Brightshores Health System verkürzt mit Totara die Zeit für Compliance-Berichte um 70%.

Brightshores Health System ist ein regionaler Gesundheitsdienstleister in Ontario, Kanada, der an mehreren Standorten Pflegeleistungen erbringt und umfangreiche rollenbasierte Compliance-Schulungsanforderungen für seine klinischen und betrieblichen Mitarbeiter verwaltet.

Die Herausforderung

Das Organisationsentwicklungsteam von Brightshores musste Managern und Teamleitern einen zeitnahen, zielgruppenspezifischen Einblick in die Compliance-Schulungen einer komplexen Belegschaft im Gesundheitswesen geben. Der bestehende Arbeitsablauf für die Berichterstattung war weitgehend manuell: Der LMS-Spezialist holte sich die Daten für jeden einzelnen Kurs, glich sie manuell mit den Rollenanforderungen ab und verteilte die Berichte im gesamten Unternehmen.

Die Komplexität war keine Routine. Die Compliance-Struktur von Brightshores verknüpfte den Abschluss von Kursen und die Nachverfolgung der Seminarteilnahme mit positionsspezifischen Schulungsanforderungen. Ein und derselbe Kurs konnte in mehreren Tracking-Bereichen erscheinen, wobei unterschiedliche Zielgruppen unterschiedliche Teilmengen absolvieren mussten.

Manuell erstellte Berichte waren innerhalb weniger Tage veraltet, und der häufige Wechsel von Managern bedeutete, dass die Personen, die die Berichte erhielten, oft nicht diejenigen waren, die sie ursprünglich angefordert hatten. Die Compliance-Berichterstattung nahm unverhältnismäßig viel Verwaltungszeit in Anspruch und führte dazu, dass die Manager immer noch mit veralteten Informationen arbeiteten.

Die Lösung

Lambda arbeitete gemeinsam mit Brightshores an einer mehrstufigen Modernisierung, die mit einem Upgrade auf Totara 19 begann, um dem Team Zugang zur neuesten Reporting-Engine und eine solidere Grundlage zu verschaffen, auf der es aufbauen konnte.

Im Rahmen des Upgrades führte der LMS-Spezialist von Brightshores einen umfassenden Umgebungsscan des gesamten Kurskatalogs des Systems – etwa 300 Kurse – durch und erstellte eine Kurs-Positions-Matrix, die aufzeigt, welche Rollen welche Schulungen benötigen. Diese einzige Quelle der Wahrheit ersetzte die fragmentierten manuellen Nachforschungen und ermöglichte zum ersten Mal eine zielgruppenorientierte Berichterstattung.

Nach der Einführung der Matrix wählte das Team bewusst einen hybriden Ansatz.

Der LMS-Spezialist von Brightshores hat acht Berichte für Manager direkt in Totara 19 erstellt, um die Einhaltung von Vorschriften und die Transparenz von Abschlüssen zu gewährleisten. Diese Berichte umfassen obligatorische Unternehmensschulungen, Zertifizierungsabschlüsse, Kurs- und Programmabschlüsse, Aufschlüsselungen auf der Ebene der Lernenden und Seminarteilnahmen. Die Berichte nutzen die rollenbasierten Standardansichten und eingebetteten Diagramme, die V19 von Haus aus bietet, und waren für die Manager sofort einsatzbereit, so dass sie ohne externe Entwicklung einen zentralen Überblick über das Team-Tracking erhielten.

Für die komplexeren Anforderungen – Kurse, die sowohl den regulären Abschluss als auch die Verfolgung von Seminaren umfassen, kursübergreifende Korrelationen und zielgruppenspezifische Dashboards, die auf das Team des jeweiligen Managers zugeschnitten sind – hat Brightshores ein Zoola Analytics-Projekt wieder aufgenommen, das ursprünglich für 2023 geplant war, aber pausiert wurde.

Zoola, die Berichts- und Analyseschicht von Lambda für Totara, ist über eine Echtzeitreplik direkt mit der Totara-Datenbank verbunden und unterstützt benutzerdefinierte Datenquellen, die speziell für das Compliance-Modell von Brightshores entwickelt wurden.

Im April 2026 haben Brightshores und Lambda den Aufbau des Zoola-Dashboards offiziell wieder aufgenommen und dabei das ursprüngliche Dashboard-Anforderungsformular aus dem Jahr 2023 und die Audit-Arbeit als Grundlage verwendet. Die aktualisierten Anforderungen wurden über das Support-Portal von Lambda eingereicht, der Zoola-Entwickler von Lambda führt die technische Bewertung durch, um den Umfang des Aufbaus zu bestimmen, und für den 3. Juni 2026 ist eine vollständige Zoola-Durchsicht und -Schulung für das Brightshores-Team geplant.

Das Ergebnis

Die Kombination aus Totara 19, der Kurs-Positions-Matrix und der benutzerdefinierten Totara-Berichterstellung hat die Compliance-Berichterstattung von Brightshores von einem rückwärtsgewandten, manuellen Prozess zu einer rollenbasierten Grundlage in Echtzeit für 2.300 Mitarbeiter gemacht.

Der Zeitaufwand für die manuelle Berichterstellung für den LMS-Spezialisten ist von 5-7 Stunden pro Woche auf 1-2 Stunden pro Woche gesunken – eine Verringerung um etwa 70 %. Seit Anfang April 2026 wurden im gesamten Team über 40 Stunden Verwaltungszeit allein durch die native Berichterstattung von Totara eingespart, noch bevor die Zoola-Dashboards in Betrieb genommen wurden.

Dynamische Zielgruppen spiegeln jetzt die spezifischen Schulungsanforderungen der Abteilung wider. Mitarbeiter werden bei Stellenwechseln nicht mehr übersehen, und die Schulungen werden in Echtzeit zugewiesen, und zwar für jede Position.

Manager und Teamleiter haben direkten, bedarfsgerechten Zugriff auf acht vorgefilterte Berichte, die auf ihre Teams zugeschnitten sind.

Statusabzeichen kennzeichnen Schulungsunterlagen farblich – grün für aktive, zugewiesene und anstehende Aufgaben, rot für überfällige Aufgaben – und geben Managern so auf einen Blick einen Überblick über den Stand der Einhaltung der Vorschriften in ihrem Team. Dies ersetzt den monatlichen Berichtszyklus, der früher bei der Ankunft veraltet war.

Teamleiter können nun direkt Berichte abrufen und mit ihren Managern teilen und sie mit rechtzeitigen Schulungserinnerungen unterstützen, anstatt auf den LMS-Spezialisten zu warten.

Jeder Manager sieht nur das, was für sein Team relevant ist, so dass das Berichtsvolumen nicht überhand nimmt.

Das hybride Berichtsmodell ist vorhanden: Totara Native kümmert sich um die alltägliche Einhaltung von Vorschriften und die Transparenz von Abschlüssen, und Zoola Analytics wird für die komplexen kursübergreifenden und zielgruppenspezifischen Anforderungen entwickelt, die über die nativen Funktionen hinausgehen. Der Walkthrough des Brightshores-Teams ist für den 3. Juni 2026 geplant.

Ergebnisse der Freiheit:

• Freiheit zum Sparen – der manuelle Aufwand für die Berichterstellung wurde um ~70% reduziert, so dass der LMS-Spezialist mehr Zeit für höherwertige Aufgaben hat und die Manager schneller genaue, zielgruppenspezifische Daten erhalten.
• Wahlfreiheit – das Hybridmodell ermöglicht es Brightshores, das richtige Tool für jede Berichtsanforderung zu wählen: Totara nativ, wo es ausreicht, Zoola, wo die Komplexität es erfordert.
• Freiheit zum Lernen – automatisierte, zielgruppenbasierte Berichte stellen sicher, dass die richtigen Mitarbeiter die richtigen Schulungen erhalten und Manager einen aktuellen Überblick über die Einhaltung der Vorschriften erhalten.