personaldaten ermöglicht und eine genaue Berichterstattung über die Einhaltung der CSTF-Schulungsvorschriften gewährleistet. Diese strategische Initiative verringert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern optimiert auch die betriebliche Effizienz.

Die Lösung

Die Zusammenarbeit mit dem Workforce Intelligence-Team ermöglichte die Erstellung eines täglichen SQL-Berichts, der in Verbindung mit anderen internen Datenquellen die vollständige Automatisierung von Datenbereinigungsprozessen ermöglicht.

Dieser Ansatz gewährleistet, dass die Daten so genau wie möglich bleiben, wobei die Benutzerprofile mit Totara Audiences verknüpft sind, um die zugewiesenen Schulungen auf der Grundlage des Core Skills Training Framework (CSTF) – einer verbindlichen Vorgabe im gesamten NHS – vollständig abzubilden.

Um den Upload des Berichts in Totara zu automatisieren, ging das UCLH eine Partnerschaft mit Think Learning ein und implementierte deren Plugin für den automatisierten HR-Import. Diese Integration ermöglichte eine nahtlose tägliche Datenübertragung und stellte sicher, dass die Mitarbeiterprofile in Totara kontinuierlich mit den neuesten und korrekten Informationen aus dem ESR aktualisiert wurden.

Durch diese Umsetzung entfällt die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, wodurch Fehler bei der Dateneingabe minimiert und die Genauigkeit gewährleistet werden. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und -korrektur wurde die Datenintegrität erheblich verbessert. Dadurch wurde zudem sichergestellt, dass die Auszüge direkt auf die Trust-Quellen verweisen und somit die Übereinstimmung mit der Trust-Struktur und den Hierarchien gewahrt bleibt.

Dies schafft eine zuverlässige Grundlage für die Entscheidungsfindung und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
Durch den Einsatz von Berichten konnte UCLH zuverlässig Daten generieren, die die Organisationshierarchie genau widerspiegeln, und so eine fundierte Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation in Bezug auf Aus- und Weiterbildung ermöglichen.

Darüber hinaus hat das UCLH die bidirektionale automatisierte ESR-Schnittstelle von Think implementiert, die in direkter Zusammenarbeit mit dem NHS England entwickelt wurde und die Übertragung von CSTF-Daten (obligatorische Schulungen) für Mitarbeiter ermöglicht, die die Anforderungen bereits bei anderen NHS-Organisationen erfüllt haben. Dies verbessert die Genauigkeit und Vollständigkeit der Schulungsunterlagen für Mitarbeiter in Totara weiter und stellt sicher, dass z. B. medizinisches Personal, das die Anforderungen bereits bei anderen NHS-Trusts erfüllt hat, seine Aufgaben wahrnehmen kann, ohne die Compliance-Schulung wiederholen zu müssen, wodurch mehr Zeit für die Patienten bleibt.

Durch den Einsatz integrierter Lösungen ist das UCLH in der Lage, Daten aus einer PostgreSQL-Replik-Datenbank, die parallel zu Totara betrieben wird, in das Datenberichtsystem Power BI zu exportieren. Dies ermöglicht Führungskräften im gesamten Unternehmen den Zugriff auf aktuelle und präzise Daten, was eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützt und sicherstellt, dass gesetzliche Anforderungen effektiv erfüllt werden.

Die Ergebnisse

Die Umsetzung war für das UCLH ein großer Erfolg. Totara wird nun täglich mit aktuellen Benutzerdaten gepflegt, einschließlich genau zugewiesener CSTF-Schulungsanforderungen, die auf die jeweiligen Rollen abgestimmt sind. Die Führungskräfte profitieren von einer genauen Übersicht über ihre Teams, was eine effektive Ressourcenzuweisung ermöglicht.

Die Automatisierung ermöglicht die tägliche Erstellung neuer Benutzerkonten und erleichtert Onboarding-Prozesse , die bereits sechs Wochen vor dem Starttermin stattfinden, was die Effizienz steigert und den Verwaltungsaufwand verringert.

Die Möglichkeit, Schulungen zu exportieren Schulungsdaten täglich in Power BI zu exportieren, verschafft Entscheidungsträgern umsetzbare Erkenntnisse. Der Echtzeit-Einblick in die Einhaltung von Schulungsvorschriften ermöglicht proaktive Maßnahmen und stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Prozesse führt zu einer deutlichen Verbesserung der Datengenauigkeit, der betrieblichen Effizienz und der Entscheidungsfähigkeit.

Durch die Einrichtung einer gemeinsamen Datenquelle konnten wichtige eindeutige Identifikatoren integriert werden, die den Abgleich der Benutzerdaten mit den zentralen Personaldaten erleichtern. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose Übertragung der Schulungsdaten vor dem Arbeitsantritt neuer Mitarbeiter, wodurch der Onboarding-Prozess optimiert und ein reibungsloser Übergang für neue Mitarbeiter gewährleistet wird.

Diese Integration erwies sich insbesondere für Gruppen von medizinischem und zahnmedizinischem Personal als vorteilhaft, da diese häufig innerhalb des NHS wechseln. Durch den Abgleich der Benutzerdaten mit ESR stellt das UCLH sicher, dass diese Mitarbeiter keine Schulungen wiederholen müssen, für die sie bereits zertifiziert sind. Damit wurde eine erhebliche Herausforderung bei der Optimierung der Einarbeitungsprozesse für medizinisches und zahnmedizinisches Personal bewältigt, was letztlich zu einer Verbesserung der Nutzererfahrung und einer Verringerung des Verwaltungsaufwands führte.

Die Einführung automatisierter Prozesse hat zu erheblichen Zeitersparnissen und einer Steigerung der betrieblichen Effizienz geführt:

Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung entfallen manuelle Dateneingaben und Abgleichaufgaben weitgehend. Dadurch wurden administrative Ressourcen freigesetzt, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Wegfall redundanter Schulungen: Neue Mitarbeiter, die bereits Schulungen bei anderen NHS-Organisationen absolviert haben, müssen diese nicht mehr in der vorgeschriebenen Häufigkeit wiederholen. Dies gewährleistet eine effizientere Einarbeitung und vermeidet unnötige Doppelarbeit.

Verbesserte Compliance-Berichterstattung: Durch die Automatisierung des Exports von Compliance-Daten in Power BI lassen sich Live-Berichts-Dashboards erstellen, was Zeit spart und zudem Echtzeit-Einblicke in die Compliance-Daten ermöglicht – für fundiertere Entscheidungen und proaktive Maßnahmen.

Insgesamt verdeutlichen diese Verbesserungen den tiefgreifenden Einfluss der Automatisierung auf die betriebliche Effizienz und das Compliance-Management am UCLH.