Wie Talentenregio mit Totara Learn das Lernen für 27 staatliche Organisationen vereinheitlicht hat

Talentenregio ist ein Zusammenschluss von 27 staatlichen Organisationen in den niederländischen Provinzen Overijssel, Drenthe, Gelderland und Flevoland. Im Mittelpunkt stehen die Weiterentwicklung und die Arbeitszufriedenheit von 12.000 Mitarbeitern, damit diese einen positiven Beitrag für alle Einwohner und die Gesellschaft insgesamt leisten können.

Die Herausforderung

Talentenregio bietet ein breites und vielfältiges Leistungsspektrum mit den Schwerpunkten Weiterbildung, Entwicklung und Zusammenarbeit im öffentlichen Sektor. Mitarbeiter von Mitgliedsorganisationen können an Ereignissen, Webinaren, Schulungen und Weiterbildungsprogrammen teilnehmen. Talentenregio betreibt zudem ein eigenes Traineeprogramm, fördert die berufliche Mobilität und unterhält eine regionale Jobbörse. Die Organisation unterstützt eine Reihe von beruflichen Netzwerken, deren Schwerpunkt auf Wissensaustausch und Zusammenarbeit liegt, und über das regionale Coaching-Netzwerk erhalten Mitarbeiter Zugang zu persönlicher Beratung und Weiterentwicklung.

Eine vielfältige Gruppe von Organisationen nutzt diesen gemeinsamen Ansatz aktiv, darunter die Provinz Overijssel, 21 Gemeinden in und außerhalb von Overijssel, ONS, Tiem Zwolle, die Sicherheitsregion IJsselland und der Omgevingsdienst IJsselland. Gemeinsam bündeln sie ihre Kräfte, um die Talentförderung, den Wissensaustausch und die nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit in der gesamten Region zu stärken.

Auf der Suche nach einer vielseitigen Lernplattform

Um das Lernen und die Weiterentwicklung zu fördern, machte sich Talentenregio auf die Suche nach einer Lernplattform, die einer Vielzahl von Anforderungen gerecht werden konnte. Das neue System musste neben Online-Kursen auch ein umfangreiches Angebot an Präsenzschulungen unterstützen. Zudem war es von entscheidender Bedeutung, dass jede Mitgliedsorganisation die zentrale Plattform nutzen und gleichzeitig maßgeschneiderte Schulungen für ihre eigenen Mitarbeiter in ihrer eigenen Corporate Identity anbieten konnte.

Darüber hinaus sollte die Plattform die Vernetzung zwischen den Organisationen unterstützen und fördern. Nach einer gründlichen Marktanalyse entschied sich Talentenregio für Totara und UP Learning.

Die Lösung

Das Ziel von Talentenregio ist es, dass die Mitarbeiter der teilnehmenden Organisationen aktiv lernen und über die vorgeschriebenen Schulungen hinausgehen. Das zweite Ziel besteht darin, dass bis 2029, fünf Jahre nach dem Start, 50 % der Organisationen das auf Totara basierende „Talentenregio Ontwikkel Plein“ (TOP) nutzen werden. Mit einer klaren Vision und Strategie ist Talentenregio auf dem besten Weg, dieses Ziel zu erreichen.

Eine geschickte Kombination aus Standard- und maßgeschneiderten Schulungen

Talentenregio ermöglicht es den Mitgliedsorganisationen, neben dem gemeinsamen Katalog auch eigene, maßgeschneiderte Schulungen anzubieten. Die mandantenfähige Struktur von Totara macht dies möglich. Die Begeisterung für diesen Ansatz ist so groß, dass Organisationen zunehmend ihr eigenes Learning-Management-System (LMS) durch Totara ersetzen. Zu den Vorteilen gehört unter anderem die Möglichkeit, alle Fortbildungs- und Weiterbildungsmaßnahmen an einem Ort zu bündeln.

Von der Einarbeitung bis zur Talentförderung

Von der Einarbeitung und Schulungen zur Arbeit in einer dezentralen Verwaltung bis hin zu Kursen zur persönlichen Effektivität und Talentförderung läuft alles über eine einzige zentrale Lernplattform. Gleiches gilt für die Vernetzung innerhalb der für den jeweiligen Mitarbeiter relevantesten Gruppen. Dass dies die Lernbereitschaft fördert, zeigt sich an der Anzahl der über die Pflichtschulungen hinaus absolvierten Fortbildungen sowie an den zahlreichen Netzwerkgruppen, in denen aktiv Wissen ausgetauscht wird.

Arbeitgeber behalten die Kosten im Blick

Alle 12.000 Mitarbeiter der verschiedenen Organisationen haben Zugang zum Fortbildungskatalog von Talentenregio, der größtenteils aus Präsenzkursen besteht. Die Teilnehmer melden sich über die Seminar-AktivitŠt in Totara an. Da sie dabei direkt ihren gewohnten Hauptbuchcode eingeben, behält jeder Arbeitgeber den Kosten Überblick.

Arbeitsbereiche zum Austausch von Wissen und Trends

Neben der Bündelung aller Lernaktivitäten an einem Ort werden die Nutzer dazu eingeladen, über Netzwerkgruppen mit Kollegen aus ähnlichen Organisationen in Kontakt zu treten. Diese speziellen digitalen Räume sind für die 27 Mitgliedsorganisationen zum zentralen Ort für den Austausch von Wissen und Trends geworden.

Die Auszubildenden lernen sich kennen

Jedes Jahr empfängt Talentenregio mehrere Gruppen von Praktikanten, die in den verschiedenen Organisationen tätig sind. Totara vermittelt ihnen einen Überblick über alle Schritte dieses jährlichen Programms. Über die Plattform werden die Praktikanten dazu eingeladen, gemeinsam an Zuordnungen zu arbeiten, und sie pflegen über Netzwerkgruppen den digitalen Kontakt untereinander. Dies fördert die Zusammenarbeit bereits in einer frühen Phase und sorgt dafür, dass die Teilnehmer auch lange nach Ende des Praktikums problemlos miteinander in Verbindung bleiben.

Organisationen entwickeln sich gemeinsam

Die Organisationen arbeiten eng zusammen, um E-Learning-Module zu entwickeln, die für alle relevant sind. Durch diese Zusammenarbeit muss niemand alles von Grund auf neu entwickeln, und die Qualität des Angebots steigt deutlich an. Da Talentenregio keine standardisierten Inhalte einkauft, erkennen die Mitarbeiter diese als „ihr eigenes Lernmaterial“ an und sind eher bereit, die Schulungen zu absolvieren.

Die „Talentenregio“ wächst weiter

Jeden Monat veranstaltet Talentenregio ein Treffen mit allen Nutzern, um Anregungen für die zukünftige Weiterentwicklung zu sammeln und eine Diskussion darüber zu führen, wie bestimmte Funktionen genutzt werden. Die Filterfunktion ist ein Beispiel dafür: Die Filter im Katalog müssen für alle relevant sein, und durch gegenseitige Abstimmung funktioniert dies außerordentlich gut. Diese Treffen stärken zudem den Zusammenhalt zwischen den Mitgliedsorganisationen, während Totara kontinuierlich optimiert wird. Infolgedessen wird der Beitritt als Mandant für andere attraktiver, und Talentenregio übernimmt eine immer wichtigere Rolle als bevorzugter Partner für Weiterbildung und Entwicklung in der Region.

Die Ergebnisse

Bevor TOP (Talentenregio Ontwikkel Plein) eingeführt wurde, erfolgte die Verwaltung der Lernprozesse im gesamten Netzwerk ausschließlich manuell in Excel-Tabellen. Dies war ein zeitaufwändiger, fehleranfälliger Prozess ohne zentralen Überblick.

TOP hat dies grundlegend verändert. Die auf Totara basierende Plattform dient nun als gemeinsame Lerninfrastruktur für 27 staatliche Organisationen in den Provinzen Overijssel, Drenthe, Gelderland und Flevoland und unterstützt die berufliche Weiterentwicklung von 12.000 Mitarbeitern.

Annahme und Integration

Mit 22 aktiven SSO-Verbindungen zeigen 81 % der Mitgliedsorganisationen, dass sie TOP als Teil ihrer eigenen Organisation betrachten und sich mit Talentenregio verbunden fühlen.

Effizienz und Geschwindigkeit

Eine Standard-LMS-Implementierung dauert in der Regel mindestens drei Monate, doch mit TOP können Organisationen bereits innerhalb von vier Wochen voll einsatzfähig sein : eine Zeitersparnis von 75 %. Ein formelles Ausschreibungsverfahren ist nicht mehr erforderlich, da Organisationen einfach TOP beitreten können, was die Einstiegshürde erheblich senkt. Im ersten Jahr sind bereits zwei Organisationen von einem bestehenden LMS zu TOP gewechselt, und zwei Organisationen ohne LMS sind als neue Mitglieder beigetreten.

Qualität und Professionalisierung

Die früher manuell durchgeführten Verwaltungsaufgaben sind nun vollständig automatisiert: Anwesenheitserfassung, Ausstellung von Zertifikaten und Kommunikation laufen als reibungsloser, integrierter Prozess ab. Mitgliedsorganisationen haben nun in Echtzeit Einblick in die Teilnahme ihrer Mitarbeiter an Schulungen. Die Plattform fördert zudem das soziale Lernen durch Netzwerkgruppen und regt Organisationen zur Zusammenarbeit im Bereich Weiterbildung und Entwicklung an. Durch die gemeinsame Entwicklung von E-Learning-Kursen muss das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden.

Wachstumsverlauf

Da bereits zwei Organisationen aktiv sind – darunter eine, die von einem anderen LMS migriert wurde –, zwei weitere Organisationen in Kürze den Betrieb aufnehmen werden und sechs Organisationen sich in aktiven Sondierungsgesprächen befinden, wird TOP dieses Fünfjahresziel voraussichtlich deutlich vor dem geplanten Termin erreichen.