Totara Learn steigert die Compliance-Raten im Hertfordshire Community NHS Trust – und begeistert die Nutzer!

Der Hertfordshire Community NHS Trust bietet kommunale Betreuung in den Heimen, Schulen, Kliniken und kommunalen Krankenhäusern des Bezirks. Rund 2.800 Mitarbeiter führen jährlich 1,7 Millionen erfolgreiche Patientenbesuche und -termine durch. 97 % der Patienten würden die Dienstleistungen des Trusts bereitwillig an Freunde und Verwandte weiterempfehlen.

Die Herausforderung

Der Trust wandte sich mit dem Ziel der Entwicklung und Einführung eines Lernmanagementsystems an Think Learning. Dieses sollte mehr als 250 interne Kurse bereitstellen, die Einweisung von bis zu 50 neuen Mitarbeitern pro Monat verwalten und Zugang zu weiteren 250 E-Learning-Kursen bieten, die hauptsächlich vom E-Learning für das Gesundheitswesen bereitgestellt werden.Der Trust verwendete ein veraltetes Lernmanagementsystem, das Daten aus diesem System mit HR/ESR-Daten in einem separaten Business-Intelligence-Tool kombinierte, um Berichte zur Compliance zu erstellen. Ein lästiger und zeitaufwändiger Prozess, der jeden Monat viele Arbeitsstunden verschwendete und dennoch eine Verbesserung gegenüber dem zentral beschafften NHS Oracle LMS darstellte.Eine große Herausforderung bestand darin, dass das LMS mobilen Zugang für ca. 2.000 Mitarbeiter, die über Mobilgeräte auf das klinische System zugreifen und es aktualisieren, bieten musste. Es wurde als gute Möglichkeit angesehen, mit Lernenden in Kontakt zu treten, die Inhalte und pädagogische Unterstützung außerhalb von Trust-Standorten anbieten, was für Mitarbeiter in den Gemeinden von entscheidender Bedeutung ist.Das alte LMS konnte diese Herausforderung einfach nicht bewältigen.

Die Lösung

Dank der Implementierung von Totara Learn in über 25 NHS Trusts konnte Think Learning vorhandene Bildungsdaten effektiv migrieren und Berichte konfigurieren. Die Umstellung vom vorherigen System auf Totara musste störungsfrei ablaufen, und die Compliance-Berichte mussten noch im gleichen Monat, in dem das alte LMS außer Betrieb genommen wurde, verfügbar sein.Die Verfügbarkeit umfangreicher Compliance-Berichte sofort ab Inbetriebnahme (von hochrangigen Abteilungs-/Kostenstellenberichten bis hin zu Dashboards der einzelnen Nutzer) sparte den Mitarbeitern viele Stunden an Arbeitszeit, da sie zuvor Berichte manuell bearbeiten und erstellen mussten.Die Unterstützung der NHS-Streamlining-Aktivitäten war von entscheidender Bedeutung. Innerhalb weniger Tage wurden die nationalen Kompetenzdaten des Core Skills Training Frameworks in das ESR hochgeladen, und von da an geschah dies wöchentlich. Seit der Inbetriebnahme hat das L&D-Team den Datenladeprozess weiter verfeinert und durch Änderungen an ESR- und Totara-Berichten die Prozesse weiter beschleunigt.Dank des vollständigen Administratorzugriffs auf Totara und seinem Selbstvertrauen bei der Nutzung des Systems erstellte das L&D-Team ein spezifisches Dashboard für „Service-Administratoren“. Damit können Manager und Administratoren die Schulungs-Compliance überwachen und Schulungen für Teammitglieder buchen.MitarbeiterengagementAuf der Startseite des LMS wurde ein Link zu einem Online-Fragebogen eingefügt, und die Mitarbeiter wurden zum Ausfüllen aufgefordert. Innerhalb kürzester Zeit gab es bereits 119 Rückmeldungen.Anhand einer Reihe von Fragen wurde die Zufriedenheit mit dem System gemessen, und Feedback in Form von Kommentaren war ebenfalls erwünscht.

Alle Maßnahmen zeigten eine positive Veränderung, und die Bewertung für „Benötigter Gesamtzeitaufwand“ zeigte, dass die Mitarbeiter das neue System als schneller und einfacher navigierbar empfanden.

Auf die Frage, was ihnen an dem System gefällt, verwiesen die Mitarbeiter auf die Nutzerfreundlichkeit.

Wenn Feedback darauf hindeutete, dass ein Lernender weitere Unterstützung benötigte, wurden die einfachen Nutzerhinweise sofort aktualisiert und an ihn weitergeleitet.

„Ich habe einfach auf das Symbol mit der Eule geklickt – ich kann mich zwar nicht daran erinnern, eine E-Mail über dieses Symbol erhalten zu haben, aber da sich am unteren Rand der E-Mail von der Schulungsabteilung mit der Aufforderung zur Teilnahme an einer Online-Schulung eine Eule befand, bin ich einfach dem Eulen-Symbol gefolgt und alles war an Ort und Stelle.  Mir gefällt besonders, dass mich ein Link zum richtigen Kurs geführt hat. So muss ich nicht selbst auswählen und riskieren, Stunden mit dem „falschen“ Kurs zu verschwenden.  Bis jetzt bin ich begeistert – danke für die gute Arbeit!“ – Ein Trust-Nutzer

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Totara Learn erzielte der Trust erhebliche Vorteile für die Organisation und die Nutzer.In nur drei Monaten:

• hat der Trust eine Compliance von 94,4 % mit den strikten und komplexen nationalen gesetzlichen und obligatorischen Schulungsanforderungen erreicht und beibehalten.
• hat das Administratorenteam eine Reduzierung der First-Line-Supportanfragen um 80 % verzeichnet.
• haben befragte Nutzer ausgesagt, dass E-Learning, Buchung und Compliance-Management in Totara einfacher und schneller sind als im alten LMS.
• hat sich die Rate der Nichtteilnahme an Präsenzschulungen mehr als halbiert, und zwar von 10 % auf 4,7 %.
• spart das neue LMS dem Team bis zu drei Tage pro Woche an Arbeitszeit.
• sind die Schulungsraten gegenüber dem Vorjahr um 80 % gestiegen, da bereits 1.500 Mitarbeiter erfolgreich eine Schulung abgeschlossen haben.

„Die meisten Mitarbeiter finden die Nutzung des Systems entweder „einfacher“ oder „viel einfacher“. Das spiegelt sich auch in einem enormen Rückgang der Anzahl von Anfragen, die wir erhalten, wider. Wir schätzen, dass uns dies bis zu drei Tage pro Woche an Arbeitszeit spart. Darüber hinaus befindet sich unsere Compliance auf ihrem bisher höchsten Niveau. Wir sind extrem zufrieden mit den Vorteilen, die uns das Totara System gebracht hat, insbesondere bei der Verbesserung der Nutzererfahrung, denn das war unser primäres Ziel bei der Implementierung des Systems.“ – Jane Trundle, Leiterin von L&D„Ich weiß jetzt, wie viel Zeit ich den Mitarbeitern zuweisen muss, damit sie ihre Schulungen abschließen, denn sie können genau sehen, was sie tun müssen.“ – Trust-Manager„Es ist einfach SO VIEL BESSER als das alte System, das vor allem bei seltener Nutzung fast unmöglich zu verwenden war!’“  – Ein Trust-Nutzer