Försäkringskassan: Unterstützung des sicheren Lernens für 14.000 Mitarbeiter und externe Stakeholder

Försäkringskassan, die schwedische Sozialversicherungsanstalt, ist mit rund 14.000 Mitarbeitern eine der größten staatlichen Behörden Schwedens. Die Behörde verwaltet wichtige Teile des schwedischen Sozialsystems und arbeitet in einem stark regulierten öffentlichen Sektor.

Allein im Jahr 2023 wurden über 63.700 Lernveranstaltungen über das LMS durchgeführt, die mehr als 400 verschiedene Schulungsprogramme umfassten. Um dieses Ausmaß an Aktivitäten zu unterstützen, benötigte Försäkringskassan eine sichere und skalierbare Lernplattform, die sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Stakeholder bedienen kann.

Die Herausforderung

Försäkringskassan benötigte eine Lernplattform, die sowohl formelles als auch informelles Lernen innerhalb eines komplexen öffentlichen Sektors unterstützen konnte. Die Organisation brauchte:

• Ein intuitives Lernerlebnis für verschiedene Benutzertypen.

• Unterstützung für informelles, soziales und individuelles Lernen.

• Integration mit internen Identitäts- und Zugangsverwaltungssystemen.

• Lernbasierte Zugangskontrolle zu internen Systemen.

• Sicherer und differenzierter Zugang für externe Interessengruppen und Partnerorganisationen.

Externe Berater mussten sich über BankID, das schwedische elektronische Identifikationssystem, authentifizieren. Darüber hinaus benötigten externe Behörden Zugang zu speziellen Schulungen im Zusammenhang mit rollenbasierten Systemberechtigungen, einschließlich der Ausstellung von elektronischen Ausweisen über EFOS.

Die Lösung

Implementierung von Totara LMS mit integrierter Zugangskontrolle

Totara LMS wurde ausgewählt, um die Anforderungen von Försäkringskassan an strukturiertes Lernen, informellen Wissensaustausch und sichere Zugangskontrolle innerhalb einer Plattform zu erfüllen.

Der Totara-Partner Aleido unterstützte die vollständige Implementierung, einschließlich der Integration mit der Identitäts- und Zugriffsmanagementlösung der Agentur, um eine automatische Zugriffskontrolle zu ermöglichen. Obligatorische Schulungen wurden als Voraussetzung für den Zugriff auf bestimmte interne Systeme festgelegt, wobei die Absolvierung der Schulungen direkt mit den operativen Berechtigungen verknüpft wurde.

Ein wichtiger Teil der Implementierung war die erfolgreiche Migration der historischen Lerndaten aus dem vorherigen LMS. Försäkringskassan stellte die Kontinuität sicher, indem es fast 900.000 Kursabschlüsse in das neue System übertrug, so dass die Compliance-Aufzeichnungen erhalten blieben und ein nahtloser Übergang für die Benutzer gewährleistet war.

Die Implementierung folgte einem strikten Zeitplan, wobei die Vereinbarung Ende Dezember unterzeichnet wurde und das Projekt im Februar begann. Eine strenge Frist verlangte, dass die Plattform bis zum 17. Juni 2025 in Betrieb genommen werden musste, was trotz der Größe des Unternehmens und der Migration von mehreren Systemen erreicht wurde.

Die Umstellung erfolgte ohne Unterbrechung des laufenden Lernprozesses, so dass die Kontinuität für die Benutzer in der gesamten Organisation gewährleistet war.

Sichere Mieter für externen Zugriff konfigurieren

Außerdem wurde ein spezieller Tenant konfiguriert, um externe Zugriffsanforderungen zu unterstützen. Dazu gehörte der EFOS-Tenant, in dem mehrere schwedische Regierungsbehörden auf Schulungen für EFOS-Administratoren zugreifen können.

EFOS ist ein sicherer IT-Dienst, der von der Försäkringskassan für die Authentifizierung, Signierung und Verschlüsselung in schwedischen Regierungsbehörden bereitgestellt wird. Das LMS wurde so konfiguriert, dass der Zugang zu dieser Schulung kontrolliert und an die rollenbasierten Anforderungen angepasst werden kann.

Teilnehmer aus verschiedenen Behörden können innerhalb einer sicheren und klar definierten Umgebung auf die entsprechenden Schulungen zugreifen, wobei die im öffentlichen Sektor erforderliche Trennung und Zugangskontrolle beibehalten wird.

Das Ergebnis

Försäkringskassan betreibt jetzt eine konsolidierte digitale Lernumgebung, die sowohl interne als auch externe Benutzer innerhalb einer sicheren Struktur unterstützt.

Alle 14.000 Mitarbeiter haben Zugriff auf das LMS, das strukturierte Kurse, von Ausbildern geleitete Schulungen, Quizze und Microlearning im gesamten Unternehmen unterstützt.

Jede Abteilung kann ihre eigenen Lernaktivitäten verwalten, während die zentralen Administratoren den Überblick über die Aktivitäten und Fortschritte im gesamten Unternehmen behalten.

Das LMS ermöglicht es der Agentur:

• Liefern Sie konsistente und regelkonforme Schulungen für eine große und vielfältige Belegschaft.

• Bieten Sie Partneragenturen und Beratern über eine rollenbasierte Logik kontrollierten Zugang zu Schulungen.

• Unterstützen Sie kontinuierliches Engagement durch integrierte soziale und informelle Lernfunktionen.

Mit über 63.700 Lernveranstaltungen, die im Jahr 2023 in mehr als 400 Programmen durchgeführt werden, unterstützt die Plattform das Lernen in großem Umfang und entspricht gleichzeitig den Sicherheits- und Governance-Anforderungen des öffentlichen Sektors.

Seit der Inbetriebnahme im Juni 2025 hat Totara LMS die kontinuierliche Entwicklung der gesamten Organisation unterstützt. Zu den geplanten nächsten Schritten gehören Zertifizierungen, strukturierte Lernpfade und der erweiterte Einsatz von Microlearning. Es besteht auch die Absicht, das Training in Zukunft über die Organisation hinaus auszuweiten, möglicherweise durch zusätzliche Mieter, abhängig von Sicherheit und organisatorischen Prioritäten.