Da die kürzlich in Kraft getretene DSGVO derzeit ein heiß diskutiertes Thema ist, wird die Verwaltung von Nutzerdaten in den kommenden Monaten und Jahren nur noch an Bedeutung gewinnen. Nutzer von Systemen sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb werden immer versierter, insbesondere wenn es um ihre personenbezogenen Daten geht. Unabhängig davon, ob die DSGVO für Sie gilt oder nicht, ist es daher sehr wahrscheinlich, dass die Zahl der Personen zunimmt, die wissen möchten, welche personenbezogenen Daten Sie über sie speichern und wie Sie diese verwenden.
Wie Sie vielleicht bemerkt haben, hat unsere Totara Academy ein neues Gesicht erhalten, und wir sind ständig damit beschäftigt, neue kostenlose Lernressourcen hinzuzufügen, damit Sie Ihre Totara-Plattformen optimal nutzen können. Nach der Veröffentlichung von Totara Learn 11 mit seiner DSGVO-Unterstützung haben wir kürzlich einen Kurs zum Thema Benutzerdatenverwaltung hinzugefügt, der Ihnen dabei helfen soll, sich mit den neuen Funktionen vertraut zu machen und alles korrekt einzurichten.
Das folgende Video ist im Rahmen der Totara Academy verfügbar und gibt einen Überblick über einige der wichtigsten Aspekte der Benutzerdatenverwaltung in Totara Learn.
Was sind also die wichtigsten Punkte, die Sie über die Verwaltung von Benutzerdaten in Totara Learn 11 wissen müssen, sei es im Hinblick auf die DSGVO oder auf andere Anfragen zu Benutzerdaten, die Sie möglicherweise erhalten?
1. Welche Art von Daten wird in Totara Learn gespeichert?
Aktivitäten wie das Aufrufen von Berichten, das Verfassen von Kommentaren in Foren, die Teilnahme an Kursen, das Absolvieren von Lernaktivitäten und das Erreichen von Zielen werden in Ihrem LMS erfasst.
2. Was geschieht, wenn jemand eine Kopie seiner personenbezogenen Daten anfordert?
Kein Problem – Site-Administratoren haben die Möglichkeit, die Daten eines Benutzers aus Totara Learn zu exportieren, damit der Benutzer eine Kopie davon erhalten kann. In bestimmten, vom Administrator festgelegten Fällen können Benutzer diese Daten unter Umständen selbst über das LMS anfordern.
3. Was ist zu tun, wenn die Daten eines Benutzers aus Totara Learn gelöscht werden müssen?
Wir haben Löschprofile eingerichtet, damit Administratoren ausgewählte Daten aus dem LMS entfernen können. Dies kann beispielsweise das Löschen bestimmter Daten umfassen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder wenn nach ihrem Ausscheiden eine bestimmte Anzahl von Jahren verstrichen ist. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Compliance-Vorschriften möglicherweise vorschreiben, dass Sie Daten zu Compliance-Schulungen noch mehrere Jahre nach dem Ausscheiden einer Person aus Ihrem Unternehmen aufbewahren müssen.
4. Woher wissen die Nutzer, welche Daten wir erheben und wie wir diese verwenden?
Wenn Nutzer zum ersten Mal auf Ihre Totara Learn-Website zugreifen, können sie aufgefordert werden, einer von Ihnen festgelegten Nutzungsrichtlinie zuzustimmen. Je nach Ihren Anforderungen kann dies eine obligatorische oder eine optionale Maßnahme sein. Sie können in Totara Learn mehrere Versionen dieser Nutzungsrichtlinie erstellen und nachverfolgen, wer welcher Version zugestimmt hat. Wenn Sie mit einem internationalen Publikum arbeiten, können Sie zur besseren Verständlichkeit auch übersetzte Versionen Ihrer Nutzungsrichtlinie hinzufügen.
5. Kann ich mir einen Überblick darüber verschaffen, was mit den Daten meiner Nutzer geschieht?
Mit Totara Learn können Website-Administratoren auf Berichte über die aus dem System exportierten und gelöschten Daten zugreifen. Außerdem können Administratoren einsehen, welche Benutzer den Nutzungsbedingungen Ihrer Website zugestimmt haben und welcher Version jeder Benutzer zugestimmt hat.
Wenn Sie mehr über die Verwaltung von Benutzerdaten erfahren möchten, melden Sie sich noch heute bei der Totara Academy an und erhalten Sie kostenlosen Zugang zum Kurs zur Verwaltung von Benutzerdaten sowie zu vielen weiteren nützlichen Inhalten, die Ihnen helfen, Ihre Totara-Plattform besser zu verstehen.
