Der Stadtrat von St. Helens hat innerhalb von vier Wochen nach der Einführung von Totara Learn über 1.600 Mitarbeiterzertifizierungen erreicht

Wie viele andere Organisationen muss auch der Stadtrat von St. Helens sicherstellen, dass seine Mitarbeiter die Datenschutzbestimmungen einhalten. Der Stadtrat benötigte eine Lösung, mit der er die Einhaltung der Vorschriften durch 3.000 Mitarbeiter genau überwachen konnte.

Moodle war zwar bereits im Einsatz, verfügte jedoch nicht über die erforderlichen Funktionen, um wiederkehrende Lernprozesse effizient zu verwalten. Zudem musste das Nachfolgesystem unter strengen Budgetvorgaben beschafft werden. Totara Learn erfüllte diese Anforderungen und wurde als neue LMS-Lösung ausgewählt, wodurch die primären Ziele bereits innerhalb von fünf Monaten nach der Implementierung erreicht werden konnten.

Die Herausforderung

Ein entscheidender Faktor für diese Veränderung war die Notwendigkeit, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Bei Nichteinhaltung drohen erhebliche Geldstrafen, und der Rat sah sich zunehmendem Druck ausgesetzt, in seiner gesamten Belegschaft hohe Konformitätsraten zu erreichen. Die wichtigsten Merkmale einer unterstützenden Plattform waren:

• Regelmäßige Schulungsprogramme, durch die Mitarbeiter zertifiziert wurden;
• Umfassende Berichtsfunktionen;
• Eine klare Teamübersicht für Führungskräfte.

Der Rat wollte die neue Lösung zudem nutzen, um eine einheitliche Lernumgebung für andere Bereiche wie Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu schaffen. Daraus ergaben sich folgende zusätzliche Anforderungen:

• Hohe Lernmotivation;
• Integration in das maßgeschneiderte hauseigene HR-System;
• Eine Managed-Hosting-Lösung;
• Geringe laufende allgemeine und Verwaltungskosten.

Die Lösung

Im Dezember 2016 beauftragte der Stadtrat von St. Helens den Totara Learn Platinum-Partner HowToMoodle mit der Bereitstellung eines Lernsystems, das seinen Zielen gerecht wird. HowToMoodle empfahl eine Lösung auf Basis der Open-Source-Plattform Totara Learn in einer vollständig verwalteten, nach ISO 27001 zertifizierten Hosting-Umgebung, wodurch die Belastung durch ein internes Hosting entfällt. Totara Learn wird unter einer Open-Source-Lizenz vertrieben, sodass keine Lizenzgebühren pro Benutzer anfallen und der Stadtrat von einem kostengünstigen Abonnement für den Zugriff auf die neuesten Versionen profitiert.

HowToMoodle arbeitete mit St. Helens zusammen, um für deren Lernplattform ein markengerechtes Design zu entwickeln, das das Erscheinungsbild der Unternehmenswebsite widerspiegelt und den Nutzern so ein vertrautes und einheitliches Erlebnis bietet. Umfassende Schulungen von HowToMoodle vermittelten dem E-Learning-Team das Wissen und die Fähigkeiten, die für den Betrieb eines erfolgreichen und ansprechenden LMS erforderlich sind. Das technische Team von HowToMoodle bietet Administrator-Support und stellt sicher, dass die Mitarbeiter schnellen Zugriff haben und Antworten auf auftretende Fragen erhalten.

„Wir haben uns für HowToMoodle entschieden, da das Unternehmen ein umfangreiches Leistungsangebot bietet, das unseren Budgetvorgaben voll und ganz entspricht. Uns gefällt, dass wir uns jederzeit auf sie verlassen können, wenn wir Hilfe benötigen.“ – Anne Kirkman, Managerin für E-Learning-Inhalte und -Entwicklung beim St. Helens Council

St. Helens führte einen dreimonatigen Pilotversuch für seinen Datenschutzkurs durch und machte über 1.900 Nutzer mit dem System vertraut.

Zu den besonderen Funktionen von Totara Learn, die dazu beitrugen, dass der Rat seine Ziele erreichen konnte, gehörten:

Zertifizierungen:

Da die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen die wichtigste Anforderung darstellte, war die Möglichkeit, die halbjährlich wiederkehrenden Zertifizierungen zu automatisieren, für St. Helens von großem Wert. Mit Totara Learn profitieren sie nun von maßgeschneiderten Benachrichtigungen, die die Mitarbeiter dazu auffordern, die Schulung abzuschließen, sowie von Erinnerungen, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, und einer Eskalation an die Geschäftsleitung bei Verspätung. HowToMoodle trug zur beschleunigten Implementierung bei, indem es die Konfiguration der Zertifizierungen anleitete und frühere Abschlussdaten einpflegte.

Berichterstellung/Dashboards:

Ein wesentliches Muss für St. Helens war der einfache Zugriff auf Berichte für alle Führungsebenen. Der flexible Berichtsgenerator von Totara Learn ermöglichte nicht nur die Anpassung der Berichte an bestimmte Zielgruppen, sondern auch einen einfachen Zugriff. HowToMoodle erstellte die für den Start erforderlichen Berichte und stellte sicher, dass alle Führungskräfte über ein maßgeschneidertes Dashboard direkten Zugriff auf relevante Daten hatten. Für das Audit-Team wurde ein auf Audits ausgerichtetes Dashboard eingerichtet, um die Compliance-Raten zu überwachen, und ein weiteres für Administratoren, um die Nutzung der Website zu überwachen. Die Verfügbarkeit umfangreicher, flexibler Dashboards stellte einen bedeutenden Fortschritt hinsichtlich der Zugänglichkeit wichtiger Daten dar.

Kurse für SCORM und Quiz:

St. Helens erstellte alle Lerninhalte in Form von SCORM-Paketen und entwickelte Compliance-Prüfungen mithilfe der umfassenden Quizfunktion in Totara Learn. Der Einsatz des Quiz-Tools bot die Flexibilität, verschiedene interaktive Fragetypen mit ausführlichem Feedback sowie Bewertungs- und Überprüfungsoptionen zu nutzen, was dazu führte, dass 85 % der Lernenden die Prüfung beim ersten Versuch bestanden.

Integration von HR-Systemen:

Durch die Nutzung der Hierarchiefunktionen von Totara Learn konnte St. Helens seine Organisationsstruktur genau abbilden und alle Benutzer ihrer jeweiligen Rolle, Abteilung und ihrem Vorgesetzten zuordnen. Dies führte zu einer vereinfachten Zuweisung von berufsspezifischen Schulungen und einem gezielten Berichtswesen. Als nächste Schritte ist die vollständige Integration des HR-Systems mit Totara Learn geplant, wodurch das Hochladen und die Pflege von Benutzerdaten automatisiert werden können.

Ergebnisse

„Totara Learn“ wurde sehr positiv aufgenommen, und es gibt eindeutige Belege dafür, dass die ursprünglichen Ziele des Rates erreicht wurden:

Erzielung hoher Compliance-Quoten durch Zertifizierungen und Berichterstattung:

Innerhalb der ersten vier Wochen nach der Einführung von Totara Learn hatten über 1.600 Mitarbeiter die Datenschutzschulung erfolgreich absolviert und die Zertifizierung erhalten.

Kosten- und Zeitersparnis durch die Integration von HR-Importen und Dashboards:

• Durch den direkten Zugriff auf Berichte und Dashboards muss das E-Learning-Team des Rates nun weniger Lernerdaten zusammenstellen und an die Führungskräfte weiterleiten – eine Aufgabe, die zuvor sehr zeitaufwendig war.
• Im Rahmen der zweiten Phase der Standortentwicklung in St. Helens ist ein Einarbeitungsprogramm für die neuen Mitarbeiter der Stadtverwaltung geplant. Mit Totara Learn lassen sich die Fortschritte leicht nachverfolgen, und angesichts der bisherigen Ergebnisse sind die Erwartungen hinsichtlich Zeit- und Kosteneinsparungen hoch.

Verbesserte Lernfortschritte:

In Phase 1 wurde das System für fast 2.000 Mitarbeiter eingeführt; seit der Einführung vor fünf Monaten haben sich 88 % angemeldet, um die Schulung abzuschließen.

Zuverlässige, bewährte Hosting-Lösung:

Durch das Hosting ihrer Totara Learn-Website bei HowToMoodle profitiert St. Helens seit dem Start von einer Verfügbarkeit von über 99,9 % sowie von regelmäßigen Versions-Upgrades, die sicherstellen, dass die Website stets auf dem neuesten Stand und sicher ist.

Zukünftige Ziele:

Der Rat beabsichtigt, die Entwicklung und den Erfolg von Totara Learn weiter voranzutreiben. Die Einführung von Phase 2 umfasst die vollständige Integration des Personalverwaltungssystems sowie die Erstellung mehrerer Einarbeitungsprogramme für ausgewählte Bereiche der Organisation.

Anne gibt zur Umsetzung folgende Ratschläge: „Es ist wichtig, dass Sie vor dem Start so viel wie möglich planen und vorbereiten – wenn Sie von Anfang an wissen, was Sie wollen, und die Beteiligten von Anfang an einbeziehen, sind die Chancen viel größer, dass das Projekt reibungslos verläuft und Ihre Ziele erreicht werden.“

Aktuelles zu unseren Partnern: Zum Zeitpunkt der Fertigstellung dieses Projekts arbeitete der Stadtrat von St. Helens mit Hubken als Totara-Partner zusammen. Der Stadtrat von St. Helens wird nun unterstützt von Denken Sie an das Lernen.