Ark Curriculum Plus (AC+): Verwaltung von über 10.000 Ressourcen mit Totara

Ark Curriculum Plus (AC+), ein Teil von Ark, einer der größten Bildungsstiftungen Großbritanniens, bietet Programme zur Förderung der fachlichen Exzellenz an, die von Tausenden von Lehrkräften an Hunderten von Schulen und Multi-Academy Trusts (MATs) genutzt werden. Sein „Mastery“-Lehrplan unterstützt sowohl die Grund- als auch die Sekundarstufe in den Fächern Englisch, Mathematik, Naturwissenschaften und Geografie.

Im Zuge der Expansion der Organisation benötigte AC+ eine Lernplattform, die in der Lage war, eine wachsende Bibliothek mit Inhalten, komplexe Organisationsstrukturen und verschiedene Gruppen zu unterstützen und gleichzeitig Lehrkräften und Schulverwaltungen eine einfachere Handhabung zu ermöglichen.

Die Herausforderung

AC+ musste sein veraltetes LMS durch eine Plattform ersetzen, die seine Inhalte, Nutzer und betrieblichen Prozesse besser unterstützen konnte.

Zu den wichtigsten Herausforderungen zählten:

• Verwaltung einer Bibliothek mit mehr als 10.000 Ressourcen. Die Content-Management-Tools waren auf der Skala, auf der AC+ tätig ist, zu eingeschränkt. Videoinhalte wurden in einer proprietären Playlist-Funktion außerhalb der Bibliothek für Ressourcen gespeichert und enthielten keine Metadaten. Im restlichen Teil der Bibliothek führte die Freitext-Verknüpfung zu doppelten Tags, unterschiedlichen Schreibweisen und uneinheitlicher Benennung, was die Verwaltung der Bibliothek für Ressourcen erschwerte.
• Verbesserung der Salesforce-Integration. Die Schulmitgliedschaft, die Programmansprüche und die Informationen zu den Leistungsstufen werden in Salesforce über einen externen Integrationspartner verwaltet. Die Verbindung zwischen Salesforce und dem LMS war instabil geworden, wodurch die Berichterstellung zum Engagement der Lehrkräfte nach Programm, Leistungsstufe und Schlüsselstufe langsamer und aufwändiger wurde, als dies erforderlich wäre.

• Vereinfachung der Benutzerverwaltung für Schulverwaltungen. Schulverwaltungsmitarbeiter, die als „Mastery Leads“ bezeichnet wurden, konnten Lehrerkonten hinzufügen, entfernen und zurücksetzen; die Benutzerführung war jedoch so unübersichtlich, dass die AC+-Supportteams regelmäßig Anfragen zur Unterstützung bei routinemäßigen Verwaltungsaufgaben erhielten.
• Verwaltung mehrerer Benutzerrollen und Zugriffsebenen. Verschiedene Zielgruppen: Mastery-Verantwortliche (Verwaltungsmitarbeiter auf Schulebene), Lehrkräfte (typische Nutzer, die ausschließlich auf Inhalte und Ereignisse innerhalb ihrer zulässigen Programmkombination zugreifen und mit diesen interagieren dürfen), Entwicklungsleiter (bei AC+ angestellt, mit einem breiteren Aufgabenbereich) und stellvertretende Entwicklungsleiter (Freiberufler, die für eine bestimmte Gruppe von Schulen zuständig sind). Die bisherige Konfiguration verfügte über keinen Mechanismus, um diese Unterscheidungen durchzusetzen.
• Eine Benutzererfahrung, die schneller und einfacher sein musste. In allen Arbeitsbereichen bestand das Ziel darin, es den Nutzern zu erleichtern, genau das zu finden, was sie gerade benötigten – sei es das Hinzufügen eines Lehrers, das Auffinden einer kürzlich aufgerufenen Ressource oder die Anmeldung zu einer Live-Zoom-Schulung. Die neue Plattform musste einfach zu bedienen, gründlich nutzergetestet und flexibel genug sein, um maßgeschneiderte Ansichten für verschiedene Zielgruppen bereitzustellen.

Die Lösung

Accipio hat eine vollständig maßgeschneiderte Totara Learn-Plattform bereitgestellt, die tief in die bestehende Betriebsinfrastruktur von AC+ integriert und genau auf die hierarchische Arbeitsweise von Schulen und MATs zugeschnitten ist.

Ressourcenmanagement auf großer Skala:

• Accipio hat Accipio CMS als speziell für Totara entwickelte Content-Management-Ebene entwickelt, um die mehr als 10.000 Ressourcen von AC+ mit korrekten Metadaten, strukturierter Verschlagwortung und Validierung zu verwalten.
• Es wurde ein vollständig maßgeschneidertes Migrationsskript erstellt, um alle Altressourcen, einschließlich verwaisten Videoinhalten, mit sauberen, strukturierten Metadaten in das neue CMS zu übertragen.
• Es wurde „LibreLambda“ eingesetzt, das es den Nutzern ermöglicht, vor dem Herunterladen eine Vorschau jeder hochgeladenen Datei anzuzeigen, einschließlich pptx-, xlsx- und docx-Dateien, die als PDF gerendert wurden. Dies ist auf einer datenintensiven Plattform von großer Bedeutung, auf der Lehrkräfte Ressourcen schnell sichten müssen.

Modellierung der tatsächlichen Organisationsstruktur

• Mithilfe der kaskadierenden Hierarchien von Totara wurden zunächst die Strukturen der MATs nachgebildet, anschließend die Schulen innerhalb der MATs und schließlich die Fachbereiche innerhalb der Schulen (jeder mit einem eigenen Administrator, der die Lehrkräfte dieses Fachbereichs verwaltet). Dies ermöglicht eine lückenlose, kaskadierende Berichterstattung von der MAT bis hinunter zum einzelnen Fach.
• Mithilfe von Salesforce-gesteuerten Organisationsmetadaten und dynamischen Zielgruppen wurden Lehrkräfte automatisch in die passenden Kurse und Ressourcenbanken eingeteilt – basierend auf Fach, Schulstufe und Leistungsstufe –, wodurch die manuelle Anmeldung entfiel.

Erweiterter Self-Service für Unternehmen

• Wir haben den „Organisation Manager“ von Accipio implementiert und angepasst, sodass die Mastery-Leads ihre eigenen Benutzer verwalten können – Hinzufügen, Entfernen, Sperren, Zurücksetzen und erneutes Versenden von Willkommens-E-Mails –, ohne den AC+-Support kontaktieren zu müssen.
• Es wurde eine klare Trennung der Rollen zwischen den Mastery-Leads, den Development-Leads und den Associate Development-Leads eingeführt, wobei jeder über den entsprechenden Zugriffsbereich und die entsprechenden Berichtsebenen verfügt.

Das Ergebnis

Die Migration dieser geschäftskritischen Plattform wurde mit minimalen Beeinträchtigungen abgeschlossen. Für die Organisation und ihre Kunden stellte dies eine erhebliche systemtechnische und digitale Umstellung dar, doch die Anzahl der Kundensupportanfragen kehrte bereits innerhalb von zwei Wochen nach der Inbetriebnahme wieder auf das normale tägliche Niveau zurück.

Die Nutzerzufriedenheit wurde zudem durch die jährliche Kundenumfrage von AC+ bestätigt, bei der Hunderte von Antworten eingingen. 70 % der Befragten waren mit der Umstellung auf die neue MyMastery-Plattform zufrieden oder sehr zufrieden, während 25 % eine neutrale Haltung einnahmen. Angesichts einer Plattformmigration dieser Skala wertete AC+ dies als positives Ergebnis, da es darauf hindeutete, dass die Umstellung den Arbeitsalltag der Nutzer nicht beeinträchtigte.

Im Rahmen der Nutzerforschung, der iterativen Tests und der Aktivitäten nach der Markteinführung wurden zudem aussagekräftige qualitative Rückmeldungen erfasst. Die bisherigen Vertragsverlängerungen und Neuabschlüsse im laufenden Jahr entwickeln sich positiv und liefern erste Anzeichen dafür, dass die Plattform die geschäftliche Dynamik unterstützt.

AC+ erweitert die Plattform nun um neue Anwendungsfälle. Im Juni wird „Ark Teacher Training“ auf dieselbe Plattform integriert, wodurch Lehrmentoren, ATT-Verantwortliche und Lehramtsstudierende als neue Zielgruppen innerhalb von MyMastery unterstützt werden.

AC+ und Accipio entwickeln auch nach der Markteinführung gemeinsam neue Funktionen und Bausteine weiter und betrachten die Plattform dabei als ein sich ständig weiterentwickelndes Produkt und nicht als ein abgeschlossenes Projekt.