Wie zähmt man einen Drachen? Schritt für Schritt – nachhaltiges personalisiertes Lernen in einer großen Gesundheitsorganisation

Emirates Health Services (EHS) ist ein führender Gesundheitsdienstleister im Norden und Osten der Vereinigten Arabischen Emirate (VAE), der sich im Besitz der Bundesregierung der VAE befindet und von dieser betrieben wird. Das Unternehmen beschäftigt über 11.500 Mitarbeiter und verfügt über 17 Krankenhäuser, 68 Zentren für die medizinische Grundversorgung sowie mehrere Zahnarzt- und Facharztzentren.

Die Herausforderung

Eine große Gesundheitsorganisation gleicht einem mehrköpfigen Drachen, bei dem die verschiedenen Köpfe zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass ihr gemeinsamer Körper in die gewünschte Richtung fliegt. Um dies zu erreichen, musste das EHS Training & Development Center (TDC) mehrere Herausforderungen gleichzeitig bewältigen:

1. Stellen Sie sicher, dass die individuellen Lernbedürfnisse mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen
2. einer äußerst heterogenen Belegschaft gerecht werden, die sich aus unterschiedlichen Fachbereichen, Spezialgebieten und Kompetenzniveaus zusammensetzt
3. Schaffen Sie Lernmöglichkeiten für eine Belegschaft, die sowohl räumlich (über 120 Standorte) als auch zeitlich (Rund-um-die-Uhr-Dienstleistungen) verstreut ist
4. Sorgen Sie dafür, dass die neuesten Informationen in einer Branche, in der sich der Wissensstand rasch weiterentwickelt, leicht zugänglich sind, ohne die Nutzer mit irrelevanten Informationen zu überfrachten
5. Schaffen Sie eine ansprechende Lernumgebung
6. Erreichen Sie all dies zu angemessenen Kosten und auf nachhaltige Weise.

TDC benötigte eine Lösung mit einer soliden Grundlage, die zudem Anpassungen und Erweiterungen entsprechend den Anforderungen des Unternehmens ermöglicht.

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit einem lokalen Technologiepartner (Human-Logic) entwickelte TDC mithilfe von Totara Learn die Plattform „Maharati“ (arabisch für „Meine Fähigkeiten“).

1. Abstimmung zwischen Einzelperson und Organisation

Lokale und internationale Kompetenzrahmenwerke wurden übernommen oder an die Anforderungen von EHS angepasst. Die daraus resultierenden Rahmenwerke wurden anschließend in Maharati implementiert, um eine schrittweise Einführung im gesamten EHS-Bereich zu ermöglichen. Das System ermöglichte es Führungskräften und Mitarbeitern, gemeinsam individuelle Entwicklungspläne für jeden einzelnen Mitarbeiter zu erstellen und dabei die persönlichen Lernbedürfnisse mit den organisatorischen Zielen von EHS in Einklang zu bringen.

2. Individuelles Lernen

In Maharati wurden Empfehlungssysteme auf Basis künstlicher Intelligenz integriert, die personalisierte Empfehlungen auf der Grundlage individueller Kompetenzbedürfnisse und des bisherigen Lernverlaufs liefern.

3. Einfacher Zugang zu Fortbildungen

Nutzer können jederzeit, überall und von jedem Gerät aus über ihren Webbrowser oder die Maharati -Apps für iOS und Android auf Maharati zugreifen.

Zudem wurde ein Modul für externe Zertifikate entwickelt, das es den Nutzern ermöglicht, Zertifikate von Konferenzen und externen Workshops hochzuladen, damit diese vom TDC geprüft und authentifiziert werden können. Auf diese Weise finden die externen Leistungen der Nutzer in ihren persönlichen Lernnachweisen ihren Niederschlag.

4. Schneller Zugriff auf Informationen

In Maharati wurden Wissensdatenbanken integriert, die Schulungen, Leitfäden und Dokumente zu relevanten Themen bündeln. Dies ermöglicht einen schnellen und effektiven Zugriff auf verlässliches Wissen und aktuelle Informationen im Falle einer sich abzeichnenden Gesundheitskrise (COVID-19) oder im Zusammenhang mit den strategischen Zielen im Bereich EHS (z. B. Kundenzufriedenheit, verantwortungsvoller Umgang mit Antibiotika, psychische Gesundheit).

5. Lernendenengagement

Es wurden verschiedene Funktionen aktiviert oder entwickelt, um die Nutzerinteraktion zu verbessern.

• Arbeitsbereiche, die das soziale Lernen in Journal Clubs und im Rahmen der Aktivitäten zum Nationalen Lesemonat (März) fördern
• Bekanntmachungen zu Veranstaltungen und neuen E-Learning-Kursen über die Maharati-Homepage und per E-Mail
• Anpassbare Anmeldeseite, die wichtige Ereignisse widerspiegelt (Lesemonat, Simulationswoche, Ramadan)
• Mandantenfähigkeit, die maßgeschneiderte, individuelle Umgebungen für Nutzer in Partnerorganisationen (z. B. Ministerium für Gesundheit und Prävention) bereitstellt
• Block „Beliebte Kurse“, der die Nutzer über E-Learning-Kurse informiert, die bei EHS-Mitarbeitern beliebt sind

6. Nachhaltiges Wissensmanagement und Kostenkontrolle

Millers Pyramide der klinischen Kompetenz wurde modifiziert, um eine EHS-spezifische Skala zur Bewertung von Kompetenzen zu erstellen. Eine innovative fünfte Stufe („Teilt Wissen“) wurde hinzugefügt, die die auf nachhaltigem Wissensmanagement (und Kosteneinsparungen) basierende Lernstrategie von TDC unterstützt.

Dank eines Teams aus hauseigenen Instructional Designern und E-Learning-Entwicklern bei TDC gelang es durch die Zusammenarbeit mit internen und externen Fachexperten (SMEs), wesentliches implizites Wissen (das normalerweise in deren Köpfen verborgen bleibt) in explizites Wissen umzuwandeln (das in Form von E-Learning-Kursen, Leitfäden oder Simulationsschulungen weitergegeben werden kann).

Die Ergebnisse

Maharati verzeichnete in den letzten drei Jahren ein rasantes und stetig zunehmendes Wachstum. Bislang hat EHS mehr als 700 E-Learning-Kurse sowohl auf Englisch als auch auf Arabisch erstellt. Derzeit werden 28 Wissensdatenbanken bereitgestellt, weitere sind in Vorbereitung. Die allgemeine Nutzerzufriedenheit mit den Angeboten lag in diesem Zeitraum bei über 90 %.

Bis heute hat Maharati mehr als 2 Millionen Schulungsstunden abgewickelt. Davon entfielen über 1 Million E-Learning-Schulungsstunden auf die von Maharati unterstützte Wissensmanagementstrategie, wodurch finanzielle Einsparungen von über 5 Millionen US-Dollar erzielt wurden.

Maharati ermöglichte die erfolgreiche Einführung hochspezialisierter, auf die EHS-Anforderungen zugeschnittener Schulungen, ohne dabei Abstriche bei Qualität oder Geschwindigkeit zu machen. So konnten wir beispielsweise bei der Einführung des neuartigen COVID-Medikaments Sotrovimab mithilfe von Maharati präzise und allgemein zugängliche Schulungen und Dokumentationen zu diesem Medikament bereitstellen und damit die Vereinigten Arabischen Emirate dabei unterstützen, zu den weltweit ersten Ländern zu gehören, die es anbieten.

TDC erhält regelmäßig Anfragen von anderen Regierungs- und Partnerorganisationen, deren Mitarbeiter Zugang zu Maharati erhalten und von dieser Plattform profitieren sollen. Darüber hinaus ermöglichte Maharati dem EHS die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden und Freiwilligenorganisationen im Rahmen mehrerer nationaler Gesundheitsprogramme und -kampagnen. Zu den nennenswerten Projekten zählen die nationale Initiative „Baby Friendly“ und das nationale Freiwilligenprogramm zur Unterstützung des Gesundheitswesens.

Ein weiterer „unauffälliger“ Erfolg von Maharati besteht darin, dass wir dadurch viele verborgene Schätze und talentierte Mitarbeiter mit Spezialkenntnissen im gesamten EHS-Bereich entdecken bzw. aufdecken konnten. Infolgedessen ist EHS heute viel besser darin,„zu wissen, was es weiß“.

Wichtigste Erkenntnis

Der Einsatz von Open-Source-Software und die enge Zusammenarbeit mit einem renommierten Technologiepartner ermöglichten uns ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Implementierung, Anpassung und Skalierung. Open-Source-Software bringt zudem umfangreiche Erfahrungen der Community mit sich, die tief in der Software verankert sind. So konnten wir dort anknüpfen, wo andere aufgehört hatten, anstatt bei Null anzufangen.