Von manuell zu modern: Wie Catalyst IT, die neuseeländische Polizei und die H.W. Richardson Group gemeinsam am OJT-Plugin arbeiteten, um die Ausbildung zu revolutionieren

Catalyst IT ist auf freie und Open-Source-Technologien wie Totara spezialisiert. Wir sind Experten für die Implementierung und den Support des gesamten Funktionsumfangs von Totara.

Die Verwaltung von Leistungsbeurteilungen in großem Umfang stellt für jedes Unternehmen eine Herausforderung dar. Bei der neuseeländischen Polizei und der H.W. Richardson Group (HWR) erfolgte dieser Prozess manuell, war zeitaufwendig und papierbasiert – was den Fortschritt verlangsamte und den Einblick in die Entwicklung der Lernenden einschränkte.

Mithilfe von Totara und der Möglichkeiten der Open-Source-Zusammenarbeit haben sich die beiden Organisationen zusammengeschlossen, um einen besseren Weg zu finden.

Die Herausforderung

Die neuseeländische Polizei verwaltete Tausende von Bewertungen im Rahmen der betrieblichen Ausbildung (OJT) manuell. Dies führte zu administrativen Engpässen, Verzögerungen bei der Fortschrittsverfolgung und erschwerte es, klare Einblicke in die Leistungen der Auszubildenden zu gewinnen. Auch HWR – eines der größten Transportunternehmen Neuseelands – stützte sich auf manuelle Bewertungsprozesse und sah sich denselben Ineffizienzen gegenüber.

Beide Organisationen nutzten bereits Totara. Nachdem sie sich bei einer Veranstaltung der Totara-Anwendergruppe kennengelernt hatten, erkannten sie die Chance, eine gemeinsame Herausforderung mit einer gemeinsamen Lösung anzugehen.

Die Lösung

Catalyst baut auf den Funktionen von OJT auf:

1. Einrichtung der Funktion zur Angabe des Datums für die nächste Bewertung, wodurch wiederkehrende Qualifikationen ermöglicht werden. Das Datum kann als automatisches Standarddatum festgelegt oder individuell angepasst werden.
2. Durch die Umwandlung der Ergebnisse von binären in detaillierte Optionen konnten sie ihre bevorzugten Optionen hinzufügen, die den Lernenden angezeigt werden sollen. Diese Änderung verschafft den Lernenden einen tieferen Einblick in den aktuellen Stand ihres Lernprozesses.
3. Die Formatierung der Bewertungsseiten wurde aktualisiert, um ein modernes Erscheinungsbild zu erzielen. Durch die Übernahme dieser Formatierung in die gedruckte Version des Dokuments wurden sowohl die physische als auch die digitale Version zugänglicher.
4. Den Lernenden die Möglichkeit bieten, frühere Arbeiten einzusehen. Auf diese Weise haben die Lernenden Zugriff auf ihren gesamten Qualifikationsverlauf.
5. Site-Administratoren können nun bereits festgelegte Bewertungstermine bearbeiten. Ein Administrator kann nun die Termine für die „nächste Bewertung“ aktualisieren, falls diese falsch eingegeben wurden.
6. Erweiterung der in den Bewertungen verfügbaren Fragetypen. Anstelle von reinen Textfeldern und Checklisten wurde eine Skala hinzugefügt, aus der die Nutzer auswählen können.
7. Benutzer können festlegen, welche Bewertungen regelmäßig durchgeführt werden sollen und welche nicht. Sobald die Qualifikationen festgelegt sind, werden die Vorgesetzten benachrichtigt, wenn eine erneute Bewertung fällig ist.
8. Es wurde die Möglichkeit hinzugefügt, Berichte als CSV-Datei zu exportieren. Dank dieser zusätzlichen Funktion konnte die Polizei die Daten, einschließlich benutzerdefinierter Felder, in einer einzigen Datei zusammenfassen.
9. Die Plugin-Filter wurden verbessert, sodass unter „Lernende bewerten“ nun nur noch die Lernenden angezeigt werden können. Durch diese Filter wurde die Benutzererfahrung der Website verbessert, und den Verantwortlichen wurden nur noch die Personen angezeigt, die für sie relevant waren.
10. Die Statusangaben „Rot, Gelb, Grün“ (RAG) wurden in die Berichterstattung zum nächsten Bewertungstermin aufgenommen. Durch diese Aktualisierung wurde deutlich, welche Bewertungen anstehen und welche bereits überfällig sind.
    

Gemeinsam mit dem Totara-Partner Catalyst haben die neuseeländische Polizei und HWR ein erweitertes OJT-Plugin für Totara entwickelt. Das auf Open-Source-Prinzipien basierende Plugin entstand in einem iterativen, nutzerorientierten Prozess, bei dem das Feedback von tatsächlichen Ausbildern, Administratoren und Lernenden jede Entwicklungsphase maßgeblich mitgestaltete.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• Optimierte Terminplanung: Administratoren können wiederkehrende Bewertungen einrichten, Termine aktualisieren und Benachrichtigungen über anstehende Bewertungen erhalten.

• Flexible Formate: Die Bewertungen können Textfelder, Checklisten, Bewertungsskalen und vieles mehr umfassen – ganz je nachdem, was für die Schulung am besten geeignet ist.

• Echtzeit-Einblicke in den Lernfortschritt: Auszubildende und Prüfer können den Fortschritt auf einen Blick erkennen, wobei personalisierte Berichte den Entwicklungsbedarf aufzeigen.

• Rot-Gelb-Grün-Anzeigen (RAG): Visuelle Statusanzeigen erleichtern das Erkennen überfälliger oder anstehender Aufgaben.

• Benutzerfreundliche Berichterstellung: Exportieren Sie Berichte im CSV-Format, um die Analyse und die Nachverfolgung der Compliance zu vereinfachen.

• Moderne, benutzerfreundliche Oberfläche: Entwickelt für eine nahtlose Nutzung in digitalen und gedruckten Formaten.

Und da es sich um eine Open-Source-Lösung handelt, ist sie flexibel, skalierbar und für zukünftige Erweiterungen gerüstet.

Das Ergebnis

Für die neuseeländische Polizei hat das Plugin die Verwaltung von Fahrprüfungen grundlegend verändert – diese wurden vollständig auf Online-Verfahren umgestellt, wodurch der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert wurde.

„Die Zeitersparnis ist ein enormer Vorteil für unseren täglichen Betrieb, und dank des kooperativen Ansatzes verlief diese Umstellung reibungslos und effizient.“
— Ann-Marie Pickles, neuseeländische Polizei

Auch bei HWR waren die Auswirkungen sofort spürbar. Seit der Einführung im Dezember 2022 hat die Digitalisierung schätzungsweise 1.480 Stunden Verwaltungsaufwand eingespart – wodurch die Ausbilder nun mehr Zeit im Fahrerhaus mit den Fahrern verbringen können und weniger Zeit am Schreibtisch.

„Durch die Anpassungen der OJT-Maßnahmen haben wir sowohl für Fahrer als auch für Führungskräfte Echtzeit-Transparenz geschaffen. Catalyst hat eng mit uns zusammengearbeitet, um die komplexen Zusammenhänge zu verstehen und eine Lösung zu liefern, die funktioniert.“
— Raechel Hunt, Koordinatorin für Weiterbildung und Personalentwicklung, HWR

Entwickelt, um allen zugute zu kommen

Was als gemeinsamer Bedarf zweier Organisationen begann, entwickelte sich zu einem leistungsstarken Open-Source-Projekt, von dem nun die gesamte totara.community profitiert. Dies ist ein anschauliches Beispiel dafür, wie Zusammenarbeit und Offenheit zu intelligenteren und nachhaltigeren Schulungslösungen führen können.

Raechel sagte: „Wir haben Catalyst Fallstudien zur Verfügung gestellt, damit die Verbesserungen zweckmäßig gestaltet werden konnten. Catalyst hat sich die Zeit genommen, die Komplexität der Anforderungen vollständig zu erfassen, und hat eng mit uns zusammengearbeitet, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.“

Catalyst erkannte, wie wichtig es war, dass das OJT in seinen Anwendungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt sein durfte, und arbeitete mit uns zusammen, um unsere Anforderungen zu erfüllen.

Wir wurden bei den UAT-Tests und -Prüfungen – sowie bei den daraus resultierenden Änderungen – hervorragend unterstützt. Die Details, Korrekturen und Feinabstimmungen haben das Endergebnis bereichert.

„Catalyst hat uns während des gesamten Prozesses begleitet und dafür gesorgt, dass das Plugin funktionsfähig und benutzerfreundlich war und für alle Beteiligten – Website-Administratoren, Trainer, Führungskräfte und die Lernenden selbst – reibungslos funktionierte.“