Das Athens Technical College schafft eine vollständig maßgeschneiderte, kompromisslose Ausbildungserfahrung".

Das 1997 gegründete Institute of Online Training and Instructional Systems (IOTIS), eine Abteilung des Athens Technical College, bietet den Mitarbeitern des Department of Family and Children Services (DFCS) im Rahmen eines langjährigen Vertrags zwischen den staatlichen Behörden Dienstleistungen im Bereich der Unterrichtsgestaltung und ein Lernmanagementsystem (LMS).

Die Herausforderung

Als staatlich finanzierte Organisation hat IOTIS die Aufgabe, den Schulungsbedarf mehrerer staatlicher Organisationen und Initiativen (Kinderfürsorge, finanzielle Unterstützung usw.) mit einem festen Budget zu unterstützen. Der Schulungsbedarf dieser Organisationen ist sehr individuell und entspricht oft nicht den Standardfunktionen eines Lernmanagementsystems.

Die hohen Kosten und die Unmöglichkeit der Anpassung schlossen die meisten kommerziell erhältlichen LMS-Optionen aus. Dies führte dazu, dass ein intern entwickeltes, Java-basiertes LMS, das aus dem Jahr 2001 stammte, länger verwendet wurde.

Die Organisation und die Schulungsanforderungen der Mitarbeiter hatten sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, und das alte System und die Entwickler konnten damit nicht mehr Schritt halten. Dies führte zu Einschränkungen bei Systemaktualisierungen, bei der Art der Schulungsinhalte, die angeboten werden konnten, und bei der Verfügbarkeit von relevanten und genauen Berichten und Schulungsdaten.

Die Lösung

Totara Learn bot IOTIS die einmalige Gelegenheit, in ein Unternehmens-LMS mit einer Reihe innovativer Funktionen einzusteigen, ohne auf die noch benötigten Legacy-Funktionen verzichten zu müssen.

Totara’s freedom to learn bot den Athener Schulungsmitarbeitern ein robustes Funktionsset, um ihrem Schulungspublikum durch die Verwendung der folgenden Totara Learn Funktionen ein verbessertes Schulungserlebnis zu bieten:

• Diversifizieren Sie ihre Schulungsinhalte, um SCORM und Inhalte aus externen Quellen einzubeziehen.
• Erweitern Sie die Reichweite Ihrer Inhalte durch die Verwendung des “awesome block”, um Inhalte vorzustellen.
• HR Import, um eine Verbindung zwischen Totara Learn und Peoplesoft herzustellen, um die Benutzerbereitstellung und -registrierung zu automatisieren.
• Zielgruppen und die Möglichkeit zur Massenanmeldung und -abmeldung.
• Berichte auf Abruf, die von Totaras fortschrittlicher Reporting-Engine bereitgestellt werden

Das bestehende Schulungs- und Entwicklungsteam von IOTIS konnte das technische Know-how von Synegen und die Innovationsfreiheit von Totara voll ausschöpfen, um die Plattform schnell einzuführen und das System durch Systemkonfiguration und Anpassung bereits vorhandener Plugins an den spezifischen Anwendungsfall anzupassen.

Derzeit werden in der Totara Learn-Umgebung 15 Plugins verwendet, die entweder selbst entwickelt wurden oder von Drittanbietern stammen. Dies unterstreicht, dass Totara und die Open-Source-Flexibilität wirklich die einzige Option für ihren Anwendungsfall war. Erwähnenswerte Anpassungen sind:

• Zusätzliche Kursformatierung zur Verbesserung des zusammenklappbaren Formats ihrer 20-Module-Kurse
• Ein maßgeschneiderter Website-Kalender, der alle Veranstaltungsangebote in einem Kalenderformat mit individueller Farbgebung für jedes der fünf primären Kundensegmente, die sie bedienen, anzeigt. Dieser Kalender lässt sich nach Segment, Kurskategorie und Ort filtern.

• Erfassen und Verfolgen von Hotelanfragen und Unterkünften für Teilnehmer, die an ihren Seminarveranstaltungen teilnehmen
• Master-Quiz-Funktionalität, mit der ein vollständiges Quiz und die dazugehörigen Fragen als Teil eines eingebetteten Berichts angezeigt werden können
• Automatische Gruppierungsfunktion, die die Seminarteilnehmer automatisch in separate Gruppen einteilt und so die Verwaltung des Notenbuchs für die Trainer vereinfacht

Ergebnisse

Die von Synegen betriebene Totara Learn Plattform hat es den Mitarbeitern von IOTIS ermöglicht, ein erweitertes Schulungserlebnis anzubieten und dabei die staatlichen Budgets einzuhalten. Die robusten Funktionen und die Open-Source-Flexibilität ermöglichen es ihnen, flexibler auf die dynamischen Schulungsbedürfnisse der Staatsführung, der Organisationen und der 10.000 Auszubildenden zu reagieren, die sie betreuen. Unmittelbare Auswirkungen sind:

• Erweiterung des Inhaltsangebots um eine Reihe neuer Inhaltstypen und sogar Inhalte Dritter von anderen Hochschulen und staatlichen Einrichtungen
• Vergrößern Sie die Reichweite Ihrer Inhalte, indem Sie besondere Schulungsinhalte fördern.
• Verbesserung der Zugänglichkeit und Genauigkeit von Daten über den Abschluss von Schulungen im ganzen Bundesstaat

Dank der technischen Expertise von Synegen kann IOTIS die Vorteile der Open-Source-Architektur von Totara in vollem Umfang nutzen und seinen Schulungsteilnehmern ein “kompromissloses Schulungserlebnis” bieten.

“Totara hat es uns ermöglicht, unseren Kunden ein modernes LMS anzubieten, das umfangreiche Anpassungen an ihre individuellen Arbeitsabläufe ermöglicht.” – Carla Bradley, Projektleiterin, IOTIS