Wie die Bayernwerk Akademie mit Totara Learn eine umfassende Lernplattform für das Unternehmen aufgebaut hat

Die Bayernwerk Akademie GmbH ist das Wissenszentrum der Bayernwerk-Gruppe (E.ON) – gegründet im Jahr 2024 und fest in Bayern verwurzelt.

Die Akademie organisiert und führt derzeit Personal- und akademische Fortbildungen für Mitarbeiter der Gruppe, Partnerunternehmen, Auftragnehmer, Dienstleister, Studierende, Auszubildende und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes durch.

Die Herausforderung

Der Netzbetrieb von Bayernwerk stützt sich auf ein breit gefächertes Netzwerk aus internen und externen Akteuren, die kritische Infrastruktur in den Bereichen Strom, Gas und Mobilität betreiben. Alle Arbeiten an unter Spannung stehenden Anlagen erfordern nachgewiesene technische Qualifikationen – daher ist die Einsatzbereitschaft des Personals nicht nur eine betriebliche Priorität, sondern auch eine Frage der Sicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Die Zahlen sprechen für sich: Im Jahr 2022 beschäftigte die Organisation rund 3.000 Mitarbeiter , muss ihre Belegschaft jedoch bis 7.000 Mitarbeiter bis 2030. Externe Partnerunternehmen – die für Bau und Instandhaltung zuständig sind – müssen ihre Zahl an qualifizierten Mitarbeitern im gleichen Zeitraum verfünffachen. Gleichzeitig wächst die physische Infrastruktur rasant: Die Zahl der Umspannwerke muss sich von 290 auf über 700 bis 2028, und die monatlichen Anträge auf Photovoltaik-Anschlüsse sind stark angestiegen. Die Energiewende in Deutschland ist kein Zukunftsereignis; sie übt bereits jetzt erheblichen Druck auf die Personalkapazitäten aus.

Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der dezentralen Struktur des Bayernwerk Netz mit regionalen Bezirken und Kundenzentren in ganz Bayern. Jede Lösung müsste einheitliche Qualifikationsstandards und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften an allen verteilten Standorten und für alle Zielgruppen konsequent durchsetzen.

Doch bevor die Bayernwerk Akademie im Jahr 2024 gegründet wurde, gab es kein solches System. Die Schulungen stützten sich auf isolierte Tabellenkalkulationen, manuelle Buchungsprozesse und papierbasierte Aufzeichnungen. Es gab kein Lernmanagementsystem (LMS), keine strukturierte Nachverfolgung von Kompetenzen und keine zuverlässige Möglichkeit, Kompetenzlücken zu erkennen – geschweige denn, diese in großem Maßstab zu schließen.

Der Bedarf war klar: eine Plattform zur Verwaltung von Weiterbildung, technischen Qualifikationen und Seminarlogistik im gesamten Unternehmensverbund, auf der Kompetenzen sichtbar, nachverfolgbar und überprüfbar sind.

Die Lösung

Die Bayernwerk Akademie hat gemeinsam mit ihrem Umsetzungspartner LearnChamp eine umfassende Unternehmenslernplattform auf Basis von Totara aufgebaut – diese wurde von Grund auf mit einem strukturierten Kompetenz- und Qualifikationsmanagement konzipiert, um sicherzustellen, dass nur geprüfte, qualifizierte Personen kritische Arbeiten an unter Spannung stehenden Anlagen durchführen dürfen.

Die Grundlage bildet die Multi-Tenant-Architektur von Totara, die durch 22 maßgeschneiderte Pluginserweitert wurde. Die Mandanten umfassen die Akademie selbst, das Technical Training Centre (TTC), externe Kunden und Partnerunternehmen, System- und Prozessschulungen, Inhalte zu Gesundheit und Sicherheit sowie weitere Unternehmen der E.ON-Gruppe. Jeder Mandant verfügt über eigene Kurse und Rechte, während die zentrale Aufsicht beim Akademie-Team verbleibt. Die Lernenden erleben eine einheitliche Umgebung, während die Administratoren von einer präzisen Trennung von Inhalten und Zugriffsrechten profitieren.

Vier organisatorische Hierarchien spiegeln das gesamte Ökosystem wider: das Bayernwerk Netz, Partnerunternehmen, Drittorganisationen wie Kommunen und Energieversorger sowie die Bayernwerk AG mit ihren Tochtergesellschaften und den E.ON-Tochtergesellschaften. Über 150 dynamische Zielgruppenregeln steuern den Zugang zu Kursen und Qualifikationen auf der Grundlage der Organisationszugehörigkeit, der Position und des Erfüllens von Voraussetzungen und automatisieren so die Nutzersegmentierung, die Anmeldungen und die Sichtbarkeit auf Skala. Mitarbeiter von Partnerunternehmen können den Plattformzugang selbstständig über einen maßgeschneiderten Workflow zur Selbstregistrierung und Genehmigung beantragen.

Ein maßgeschneidertes Plugin zur Verwaltung des Kompetenzerwerbs überwacht den Fortschritt, während die Erstellung von Zertifikaten auf Skala und die Nachverfolgung des Abschlusses auf Skala nachprüfbare Qualifikationsnachweise liefern – unerlässlich, da jeder Techniker, der an unter Spannung stehenden Anlagen arbeitet, über aktuelle, nachweisbare Zertifizierungen verfügen muss. Manager und Administratoren erhalten durch spezielle Dashboards und maßgeschneiderte Berichte vollständige Transparenz über die Einsatzbereitschaft der Belegschaft, den Qualifikationsstatus und Qualifikationslücken.

Das Seminar- und Schulungsmanagement wurde vollständig digitalisiert, wobei die manuelle Buchung durch strukturierte Arbeitsabläufe für die Terminplanung, die Anmeldung und die Teilnahmeerfassung sowohl für Präsenz- als auch für digitale Formate ersetzt wurde. LearnChamp entwickelte maßgeschneiderte Erweiterungen für Präsenzveranstaltungen sowie ein spezielles TTC-Plugin zur Anmeldung, um die Buchungslogik des Technical Training Centre abzubilden – einschließlich Voraussetzungen, Kapazitätsmanagement, Wartelisten und Terminkonflikten.

Totara verknüpft den Abschluss von E-Learning-Kursen, Seminaren und Blended-Learning-Aktivitäten direkt mit den erworbenen Kompetenzen und operativen Rechten – angepasst an eine dezentrale, über ganz Bayern verteilte Organisation.

Das Ergebnis ist ein einheitliches, nachprüfbares Aufzeichnungssystem, das über alle Grenzen der Organisationen hinweg einheitliche Qualifikationsstandards und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet.

Die Ergebnisse

Seit ihrer Einführung Anfang 2024 ist die Plattform rasant gewachsen – und die Zahlen spiegeln dies wider.

Die Bayernwerk Akademie betreut mittlerweile rund 9.400 aktive Nutzer in 873 Organisationenund verbindet:

• 298 interne Geschäftseinheiten
• 221 Partnerunternehmen
• 294 externe Organisationen
• 60 Tochtergesellschaften der Bayernwerk AG und verbundene Unternehmen von E.ON

…alles in einem einzigen System als Primärquelle.

Qualifizierung – schnell und auf Skala

Das deutlichste Vorher-Nachher-Ergebnis zeigt sich beim Qualifikationsdurchsatz.

Bisher wurden zertifizierte Industriemeister im Rahmen eines hierarchischen Nominierungsverfahrens ausgewählt, wodurch lediglich 20 bis 30 Kandidaten pro Jahr.

Heute ermittelt das Bayernwerk jährlich 140 Meisteranwärter – eine siebenfache Steigerung.

In Zusammenarbeit mit der IHK Regensburg wurde das Programm selbst von den üblichen auf nur neun Monate, was durch Plattformdaten ermöglicht wurde, die Aufschluss darüber gaben, über welche Kompetenzen die Kandidaten bereits verfügten.

Umgestaltung der Ausbildungsabläufe

Allein im allein im Jahr 2025erreichte die Plattform:

• 1.335 Seminar-Ereignisse
• Mehr als 23.000 Teilnehmeranmeldungen

Für das 2026wurden mehr als 1.000 Ereignisse sind bereits geplant.

Seit Bestehen der Plattform wurden mehr als 35.000 Teilnehmeranmeldungen wurden im Rahmen von 2.512 Seminare als Ereignissebearbeitet – und zwar ausschließlich über strukturierte digitale Arbeitsabläufe, die vollständig manuelle Prozesse ersetzt haben.

Ein erweitertes Unternehmen, das autark ist

Die Einbindung externer Partner, die zuvor unstrukturiert ablief, erfolgt nun nach einem standardisierten Workflow für die Selbstregistrierung und Genehmigung.

Partnerunternehmen und externe Organisationen greifen eigenständig auf die Plattform zu und melden Mitarbeiter für die erforderlichen Qualifikationen an, ohne dass ein manueller Eingriff seitens des Akademie-Teams erforderlich ist.

Einhaltung von Vorschriften und Prüfungsbereitschaft

Das Kompetenzrahmenwerk erfasst mehr als 100 Kompetenzen im gesamten Ökosystem.

Verifizierte Qualifikationen werden zentral erfasst, kontinuierlich nachverfolgt und stehen als nachprüfbare Nachweise zur Verfügung – eine FŠhigkeit, die es vor 2024 noch nicht gab.

Mit 165 benutzerdefinierten Berichtenkönnen Führungskräfte Qualifikationslücken erkennen, die Einsatzbereitschaft der Belegschaft überwachen und sicherstellen, dass nur zertifiziertes Personal für kritische Arbeiten an unter Spannung stehenden Leitungen eingesetzt wird.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die früher nur schwer nachzuweisen war, ist mittlerweile fester Bestandteil des täglichen Betriebs.

Eine Grundlage für die Energiewende

Die Plattform umfasst nun 362 Kurse, davon 159 davon dem Technischen Ausbildungszentrumund deckt 12 technische Qualifikationsbereiche, darunter Hochspannung (110 kV), Gas sowie akademische Ausbildungswege.

Was als Reaktion auf einen akuten Personalengpass begann, hat sich zu der Qualifizierungsinfrastruktur entwickelt, auf die sich das Bayernwerk stützt, um seine Belegschaft im Einklang mit der Skala des Netzausbaus weiterzuentwickeln.