Der BHR University Hospitals NHS Trust erreicht eine Compliance-Quote von über 90 %, um die Standards in der Patientenversorgung zu verbessern

Der NHS Trust der Universitätskliniken Barking, Havering und Redbridge (BHR) betreibt zwei Krankenhäuser, die beide über Notaufnahmen verfügen und Patienten aus dem gesamten Nordosten Londons versorgen.

Mit 6.500 klinischen und nichtklinischen Mitarbeitern sowie ehrenamtlichen Helfern versorgen sie eine vielfältige Bevölkerung von 750.000 Menschen und gehören damit zu den größten Einrichtungen des Landes. Zu den Leistungsangeboten zählen Fachstationen für Neurologie, Onkologie und die Akutversorgung von Schlaganfallpatienten.

Die Herausforderungen

Seit einem Besuch der Care Quality Commission (CQC) im Jahr 2013 stehen die Einhaltung des „Core Skills Training Framework“ (CSTF) durch den Trust sowie die in der gesamten Organisation geltenden Prozesse auf dem Prüfstand.

Der Trust verfügte über mehrere Methoden, mit denen seine 6.500 Mitarbeiter Schulungen einsehen, verwalten und buchen konnten, was zu Verwirrung führte und die Ressourcen der Personalabteilung sowie der Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung (L&D) in den Krankenhäusern stark belastete. Das L&D-Team wurde mit telefonischen und E-Mail-Anfragen zur Anmeldung von Mitarbeitern für Pflichtschulungen überhäuft. Es gab keine zentrale Richtlinie oder Rahmenbedingungen für den Bereich Lernen und Entwicklung, um den Mitarbeitern Orientierung hinsichtlich der Anforderungen zu geben.

Durch die Trennung von Lernmanagementsystemen (LMS) und Compliance-Berichtssystemen entstand ein übermäßiger Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten, die als Grundlage für Entscheidungen in den Bereichen Compliance, Mitarbeiterschulung und -entwicklung dienten.

Das Fehlen einer Führungshierarchie in den Altsystemen führte zu einem Mangel an Verantwortungsbewusstsein und Engagement bei der Absolvierung von Pflichtschulungen und Weiterbildungen. Die Schulungskosten stiegen infolge einer hohen Nichtteilnahmequote.

Die wichtigsten Ergebnisse des Projekts waren:

• Steigerung der betrieblichen Effizienz – Schaffung eines einheitlichen, effizienten und benutzerfreundlichen Prozesses, über den Mitarbeiter sich direkt für Präsenzschulungen anmelden und auf E-Learning-Angebote zugreifen können. Reduzierung des Zeitaufwands der Weiterbildungsteams für die zentrale Verwaltung.
• Erreichen Sie eine nachhaltige Verbesserung der Einhaltung der vorgeschriebenen Schulungsanforderungen – um mehr Klarheit hinsichtlich der vorgeschriebenen Schulungsanforderungen zu schaffen und eine genaue sowie effiziente Berichterstattung zu ermöglichen, die ein proaktives Risikomanagement erlaubt.
• Stellen Sie sicher, dass E-Learning leicht zugänglich, relevant und benutzerfreundlich ist – Bieten Sie einen Fernzugang zu E-Learning-Angeboten an, der sich an die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anpasst, sodass Pflichtschulungen zum günstigsten Zeitpunkt und am bequemsten Ort absolviert werden können.
• Einführung von Verfahren zur persönlichen Leistungsbeurteilung – Einführung und Unterstützung von Verfahren zur persönlichen Leistungsbeurteilung im gesamten Trust, einschließlich der Möglichkeit, die Verfahren zur Wiederzulassung von Pflegekräften und Hebammen effektiv zu verwalten.
• Verbesserung der zentralen Berichterstattung und der Berichterstattung an die Vorgesetzten – Um zentral präzise und effizient zu berichten und den Führungskräften Echtzeit-Zugriff auf Berichte zu gewähren, damit sie ihre Aufgaben effektiver wahrnehmen können.

Die Lösung

Die Stiftung erkannte den Bedarf an einem benutzerfreundlichen LMS, das flexibel genug war, um an die spezifischen Anforderungen des Gesundheitswesens angepasst zu werden. Sie leitete ein strenges Auswahlverfahren ein, das zu einer Partnerschaft mit Think Associates führte, um Totara Learn zu implementieren und zu betreuen.

BHR würdigte die marktführende Erfahrung von Think Associates im Bereich LMS für das Gesundheitswesen sowie die Fähigkeit von Totara Learn, alle ihre Anforderungen abzudecken, darunter Compliance-Schulungen, E-Learning-Inhalte, Präsenzschulungen, die Rezertifizierung von Pflegekräften und Hebammen, zentralisierte persönliche Leistungsbeurteilungen sowie die Berichterstattung an die Vorgesetzten.

Think Associates und zahlreiche Interessengruppen bei BHR arbeiteten gemeinsam daran, wesentliche Verbesserungen an der Lerntechnologie-Infrastruktur der Organisation vorzunehmen und deren durchgängigen Schulungs- und Berichtsprozess in Totara Learn zu integrieren.

Organisationshierarchie

Es wurde eine klare Organisationshierarchie entwickelt, um Führungskräften die Möglichkeit zu geben, das Lernen ihrer Teams zu fördern, zu steuern und darüber Bericht zu erstatten. Diese Führungshierarchie wurde als Sammeldatei in das LMS hochgeladen, das innerhalb der Organisation unter dem Namen BEST (BHRUT Education & Staff Training) bekannt ist.

Die Führungshierarchie (BEST) war für die Konfiguration der persönlichen Leistungsbeurteilung, die mithilfe der E-Beurteilungsfunktion in Totara Learn erstellt wurde, von entscheidender Bedeutung.

„BEST hat es den Mitarbeitern ermöglicht, Verantwortung für ihre eigene Fortbildung und Entwicklung zu übernehmen, und bietet gleichzeitig den Führungskräften benutzerfreundliche Dokumentationsmöglichkeiten. Es hat es dem Trust ermöglicht, Fortbildungsmaßnahmen schnell zu entwickeln und organisationsweit umzusetzen, sobald bestimmte Probleme deutlich werden.“ – Kathryn Halford, Pflegedienstleiterin

Weiterbildungsrichtlinie

Es wurde eine Fortbildungsrichtlinie entwickelt, um das Lernen entsprechend der Organisationshierarchie auszurichten. Dank dieser Maßnahme konnte Totara Learn erfolgreich eingesetzt werden, um bestimmte Mitarbeitergruppen mit auf ihre jeweiligen Aufgaben zugeschnittenen Fortbildungen anzusprechen. Eine klare und prägnante Richtlinie förderte die Eigenverantwortung für den Abschluss der obligatorischen Fortbildungen.

Alle Kurse im Rahmen dieser Richtlinie sowie das „Core Skills Training Framework“ (CSTF) wurden in Totara Learn integriert, sodass die Lernenden auf einen Blick erkennen können, welche Kurse sie wann absolvieren müssen.

Maßgeschneiderte Entwicklung – Bildungsurlaub

Die Stiftung hat die Entwicklung zusätzlicher Funktionen zur Verwaltung des Buchungsprozesses für Studienurlaub in Auftrag gegeben, damit dieser über Totara Learn abgewickelt werden kann.

Single Sign-On für Lernende

Think Associates arbeitete mit dem IT-Team des Trusts zusammen, um BEST in das Active Directory der Organisation zu integrieren. Dadurch wurde ein Single Sign-On für Lernende am Arbeitsplatz und zu Hause ermöglicht, ebenso wie die automatische Erstellung von LMS-Konten für neue Mitarbeiter.

E-Learning

Think Associates arbeitete mit BHR zusammen, um gründlich zu prüfen, ob die lokalen E-Learning-Inhalte sowohl auf der Website als auch außerhalb der Website ordnungsgemäß abgespielt und angezeigt wurden.

Die Ergebnisse

Totara Learn ist nun das zentrale Portal von BHR für alle Bereiche der Fort- und Weiterbildung, die Rezertifizierung von Pflegekräften sowie die Beantragung von Bildungsurlaub für Fachkurse.

Schnelle Implementierung eines vollständigen Self-Service-Systems

In den ersten acht Wochen nach der Inbetriebnahme haben mehr als 4.600 klinische und nicht-klinische Mitarbeiter auf das System zugegriffen.

Die Mitarbeiter haben auf Folgendes sehr positiv reagiert:

• Die unternehmensweite Single-Sign-On-Lösung hat das Lernerlebnis erheblich verbessert.
• Eine zentrale Anlaufstelle für alle Anforderungen im Bereich Weiterbildung und Personalentwicklung.
• Vereinfachter Ansatz.
• Benutzerfreundlichkeit der zentralen Lern- und Entwicklungsprozesse – Anzeigen, Verwalten und Absolvieren von Pflichtschulungen.
• Eine einfache und benutzerfreundliche Möglichkeit, eine breite Palette an Ressourcen zur persönlichen Weiterentwicklung einzusehen und zu buchen.

Vorgesetzte sind nun befugt, ihr Team dabei zu unterstützen und anzuleiten, die vorgeschriebenen Schulungen und Maßnahmen zur persönlichen Weiterentwicklung zu absolvieren.

Berichterstattung

Da die Schulungen auf die jeweilige Organisationsebene zugeschnitten sind, erhalten die Lernenden, Führungskräfte und die Organisation insgesamt klare und prägnante Berichte über die Einhaltung der Vorschriften innerhalb des Trusts.

Verbesserte Einhaltung der Vorschriften

Der Trust hat seine Erfüllungsquote (für alle grundlegenden und wesentlichen Ausbildungskompetenzen) von 84 % im März 2016 auf 92 % im November 2016 gesteigert.

Die gestiegene Einhaltungsquote wird auf den einfachen Zugang zu Schulungen und die Transparenz der Anforderungen zurückgeführt.

Als Stiftung müssen wir sicherstellen, dass alle unsere Mitarbeiter so geschult sind, dass sie ihre Aufgaben erfüllen können. Dazu gehört eine Vielzahl von verbindlichen Schulungsstandards, die fachübergreifend gelten. Die BEST-Plattform hat die Art und Weise verändert, wie wir unseren Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu E-Learning ermöglichen, egal wo sie sich gerade befinden – sei es zu Hause, im Bus oder am Arbeitsplatz –, wodurch die Einarbeitung und Fortbildung vereinfacht werden. Das berichten uns die Mitarbeiter. – Dr. Nadeem Moghal, Ärztlicher Direktor

Finanzielle Einsparungen

Der Trust schätzt, dass seit der Einführung des Totara LMS erhebliche jährliche Kosteneinsparungen erzielt wurden. Diese Einsparungen setzen sich wie folgt zusammen:

• Zeitersparnis – dank des einfachen Zugriffs für die Mitarbeiter entfällt der Zeitaufwand für die Bearbeitung vergessener Benutzernamen usw.
• Transparente Anforderungen – die Mitarbeiter wissen, welche Schulungen sie bis wann absolvieren müssen. Sie verschwenden keine Zeit mehr damit, die falschen Schulungen zu absolvieren oder falsche Abläufe zu befolgen.
• Verstärkter Einsatz von E-Learning – da der Zugang und die Absolvierung nun einfacher sind, wird es in größerem Umfang genutzt.
• Effizientere Verwaltung der Kursteilnahme.

Die Zukunft

Der Trust freut sich darauf, die folgenden Projekte mit Totara Learn in Angriff zu nehmen:

• Aufbauend auf der erfolgreichen Abwicklung der Revalidierung für Pflegekräfte und Hebammen erwägt BHR nun, dieses Angebot auf die Revalidierung für Ärzte auszuweiten.
• Entwicklung eines Mentoren- und Praxisanleitungs-Programms sowie Erweiterung der inhaltlichen Ressourcen zur Unterstützung des Lernens der Studierenden.
• Die Integration der Prozesse für Bildungsurlaub in die elektronischen Dienstplan-Systeme für das Personal. Dies wird das Ziel des Trusts unterstützen, eine papierlose Organisation zu werden.

Entwicklung kreativer Einblicke in die Stiftung für die Einführungsschulung durch die Nutzung von Straßenumfragen sowie Ermittlung des Wissensstands der Mitarbeiter über die Organisation und ihre Werte.

„Die Einführung von BEST auf der Totara Learn-Plattform hat unser E-Learning grundlegend verändert und es für alle unsere Mitarbeiter wesentlich zugänglicher gemacht. Dank BEST ist unsere Erfüllungsquote bei den Kern- und Grundkompetenzen auf über 90 % gestiegen und hat sich auf diesem Niveau gehalten, was sich positiv auf unsere Patientenversorgung auswirkt, da wir sicher sein können, dass unser Personal geschult ist. BEST ist benutzerfreundlich, und da wir auch von außerhalb darauf zugreifen können, sind wir in der Lage, Kurse zu Zeiten zu buchen und zu absolvieren, die uns am besten passen. Das Layout von BEST ist benutzerfreundlich und optisch ansprechend; schon beim ersten Einloggen ist man begeistert!“ – Gill Perry, stellvertretende Leiterin für Bildung, Ausbildung, Lernen und Entwicklung