Der Royal Berkshire NHS Foundation Trust wandelt mit RISE und Totara seine fragmentierte Personalentwicklung in ein datengestütztes Talentmanagementsystem um

Der Royal Berkshire NHS Foundation Trust (RBFT) ist ein großer Akutkrankenhausverbund im Südosten Englands, der eine vielfältige Bevölkerung in Berkshire und den umliegenden Gebieten mit mehr als 7.000 Mitarbeitern.

Um sein Ziel zu erreichen, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in den richtigen Rollen einzusetzen, hat der Trust gemeinsam mit Totara das Programm RISE (Recognising Individual’s Success and Excellence)entwickelt – ein innovatives digitales Talentmanagementsystem, das die Beurteilung, die Personalentwicklung, die Führungskräfteplanung und das Mitarbeiterengagement grundlegend verändert.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von RISE waren die Talentmanagement- und Beurteilungsprozesse des Trusts fragmentiert, uneinheitlich und weitgehend papierbasiert. Die Gespräche zur Mitarbeiterentwicklung unterschieden sich je nach Abteilung erheblich voneinander, was den Überblick über die FŠhigkeiten der Belegschaft, die Nachfolgebereitschaft und das Führungspotenzial einschränkte. Beurteilungen wurden oft eher als administrative Formalität denn als sinnvolle Entwicklungsmöglichkeiten angesehen, und es gab keine zentrale Quelle für verlässliche Daten zur Talentverteilung in der Belegschaft.

Die Organisation stand vor mehreren zentralen Herausforderungen:

• Uneinheitliche Abwicklung und Qualität der Beurteilungen in den verschiedenen Dienstleistungsbereichen.
• Eingeschränkte Überwachung der Führungskräftepipelines und der FŠhigkeiten der Belegschaft.
• Erheblicher Verwaltungsaufwand für Führungskräfte und Teams im Bereich Weiterbildung und Organisationsentwicklung.
• Zersplitterte Systeme für Beurteilungen, Weiterbildung, Talentmanagement und Entwicklungsplanung.
• Schwierigkeiten bei der Erkennung von Ungleichheiten in der Belegschaft und von Hindernissen für den beruflichen Aufstieg.
• Fehlen von verwertbaren Personaldaten zur Unterstützung strategischer Entscheidungsprozesse.

Die Stiftung erkannte die Notwendigkeit eines digital gestützten, inklusiven und datengestützten Ansatzes zur Personalentwicklung, der die Mitarbeiterbindung, das Engagement und die zukünftige Personalplanung fördern könnte.

Das angestrebte Ziel bestand nicht lediglich darin, einen bestehenden Prozess zu digitalisieren, sondern die Funktionsweise des Talentmanagements in der gesamten Organisation grundlegend neu zu gestalten. Der Trust wünschte sich ein System, das folgende Funktionen erfüllen konnte:

• Schaffen Sie eine einheitliche und aussagekräftige Beurteilung für alle Mitarbeiter.
• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Verantwortung für ihre eigene Entwicklung zu übernehmen.
• Verknüpfen Sie Ziele, Verhaltensweisen, Lernergebnisse und berufliche Ambitionen an einem Ort.
• Gewinnen Sie in Echtzeit Einblicke in Ihre Belegschaft, um die Nachfolgeplanung und die Führungskräfteentwicklung zu unterstützen.
• Verbessern Sie die Barrierefreiheit, Inklusion und Transparenz.
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung und Integration.

Von entscheidender Bedeutung war es dem Trust zudem, sicherzustellen, dass die Lösung die Werte der Organisation sowie die Vielfalt der Belegschaft widerspiegelte. Im Rahmen einer umfassenden Mitarbeiterbefragung wurden Bedenken hinsichtlich Barrierefreiheit, digitaler Kompetenz, Fairness bei Aufstiegsmöglichkeiten sowie uneinheitlicher Weiterbildungserfahrungen deutlich.

Die Organisation benötigte eine Plattform, die in der Lage ist, Weiterbildung, Beurteilung, Talentmanagement, Berichterstattung und Entwicklungsplanung nahtlos in einem einheitlichen Konzept zu vereinen und dabei skalierbar, nachhaltig und an zukünftige Prioritäten im Personalbereich anpassbar zu bleiben.

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit Totara Learn (ehemals Think Learning) entwickelte der Trust RISEentwickelt, ein vollständig integriertes digitales Talentmanagement-Programm.

Anstatt ein eigenständiges Instrument für die Beurteilung einzuführen, nutzte der Trust Totara als Grundlage für ein vernetztes Mitarbeiterentwicklungserlebnis, das Online-Beurteilungen, Führungsverhalten, personalisierte Entwicklungswege, Lernmanagement, Talentanalysen, Maßnahmenplanung und ePortfolio-Funktionen miteinander verbindet.

Die Lösung wurde gemeinsam mit Mitarbeitern aus den Bereichen Klinik, Unternehmensführung, Verwaltung und Betrieb entwickelt, um sicherzustellen, dass Barrierefreiheit, Inklusion und Benutzerfreundlichkeit von Anfang an berücksichtigt wurden. Mehr als 400 Kolleginnen und Kollegen brachten sich durch Workshops, Pilotprojekte, Usability-Tests und Feedback-Runden ein. Mitarbeiternetzwerke, die geschützte Merkmale vertreten – darunter Netzwerke für Neurodiversität, die „Global Majority“ und die „Pride“-Bewegung – waren aktiv an der Gestaltung der Sprache, der Navigation, der Barrierefreiheitsfunktionen und der Nutzerabläufe beteiligt.

Im Mittelpunkt von RISE steht der digitale Beurteilungsprozess, der vollständig in Totara Workflow integriert ist. Die Mitarbeiter führen die Beurteilungen online anhand des „Leadership Behaviours Framework“ des Trusts durch und verknüpfen dabei Ziele, Verhaltensweisen, Karrierewünsche und Entwicklungsgespräche innerhalb eines einzigen Workflows.

Eine wesentliche Neuerung war die Schaffung von automatisierten RISE-Pfade. Mithilfe von Totara-Workflows, digitalen Formularen für die Beurteilung und das Talentmanagement sowie integrierten Lernfunktionen entwarf der Trust maßgeschneiderte Mitarbeiterentwicklungswege, die dynamisch auf die im Laufe des Beurteilungsprozesses gesammelten Daten reagieren.

Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten werden mithilfe dynamischer Zielgruppen automatisch auf bestimmte Zielgruppen, Führungsebenen und organisatorische Hierarchien abgestimmt. Maßgeschneiderte Dashboards bieten Mitarbeitern und Führungskräften einen personalisierten Überblick über Ziele, Weiterbildungsmaßnahmen, Fortschritte sowie Einblicke in die Belegschaft, die für ihre jeweilige Rolle und Ebene innerhalb der Organisation relevant sind.

Durch die Erfassung und Nutzung von Personaldaten über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg schuf der Trust eine Plattform, die wirklich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten ist. RISE verbindet maßgeschneiderte Beratung mit offenem Zugang zu Möglichkeiten und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren eigenen Entwicklungsweg klar zu erkennen und gleichzeitig die gesamte Bandbreite der Lern- und Karrieremöglichkeiten zu erkunden, die in den Weiterbildungskatalogen der Organisation angeboten werden.

Diese Lernpfade empfehlen über die integrierte Lernfunktionalität von Totara automatisch Lerninhalte, Weiterbildungsmöglichkeiten und Maßnahmen. Die Mitarbeiter können ihren Fortschritt zudem über den „Action Planner“ und das „ePortfolio“ verfolgen, die beide mithilfe des Workflow-Tools so gestaltet wurden, dass sie dynamisch und interaktiv sind.

Einer der Aspekte der Lösung, der die größten Veränderungen bewirkt hat, ist die „Workforce Intelligence“. Zum ersten Mal kann der Trust klar erkennen, wo Talente vorhanden sind, wo noch Lücken bestehen und wo gezielte Maßnahmen erforderlich sind. Zahlreiche Berichtsquellen kombinieren Daten zu Beurteilungen, Talenten, Weiterbildung, Nachfolgeplanung, Mitarbeiterbindung, Beförderungen und Karrierewegen, um umfassende Einblicke in die Belegschaft zu liefern – all dies wird dadurch ermöglicht, dass die Daten auf einer einzigen Plattform gespeichert sind.

So zeigten die RISE-Daten beispielsweise auf, dass Mitarbeiter aus der „Global Majority“ in den Führungskräfte-Nachwuchsprogrammen unterrepräsentiert sind. Dies diente unmittelbar als Grundlage für gezielte Maßnahmen wie das „Global Majority Aspiring Leaders Programme“ sowie die gezielte Förderung der „Chartered Manager Degree Apprenticeship“ (CMDA). Die Plattform hat es dem Trust zudem ermöglicht, Bereiche mit hoher Nutzeraktivität sowie Vorreiter im Bereich der digitalen Entwicklung zu identifizieren, die eine breitere Akzeptanz unter den Mitarbeitern fördern. Dadurch entsteht ein positiver Kreislauf, in dem eine verstärkte Nutzung der Plattform tiefere Einblicke in die Belegschaft und eine effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Die Ergebnisse

RISE hat in den Bereichen Mitarbeiterengagement, betriebliche Effizienz, Führungskräfteentwicklung und Personalintelligenz erhebliche, messbare Ergebnisse erzielt.

Eines der bedeutendsten Ergebnisse war die Umgestaltung des Prozesses der Beurteilung. Vor der Einführung von RISE erfolgten Beurteilungen überwiegend in Papierform, wobei die Transparenz begrenzt war und die Abschlussquoten uneinheitlich ausfielen.

Seit der Einführung:

• Mehr als 85 % der Organisation führt die Beurteilungen nun vollständig online durch.
• Mehr als 80 % der Mitarbeiter nutzen ihre personalisierten Talent-Dashboards aktiv.
• Mehr als 95 % der angehenden Führungskräfte (Stufen 5–6) führen ihre Beurteilung online durch.
• Dienstleistungen im Bereich der geplanten Pflege erreichen nun eine Teilnahmequote von über 92 % bei den Beurteilungen und testen derzeit ein neues „One Window“ Beurteilungsmodell ein.

Die durch Totara ermöglichte Automatisierung und Integration haben den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert:

• Die Bearbeitungszeit für Verwaltungsangelegenheiten hat sich um etwa 30 % verkürzt.
• Die manuelle Dateneingabe und Doppelarbeit wurden weitgehend beseitigt.
• Lernprotokolle werden automatisch aktualisiert durch integrierte Arbeitsabläufe.
• Führungskräfte greifen nun auf Echtzeit-Dashboards zur Personalübersicht zu anstatt Beurteilungsdaten manuell zusammenzustellen.

Die Plattform hat zudem die Personalplanung und die Führungskräfteentwicklung grundlegend verändert.

Zum ersten Mal verfügt der Trust über einen Echtzeit-Überblick über:

• Führungsreife
• FŠhigkeit der Belegschaft
• Talentverteilung
• Nachfolgepipelines
• Demografische Zusammensetzung und Repräsentation der Belegschaft

Diese Erkenntnisse haben gezielte Maßnahmen und messbare Fortschritte in den Bereichen Inklusion und Führungskräfteentwicklung ermöglicht.

Seit Januar 2025:

• 125 Mitarbeiter aus dem Talentpool des Trusts „Gold“-Talentpool , haben eine Beförderung oder einen horizontalen Karriereschritt erreicht.
• Der Großteil des Aufstiegs erfolgte aus Gruppen angehender Führungskräfte, was auf eine frühzeitige Erkennung und Förderung von Talenten hindeutet.
• Vertretung von Mitarbeiter aus der „Global Majority“ , die durch Beförderung oder Quereinstieg aufsteigen, ist im Vergleich zum Vorjahreszeitraum gestiegen.

Der Trust hat zudem messbare kulturelle Auswirkungen festgestellt. RISE hat den Austausch über die berufliche Weiterentwicklung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern gestärkt, die Sichtbarkeit von Möglichkeiten verbessert und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für ihre berufliche Entwicklung gestärkt.

Die Mitarbeiterbefragung des Trusts Mitarbeiterumfrage 2025 stufte die Organisation auf nationaler Ebene in Bezug auf das Gefühl der Mitarbeiter, „bei der Entfaltung ihres Potenzials unterstützt“ was in direktem Einklang mit dem Zweck und den Zielen von RISE steht.

Der Erfolg des Programms hat landesweit großes Interesse bei den NHS-Organisationen geweckt. Der Trust hat RISE im Rahmen nationaler Personalforen vorgestellt, bewährte Verfahren mit Kollegen im gesamten NHS ausgetauscht und kürzlich die Auszeichnung „Highly Commended“ bei den HSJ Digital Awardserhalten.

RISE zeigt auf, wie Totara über das herkömmliche Lernmanagement hinauswachsen und sich zu einer strategischen Plattform für die Transformation der Belegschaft entwickeln kann, die das Engagement, die Mitarbeiterbindung, die Inklusion, die betriebliche Effizienz und die Personalplanung auf großer Skala verbessert.