Die Provinz Antwerpen hat ihr LMS vollständig an die eigenen Bedürfnisse angepasst, um das Lernerlebnis zu verbessern

Als staatliche Einrichtung fungiert die Provinz Antwerpen als Partner ihrer 69 Gemeinden, in denen die Menschen leben, sowie der Vereine und Dachverbände, die sich für die Interessen dieser Einwohner einsetzen.

Die Herausforderung

Um alle Mitarbeiter der Provinz Antwerpen bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung und ihrem beruflichen Wachsen zu unterstützen, suchte die Abteilung für Talent- und Organisationsentwicklung nach einer modernen Lernlösung.

Im Rahmen des übergreifenden Projekts „HR-digital“, in dessen Rahmen die HR-Anwendungen modernisiert werden, haben die Abrechnungsengine und die Personaldatenbank bereits ein neues Erscheinungsbild erhalten. Die Einführung einer digitalen Lernplattform stand somit voll und ganz im Einklang mit diesem Innovationskurs.

In der Vergangenheit wurde bereits Lernsoftware zur Verwaltung und Anmeldung der Teilnehmer eingesetzt, doch diese erwies sich als wenig benutzerfreundlich und verfügte weder über ein Modul für den Wissensaustausch und soziales Lernen noch über die Möglichkeit, E-Learning-Inhalte zu importieren. Da die Lizenzen für dieses Tool Ende 2020 abliefen, bot sich nun eine echte Chance, in eine zukunftsorientierte Lösung zu investieren, bei der Benutzerfreundlichkeit und Effizienz im Vordergrund stehen.

Am Ende des Ausschreibungsverfahrens wurde Totara LMS als optimale Lösung ausgewählt, da es die Erwartungen der Provinz Antwerpen erfüllte. Der Learning Hub wurde damit beauftragt, die Einführung der neuen digitalen Lernplattform zu begleiten.

Nach der Einführung des LMS innerhalb der Organisation setzte die Provinz Antwerpen ihre Bemühungen fort, die Website durch neue Funktionen weiterzuentwickeln und so die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Im Jahr 2024 startete sie ein internes Projekt zur Optimierung des Onboarding-Prozesses innerhalb der Organisation. Nach eingehender interner Prüfung fiel die Wahl auf Totara Perform, um die Aufgaben im Zusammenhang mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu optimieren.

Die Lösung

Auf der Grundlage der agilen Methodik wurde das Projekt zur Konfiguration der Lernplattform in mehrere Sprints unterteilt. Den Auftakt bildete ein Kick-off-Workshop, nach dessen Abschluss der endgültige Zeitplan erstellt werden konnte. Das Projektteam der Provinz Antwerpen erwarb durch die Teilnahme an den verfügbaren Kursen der Totara Academy umfangreiches Wissen über Totara. Dank dieses Wissens und der zusätzlichen Anleitung durch unsere Lernberater während der Sprint-Demos wurden sie in kürzester Zeit zu kompetenten Verantwortlichen für die Plattform.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, wurde ein Single Sign-On (SSO) eingerichtet. Anschließend wurde eine Integration mit der Personaldatenbank eingerichtet. Dadurch werden täglich personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Position, Abteilung und Vorgesetzter) an das LMS übertragen, was zu einer stets aktuellen Plattform führt, deren Verwaltung weniger zeitaufwendig ist.

Außerdem haben wir der Startseite eine persönliche Begrüßungsnachricht hinzugefügt. Die neue Lernplattform erhielt intern den Namen „LEO“ und wurde Anfang 2021 eingeführt. Auf diese Weise konnte das gesamte Unternehmen das neue Jahr sofort gut beginnen; die ersten Reaktionen sind positiv. Personen mit bestimmten Funktionen im Unternehmen, wie beispielsweise Mitarbeiter der Personalabteilung, Beauftragte für Gesundheit und Sicherheit sowie Ausbilder, erhielten personalisierte Dashboards, über die sie schnell auf die für ihre Aufgaben relevanten Informationen zugreifen können.

Eine der wichtigsten Anforderungen war die Verwaltung von Präsenzschulungen (ILT) und Webinaren (VILT). Neben der Nachverfolgung von Anmeldungen und der Erfassung der Anwesenheit wurde auch die Möglichkeit hinzugefügt, Interesse zu bekunden. Dies ermöglicht es den Administratoren, ihr Schulungsangebot auf der Grundlage des Interesses der Mitarbeiter detailliert zu gestalten. Schließlich wurden auch die Standardbenachrichtigungen angepasst, sodass die Mitarbeiter den Link zum Webinar-Ort sofort in ihrem E-Mail-Postfach erhalten, sobald sie sich für einen Webinar-Kurs angemeldet haben.

Nach Abschluss eines Kurses werden über die Standard-Feedbackfunktion regelmäßig Rückmeldungen von den Lernenden eingeholt. Automatische Erinnerungen tragen dazu bei, die Rücklaufquote zu verbessern, und regen die Lernenden dazu an, die Kursseite nach einiger Zeit erneut aufzurufen. Diese Funktion ermöglicht es der Provinz Antwerpen zu beurteilen, ob die Lernenden das erworbene Wissen angewendet und ihr Verhalten nach Abschluss des Kurses geändert haben.

Das Ergebnis

Einige Jahre später hat die Provinz Antwerpen ein umfassendes und vielfältiges Weiterbildungsangebot für ihre Mitarbeiter eingerichtet. Dieses bietet sowohl inhaltlich (IT, Sozialwesen, Management, Sicherheit und Umwelt, Arbeitseffizienz usw.) als auch hinsichtlich der Lernmethoden (Präsenzveranstaltungen, E-Learning, Webinare, Gruppenkurse) große Vielfalt. Die Mitarbeiter können dieses Bildungsangebot im Totara-Katalog einsehen, wo die Dauer jedes Kurses durch ein Sanduhr-Symbol angezeigt wird. In den Kursbeschreibungen werden Zitate anderer Lernender verwendet, um weitere Lernende zur Anmeldung zu motivieren.

Um den Onboarding-Prozess zu optimieren, wurden Leistungsaktivitäten aus Totara Perform eingeführt. Immer wenn ein neuer Mitarbeiter bei der Provinz Antwerpen eintritt, wird automatisch eine Leistungsaktivität auf der Grundlage einer dynamischen Zielgruppe erstellt. Alle relevanten Beteiligten erhalten Zugriff auf die Aktivität und erhalten so einen klaren Überblick über ihre Aufgabe (sowie über den Status anderer Aufgaben!). Anleitungen führen sie durch diesen neuen Prozess und helfen ihnen, sich an das aktualisierte System zu gewöhnen.