Wie VTNZ mit Totara-Arbeitsbereichen ein skalierbares Einarbeitungsprogramm für Führungskräfte entwickelt hat

Vehicle Testing New Zealand (VTNZ), unterstützt von DEKRA, ist eine der führenden Organisationen Neuseelands im Bereich der Fahrzeugprüfung und Fahrerdienstleistungen und beschäftigt rund 1.200 Mitarbeiter an mehr als 80 Standorten im ganzen Land beschäftigt.

VTNZ bietet Dienstleistungen in den Bereichen Fahrzeugprüfung, Führerscheinausstellung und -prüfung sowie Kfz-Zulassung an. Um die Einheitlichkeit der Führungsarbeit und die Effektivität der Einarbeitung im gesamten Filialnetz zu verbessern, hat VTNZ in Zusammenarbeit mit Synapsys die Fortbildung der Filialleiter mithilfe von Totara neu gestaltet.

Die Herausforderung

VTNZ stellte einen wachsenden Bedarf fest, die Einheitlichkeit, die FŠhigkeit und die Einsatzbereitschaft im gesamten Netzwerk seiner Filialleiter zu verbessern. Filialleiter sind in komplexen, kundenorientierten Umgebungen tätig, die eine starke Führungspräsenz, operatives Management, Bewusstsein für Gesundheit und Sicherheit, Personalmanagementkompetenzen sowie Kundendienstfähigkeiten erfordern. Die Einarbeitungs- und Führungskräfteentwicklungsprozesse variierten jedoch innerhalb der Organisation erheblich.

In der Vergangenheit erfolgte die Einarbeitung größtenteils durch kurze persönliche Einführungsveranstaltungen in der Zentrale, bei denen neue Führungskräfte mehrere Tage damit verbrachten, verschiedene Abteilungsleiter kennenzulernen, bevor sie in ihre Niederlassungen zurückkehrten. Dieser Prozess war zwar wertvoll, es fehlte ihm jedoch an Struktur, Kontinuität, Transparenz und kontinuierlicher Unterstützung. Die Lernerfahrungen der Führungskräfte waren unterschiedlich, wichtige Informationen gingen manchmal verloren, und es gab nur begrenzte Möglichkeiten, den Fortschritt zu verfolgen, das Gelernte zu vertiefen oder über einen längeren Zeitraum hinweg eine einheitliche Begleitung zu gewährleisten.

Im Zuge der Unternehmensentwicklung erkannte VTNZ, dass uneinheitliche Einarbeitungsprozesse zu umfassenderen betrieblichen Herausforderungen beitrugen. Den Führungskräften waren die Prozesse, Unterstützungsmöglichkeiten oder Erwartungen nicht immer klar. Dies führte zu Uneinheitlichkeiten bei der Kundenbetreuung, den betrieblichen Abläufen, dem Engagement für Gesundheit und Sicherheit sowie bei personalbezogenen Gesprächen im gesamten Filialnetz. Den Teams in den Support-Büros fehlte zudem ein zentrales Rahmenwerk, um die Einarbeitung einheitlich durchzuführen, zu verwalten und zu bewerten.

Gleichzeitig musste die Organisation innerhalb enger Budgetgrenzen eine skalierbare Lösung bereitstellen. Die Zuständigkeiten für die Organisationsentwicklung waren kürzlich intern neu verteilt worden, wobei nur begrenzte zusätzliche Mittel für neue Systeme oder die Entwicklung groß angelegter Programme zur Verfügung standen. VTNZ benötigte daher einen praktischen, kosteneffizienten Ansatz, der bestehende Plattformen nutzen und gleichzeitig eine deutlich strukturiertere und ansprechendere Lernerfahrung schaffen konnte.

Das angestrebte Ziel bestand nicht lediglich darin, die Inhalte der Einführungsphase zu digitalisieren. VTNZ wollte ein gemischtes Ökosystem für die Einarbeitung von Führungskräften schaffen, das:

• Es wurde ein einheitliches Erlebnis für alle neuen Filialleiter geschaffen.
• Kombinierte formale Weiterbildung mit Mentoring, Coaching, Zusammenarbeit und operativer Unterstützung.
• Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit während des gesamten Onboarding-Prozesses.
• Die Beziehungen zwischen der Zentralverwaltung und dem Filialnetz wurden gestärkt.
• Das Vertrauen der Führungskräfte und die operative Einsatzbereitschaft wurden gestärkt.
• Es wurde ein skalierbares Modell entwickelt, das sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und auf weitere Führungskräftegruppen ausgeweitet werden kann.

Die Lösung

VTNZ hat sich mit Synapsys zusammengetan, um die Einarbeitung von Filialleitern neu zu gestalten – auf der Grundlage eines auf Totara Learn basierenden Modells, das Blended Learning und die Unterstützung der betrieblichen Abläufe miteinander verbindet.

Anstatt Totara Arbeitsbereiche lediglich als Kommunikations- oder Tool zum Austausch von Dokumenten zu nutzen, hat VTNZ Arbeitsbereiche in den Mittelpunkt eines durchgängigen Ökosystems für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Führungskräfteentwicklung gestellt. Die Lösung vereinte soziales Lernen, strukturiertes Onboarding, Mentoring, operative Anleitung, Webinare, Präsenzworkshops, Berichterstattung und Zusammenarbeit zu einer einzigen, vernetzten Lernerfahrung.

Das Programm wurde anhand des tatsächlichen Arbeitsalltags eines Filialleiters konzipiert. Neue Führungskräfte beginnen ihre Einarbeitung in der Zentralverwaltung, wo sie Systemzugang erhalten, EinführungsaktivitŠten absolvieren und mit der Bearbeitung des „Hitchhiker’s Guide to Being a Branch Manager“durcharbeiten – einen praktischen Leitfaden für den operativen Alltag, der speziell für das Programm entwickelt wurde. Von dort aus setzt sich der Lernprozess im Rahmen eines strukturierten 18-monatigen Lernprozess , der durch Mentoren, regelmäßige Coaching-Gespräche, operative AktivitŠten, Webinare und Präsenzschulungen unterstützt wird.

Totara Arbeitsbereiche wurden zum zentralen Knotenpunkt, der alle Aspekte des Programms miteinander verband. VTNZ nutzte Totara, um:

• Verwalten Sie Einarbeitungsprozesse und WeiterbildungsaktivitŠten.
• Stellen Sie operative Ressourcen und die aktuellste Programmdokumentation bereit.
• Halten Sie die aktuellste Version des „Handbuch für Filialleiter“ zur Hand.
• Bieten Sie Zugang zu Webinaren und Lernmaterialien an.
• Förderung der Zusammenarbeit und des sozialen Lernens unter Führungskräften.
• PräsenzaktivitŠten koordinieren und nachverfolgen.
• Verwalten Sie Anwesenheitsdaten, Berichte, Badges und Zertifikate.
• Optimieren Sie die Kommunikation und die operative Unterstützung.
• Verbessern Sie die Transparenz hinsichtlich des Fortschritts beim Onboarding und des Engagements.

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal war die Verknüpfung von Lernprozessen mit operativer Unterstützung und Mentoring. Jedem neuen Filialleiter wurde ein geschulter Mentor zur Seite gestellt, und er durchlief ein strukturiertes Coaching- und Check-in-Konzept, das darauf ausgelegt war, das Gelernte in realen betrieblichen Kontexten zu festigen. Im Rahmen des Programms wurde zudem ein „Drei E und ein S“ , der sich auf Erfahrung, Praxis, Weiterbildung und Unterstützung.

Die Lösung wurde schrittweise und iterativ umgesetzt. VTNZ führte zunächst Einführungsleitfäden und Arbeitsbereiche für Filialleiter ein und erweiterte im Laufe der Zeit schrittweise das Angebot um Webinare, Präsenzprogramme und operative Lernressourcen. Der Einführungsleitfaden selbst wurde bereits mehrfach auf der Grundlage von Feedback der Lernenden und operativen Erfahrungen überarbeitet, was den Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung des Programms verdeutlicht.

Von großer Bedeutung ist, dass das Programm zudem eine engere Zusammenarbeit zwischen den Funktionen der Zentralverwaltung und dem Filialnetz bewirkte. Fachexperten aus den Bereichen Personalwesen, Arbeitssicherheit, Betrieb und anderen Geschäftsbereichen trugen direkt zu den Programminhalten, Webinaren und Einarbeitungsmaßnahmen bei. Dies verbesserte die organisatorische Abstimmung und schuf engere Beziehungen zwischen den operativen Teams und den neu ernannten Führungskräften.

Synapsys unterstützte VTNZ während des gesamten Programms durch strategische Beratung, Plattform-Know-how, Empfehlungen zu bewährten Verfahren sowie technische Unterstützung. Dazu gehörte unter anderem, VTNZ dabei zu helfen, neue Möglichkeiten innerhalb von Totara Learn zu identifizieren, die Einführung von Arbeitsbereichen zu begleiten, bei der Gestaltung von Blended-Learning-Konzepten zu beraten und sicherzustellen, dass die Plattform im Verlauf des Programms stabil und skalierbar blieb.

Das Ergebnis ist ein äußerst praxisorientiertes und skalierbares Blended-Learning-Modell, bei dem Totara nicht lediglich als Lernplattform, sondern als Ökosystem zur Förderung operativer FŠhigkeiten und Führungskompetenzen genutzt wird.

Die Ergebnisse

Obwohl sich das Programm noch in der ersten vollständigen 18-monatigen Einführungszyklus, hat VTNZ bereits erhebliche betriebliche und organisatorische Vorteile festgestellt.

Das Programm wurde konzipiert und schrittweise eingeführt, und zwar weniger als 12 Monaten , und zwar trotz knapper Budgetmittel. Dabei wurden die vorhandenen Totara-FŠhigkeiten genutzt, um ein skalierbares Blended-Learning-Ökosystem zu schaffen, ohne dass größere zusätzliche Investitionen erforderlich waren.

Bis heute haben etwa 30 % der Filialleiter von VTNZ an dem Programm teilgenommen; die Einarbeitung erfolgt nun im Rahmen eines strukturierten und einheitlichen Konzepts anstelle informeller oder stark variierender lokaler Abläufe.

Die bedeutendste Verbesserung besteht in einer größeren Einheitlichkeit und Klarheit für neue Führungskräfte. Führungskräfte verfügen nun über:

• Ein klar definierter Einarbeitungsprozess.
• Strukturiertes Coaching und Mentoring.
• Zugang zu operativen Leitlinien und Ressourcen.
• Transparenz hinsichtlich der Erwartungen und der erforderlichen AktivitŠten.
• Zentraler Zugriff auf Lern- und Begleitmaterialien.

Das Feedback sowohl von den Lernenden als auch von den Mentoren fiel äußerst positiv aus; ein Manager merkte an, dass das Programm dazu geführt habe, dass er vom ersten Tag an mehr Selbstvertrauen.

Mentoren berichten, dass das Programm einen deutlich klareren und einheitlicheren Rahmen für die Unterstützung neuer Führungskräfte bietet und dazu beiträgt, dass wichtige operative und führungsbezogene AktivitŠtn nicht übersehen werden. Neue Filialleiter haben positiv auf den strukturierten Lernprozess, die praktischen Anleitungen und das Modell der kontinuierlichen Unterstützung reagiert.

Das Programm hat zudem das Engagement und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation verbessert. Die Teams der Support-Abteilungen stehen nun durch Webinare, Workshops, Mentoring und Totara-Arbeitsbereiche in engerem Kontakt mit den Filialleitern. VTNZ stellte eine stärkere Einbindung zwischen den operativen Teams und den Support-Funktionen fest, insbesondere in Bereichen wie Gesundheit und Sicherheit, wo die durch das Programm aufgebauten direkten Beziehungen die Kommunikation und die proaktive Unterstützung verbessert haben.

Die betriebliche Effizienz hat sich durch den geringeren manuellen Verwaltungsaufwand und den besseren Zugang zu Informationen verbessert. Totara verwaltet nun Einarbeitungsabläufe, Berichterstellung, Anwesenheitserfassung, Lernaufzeichnungen und den Zugriff auf Ressourcen, die zuvor manuell oder uneinheitlich verwaltet wurden. Führungskräfte können die benötigten Informationen und Unterstützung schneller finden, wodurch sich der Zeitaufwand für die Suche nach Anleitungen oder die Eskalation vermeidbarer Probleme verringert.

Das Programm wird bereits über die Filialleiter hinaus auf weitere Führungskräftegruppen ausgeweitet, darunter Gebietsleiter und stellvertretende Filialleiter. Diese Ausweitung zeugt sowohl vom Vertrauen der Organisation in das Modell als auch von der Skalierbarkeit des auf Totara basierenden Ansatzes.

Vor allem aber hat VTNZ ein nachhaltiges Rahmenwerk für operative FŠhigkeiten geschaffen, das das Lernen direkt mit der Führungsleistung, der operativen Konsistenz und der geschäftlichen Unterstützung verknüpft – und damit ein Modell geschaffen, das sich hervorragend auf andere Organisationen übertragen lässt, die ihre Einarbeitung und Personalentwicklung mithilfe von Totara modernisieren möchten.