eXtra Stores spart mit einer umfassenden Schulungslösung jährlich 600.000 Dollar

eXtra Stores ist der größte Elektronikhändler im Nahen Osten und beschäftigt 3.000 Mitarbeiter in 47 Filialen in Saudi-Arabien, Bahrain und Oman, die von großen Standorten in Einkaufszentren bis hin zu kleineren Einzelgeschäften reichen.

Die Herausforderung

Im Jahr 2014 erkannte eXtra Stores den wachsenden Bedarf an einheitlichen Schulungsangeboten für Filialmitarbeiter an abgelegenen Standorten. Da sich die Filialen über den gesamten Nahen Osten verteilen und dies mit hohem Reiseaufwand verbunden war, beschloss eXtra Stores, sein Lernmanagementsystem zu modernisieren und die bestehende Oracle-Lösung, die den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde, zu ersetzen. Die Einbettung des Lernens in die Unternehmenskultur von eXtra Stores hatte für das Unternehmen ebenfalls höchste Priorität. Man entschied sich für eine Partnerschaft mit iLearn ME, das das Unternehmen bei der Einrichtung von Totara Learn unterstützte.

Die Lösung

Die Lernplattform sollte für interne Schulungen, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Talentförderung genutzt werden, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf obligatorischen Schulungen für neue Produkte lag. Entscheidend war, dass die in Totara Learn erfassten Aktivitäten mit den KPIs aller Mitarbeiter im Unternehmen verknüpft werden sollten, was sich auf Bonuszahlungen und Entwicklungsmöglichkeiten auswirkte; dies bedeutete, dass neben dem Lernen auch eine Möglichkeit zur umfassenden Leistungssteuerung benötigt wurde.

eXtra Stores war sich bewusst, dass es eine breite Palette an Inhalten benötigte, um sein vielfältiges Publikum anzusprechen. Daher bietet die Totara Learn-Plattform SCORM-E-Learning-Inhalte, Checklisten, Bewertungen, Coaching-Pläne, Präsenzschulungen und vieles mehr, um sicherzustellen, dass alle Bereiche abgedeckt sind. Derzeit gibt es drei Schulungsarten im System: Inhalte der Stufe 1 bestehen aus einfachen PDF-Dateien und Präsentationen, Stufe 2 umfasst interaktive Aktivitäten und Stufe 3 umfasst komplexere Szenarien und Rollenspielaktivitäten.

Einer der besonderen Aspekte der Lösung von eXtra Stores besteht darin, dass sie über den Bereich des Lernens hinausgeht. Jedes Jahr veranstaltet eXtra Stores eine groß angelegte Verkaufsaktion für seine Elektronikprodukte, die etwa fünf Tage dauert und zwei Millionen Besucher in die Filialen lockt. Dank der Flexibilität von Totara Learn eignet sich die Plattform perfekt zur Unterstützung der Vorbereitungen für diese Veranstaltung sowie zur Durchführung von Umfragen.

Im Bereich des Leistungsmanagements wird das System genutzt, um zu Beginn des Jahres für alle Mitarbeiter der Organisation, einschließlich des CEO, Leistungskennzahlen festzulegen. Jeder muss seine Ziele einreichen und diese von seinem Vorgesetzten sowie dessen Vorgesetzten genehmigen lassen. Die manuelle Erfassung und Verwaltung der Kompetenzen aller Mitarbeiter des Unternehmens – bei insgesamt 3.000 Beschäftigten – wäre praktisch unmöglich, weshalb Totara Learn ein integraler Bestandteil des Leistungsmanagementprozesses ist. Der Beurteilungsprozess findet dann am Jahresende statt, um zu überprüfen, ob die Mitarbeiter ihre KPIs erreicht haben. So wird sichergestellt, dass alle auf Kurs bleiben, bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt werden und bei ausreichender Leistung mit Prämien belohnt werden.

iLearn ME unterstützte eXtra Stores bei der Einführung des LMS mit Kursvorschauen und erläuterte den Zusammenhang zwischen KPIs, Lernaktivitäten und Prämien, um die Lernenden zu motivieren und das Lernen in der Unternehmenskultur zu verankern.

„Unser bisheriges LMS hat nicht ausgereicht. Ich habe bereits mit Saba, SuccessFactors und vielen anderen LMS-Systemen gearbeitet, aber Totara Learn ist mit Abstand die beste Lernplattform auf dem Markt.“

Die Ergebnisse

Im Laufe der Jahre, in denen eXtra Stores Totara Learn genutzt hat, konnten hervorragende Ergebnisse erzielt werden. Bereits im zweiten Jahr der Nutzung der Plattform zur Festlegung von KPIs und zur Leistungssteuerung wurde eine Einreichungsquote von 99 % bei den KPIs sowie eine Abdeckungsquote von 99,8 % bei den Beurteilungen erreicht.

Dank Totara Learn und iLearn ME kann eXtra Stores jährlich 600.000 US-Dollar einsparen, da weniger Zeit und Geld für Reisen zu Präsenzschulungen aufgewendet werden muss.

100 % der Mitarbeiter nutzen das System, wobei sich mehr als 80 % regelmäßig einloggen, um auf Schulungen zuzugreifen. Auf der Plattform wurden bereits 22.000 Schulungsstunden absolviert, und 100 % der neuen Mitarbeiter greifen vom ersten Tag an im Unternehmen auf das System zu, was die Lernfreiheit unterstreicht, die Totara Learn für eXtra Stores ermöglicht hat.

In den vergangenen Jahren setzte sich eXtra Stores gegen 200 große öffentliche und private Organisationen durch und gewann den von GCS Governance HR verliehenen Preis für die herausragendste Strategie im Bereich Weiterbildung und Personalentwicklung.

Laut eXtra Stores gehört iLearn ME zu den besten der 200 Partner, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet. Das Unternehmen ist flexibel, hat Verständnis für die besonderen Herausforderungen des Kunden und arbeitet eng mit ihm zusammen, um Probleme zeitnah zu lösen. Darüber hinaus verfügt es über das erforderliche Fachwissen und die technischen Kompetenzen, um den Erfolg der Plattform sicherzustellen, und bietet rund um die Uhr kontinuierlichen Support.

Für die Zukunft arbeitet eXtra Stores an einer Reihe von Level-4-Inhalten, die immersive Inhalte wie VR, Simulationen, spielerisches Lernen und Erfahrungslernen umfassen und alle auf derselben Totara Learn-Plattform bereitgestellt werden. Zudem wird der Einsatz von 360-Grad-Feedback verstärkt, ein neues Führungskräfteentwicklungsprogramm gestartet und ein kontinuierliches Leistungsmanagement eingeführt, um die Mitarbeiter besser zu unterstützen.

„Wenn man über eine LMS-Plattform verfügt, erwartet man in der Regel lediglich die Verwaltung des Lernzyklus. Totara geht jedoch weit darüber hinaus und bietet uns umfassende Talentmanagement-Funktionen sowie Berührungspunkte für die gesamte Mitarbeitererfahrung innerhalb des Unternehmens; dies wirkt sich positiv auf die Mitarbeiter, das Geschäft und die Finanzergebnisse aus.“

Totara Learn ist benutzerfreundlich und sehr kundenorientiert. Es handelt sich um ein flexibles System, das eine Vielzahl unterschiedlicher Aktivitäten bietet. Wir nutzen es für Schulungszwecke, für das Leistungsmanagement und vieles mehr. Außerdem können wir unsere Lernplattform problemlos in alle anderen Websites integrieren, die wir betreiben.

„iLearn wird nicht als reiner Dienstleister betrachtet, sondern als unser Partner für den gemeinsamen Erfolg. Das Unternehmen ist sehr flexibel und versteht genau, was für unsere Organisation entscheidend und wichtig ist. Wir arbeiten sehr gerne eng mit ihnen zusammen. Sie verfügen über die Fachkompetenz und das technische Know-how, das wir benötigen, und bieten uns kontinuierliche Unterstützung.“
– Mahmoud Al Amir, Leiter für Schulung und Entwicklung, eXtra Stores