EH Smith erreicht mit Totara LMS einen nahezu perfekten Abschluss der Compliance-Schulungen

EH Smith ist ein alteingesessener Baustoffhändler, der rund 500 Mitarbeiter in 11 Filialen und mehreren spezialisierten Ausstellungsräumen beschäftigt. Die Niederlassungen befinden sich hauptsächlich in den Midlands und im Südosten des Landes, darunter auch Filialen in Hertfordshire, Essex und zwei Ausstellungsräume für Ziegelsteine im Zentrum von London und Birmingham. Das Unternehmen unterstützt eine vielfältige Belegschaft, die sich aus Filialteams, Fahrern, Mitarbeitern in der Zentrale und auf dem Hof zusammensetzt.

Die Herausforderung

Um die Compliance-Schulungen zu verbessern und eine Grundlage für eine breitere Mitarbeiterentwicklung zu schaffen, wollte EH Smith unter der Leitung des People Teams eine Lernplattform einführen. Der Fokus lag darauf, das Unternehmen bei der Standardisierung von Schulungen zu unterstützen, die Sichtbarkeit von Lernaktivitäten zu verbessern und eine skalierbare Grundlage für zukünftige Lerninitiativen zu schaffen.

Vor der Einführung der neuen Plattform verfügte EH Smith nur über ein begrenztes strukturiertes digitales Lernangebot.
Das Unternehmen hatte zuvor mit Online-Lernen experimentiert, aber die Nutzung war gering. Es wurde jedoch deutlich, dass ein konsistenterer und besser zu handhabender Ansatz für die Schulung erforderlich war.

Die Hauptgründe für die neue Lernplattform waren:

• Sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Compliance-Schulungen im gesamten Unternehmen einheitlich durchgeführt werden
• Erstellung einer überprüfbaren Aufzeichnung der Lernaktivitäten
• Bereitstellung eines skalierbaren Systems, das zukünftige interne Schulungsinitiativen unterstützen kann
• Manager erhalten Einblick in den Trainingsfortschritt ihres Teams

Da die Kollegen über mehrere Standorte und Aufgabenbereiche verteilt sind, benötigte das Unternehmen ein System, das einfach zu bedienen, flexibel und von einem kleinen internen Team zu verwalten ist.

Die Lösung

EH Smith war als BMF Merchant-Mitglied bereits gut über die LMS-Leistungen von Cortexa in seinem Marktsegment informiert und es wurde ein Projekt zur Einrichtung eines Totara LMS gestartet, um eine zentralisierte Lernumgebung für das gesamte Unternehmen bereitzustellen.

Die anfängliche Einführung konzentrierte sich auf strukturierte Compliance-Schulungen, die sicherstellen, dass alle Kollegen eine Reihe von wesentlichen Kursen absolvieren, die für ihre Rolle relevant sind.

Beispiele hierfür sind:

• Schulungen zu Gesundheit und Sicherheit
• Compliance-Themen am Arbeitsplatz
• Bewusstsein für Cybersicherheit (für Kollegen, die das E-Mail-System des Unternehmens nutzen)

Die Kurse sind in Zertifizierungen gruppiert, die sicherstellen, dass die Kollegen die erforderlichen Lerninhalte absolvieren und in den entsprechenden Verlängerungsintervallen wiederholen.

Das System ermöglicht es EH Smith auch, Schulungen auf bestimmte Rollen auszurichten, so dass die Kollegen nur die für ihre Funktion relevanten Schulungen sehen.

Die Umsetzung

Das Projekt wurde intern vom People Team geleitet, wobei die Implementierung hauptsächlich von Projektleiter Jamie Relph verwaltet wurde.
In enger Zusammenarbeit mit dem Support-Team von Cortexa war EH Smith in der Lage, die Plattform effizient zu konfigurieren, Lernprogramme zu strukturieren und die ersten Compliance-Kurse zu starten.

Zu den wichtigsten Elementen der Einführung gehören:

• Aufbau der Organisationsstruktur in den Filialen und Abteilungen
• Schaffung von Managerhierarchien, damit Führungskräfte ihre Teams überwachen können
• Start der ersten Welle von Kursen zur Einhaltung von Vorschriften
• Entwicklung von Manager-Dashboards mit eingebetteten Berichten zur Verfolgung des Schulungsabschlusses

Bei der Implementierung wurde die Struktur absichtlich einfach gehalten, um die relativ flache Managementhierarchie des Unternehmens widerzuspiegeln. Die Niederlassungsleiter können ihre Teams überwachen, während die leitenden Angestellten auch die Fortschritte in den größeren Bereichen, die sie beaufsichtigen, einsehen können.
Obwohl die Implementierung größtenteils von einer internen Führungskraft geleitet wurde, verlief sie mit starker Unterstützung durch das Cortexa-Team reibungslos.

Die Ergebnisse

Die Plattform hat bereits messbare Vorteile für das gesamte Unternehmen gebracht.
Einer der wichtigsten Erfolgsindikatoren sind die hohen Abschlussquoten bei den obligatorischen Kursen, die zeigen, dass die Kollegen problemlos auf das System zugreifen und Schulungen absolvieren können.
Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

• Schnelle Einführung bei einer Belegschaft von 500 Personen
• 99% der Personen haben das Lernportal aufgerufen und genutzt
• Die Abschlussquoten für die ersten 3 gestarteten Kurse liegen derzeit bei 100%, 97% und 96%.
• Verbesserte Sichtbarkeit des Lernfortschritts für Manager
• Ein zentralisiertes System, das zukünftige Schulungsinitiativen unterstützen kann

Wöchentliche Berichte ermöglichen es dem People Team, den Fortschritt zu überwachen und ausstehende Schulungen schnell zu identifizieren, damit die Manager bei Bedarf nachfassen können.

Die Möglichkeit für Manager, sich einzuloggen und sofort die ausstehenden Schulungsanforderungen ihres Teams zu sehen, hat auch die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften in allen Niederlassungen vereinfacht.

Blick nach vorn

Während die Schulung zur Einhaltung von Vorschriften der Hauptgrund für das Projekt war, plant EH Smith nun, die Plattform zu erweitern, um breitere Lern- und Entwicklungsinitiativen zu unterstützen.
Zukünftige Pläne umfassen:

• Entwicklung von internen Schulungsprogrammen für Führungskräfte
• Aufzeichnung von kurzen Lerneinheiten und Führungshilfen
• Bereitstellung von digitalem Onboarding und Unternehmenseinführung über die Plattform
• Bereitstellung einer zentralen Drehscheibe für den Austausch der “EH Smith-Methode” zur Verwaltung von Mitarbeitern und Prozessen

Durch die Kombination von obligatorischen Schulungen mit optionalen Entwicklungsressourcen will das Unternehmen eine nachhaltige Kultur des kontinuierlichen Lernens in der gesamten Organisation schaffen.

“Das Team von Cortexa hat uns von Beginn des Projekts an bis zum Start unglaublich unterstützt. Vor allem in der Einrichtungsphase hat die Zeit und Mühe, die sie investiert haben, einen echten Unterschied gemacht. Alles wurde klar und einfach erklärt, so dass wir uns bei jedem Schritt des Prozesses sicher fühlen konnten.

Der von ihnen erstellte Implementierungsplan hat wirklich gut funktioniert. Er gliederte das Projekt in überschaubare Phasen, so dass wir uns auf die richtigen Themen zur richtigen Zeit konzentrieren konnten. Dank dieser Struktur fühlte sich die ganze Reise unkompliziert und gut organisiert an.

Was jedoch wirklich hervorstach, war die Reaktionsfähigkeit und Hilfsbereitschaft des Teams. Wann immer wir Fragen hatten, auf ein Problem stießen oder etwas optimieren wollten, reagierten sie schnell und waren immer bereit zu helfen. Zu keinem Zeitpunkt – von unseren ersten Gesprächen bis zum Start – hatten wir das Gefühl, nicht weiterzukommen oder keine Unterstützung zu erhalten.

Vor allem mit Sam und Alex war die Zusammenarbeit fantastisch. Ihr Fachwissen, ihre Geduld und ihr Engagement haben dafür gesorgt, dass wir das Projekt aus dem Stand heraus und mit voller Zuversicht zum erfolgreichen Start bringen konnten. Es war eine wirklich positive Erfahrung, mit Menschen zu arbeiten, die sich so sehr auf den Erfolg des Projekts konzentrieren.” – Jamie Relph – Projektleiter, Das Personalteam, EH Smith