Das schwedische Landwirtschaftsamt optimiert seine Schulungen mit Totara Learn

Das schwedische Landwirtschaftsamt ist die oberste Verwaltungsbehörde für die Landwirtschafts- und Lebensmittelpolitik. Die Themen, mit denen sie sich befasst, betreffen jeden Einzelnen in Schweden. Nahrungsmittel, Tiere, Umwelt und Klima – alles, was eine wettbewerbsfähige Landwirtschaft und einen dynamischen ländlichen Raum schafft und zu einer nachhaltigen Gesellschaft beiträgt.

Die Herausforderung

Das schwedische Landwirtschaftsamt ist unter anderem für Schulungen zum Umgang mit Pflanzenschutzmitteln zuständig. Etwa 25.000 Personen müssen ihre Zertifizierung alle fünf Jahre erneuern – eine Herausforderung, die alle 21 Bezirksausschüsse betrifft. Das schwedische Landwirtschaftsamt arbeitet außerdem an der Wissensvermittlung im Rahmen des EU-Programms für ländliche Gebiete, an dem 25 Behörden, 50 Organisatoren und mehrere andere Mitwirkende beteiligt sind.

„Die Nachverfolgung und die Berichterstattung waren unzureichend.“ – Pia Kruise

All dies zu koordinieren erfordert eine reibungslose und einfache Verwaltung, nicht zuletzt bei der Meldung der Ergebnisse. Das bestehende Schulungssystem bot nicht genau die Funktionen, welche die Behörde benötigte. Es wurde außerdem als umständlich und zeitaufwändig empfunden, insbesondere bei der Nachverfolgung und der Berichterstattung. Auch die Entwicklung der digitalen, gemischten Lernlösungen, die sich das schwedische Landwirtschaftsamt wünschte, war nicht möglich.

Das schwedische Landwirtschaftsamt benötigte eine bessere, nutzerfreundlichere Lösung. Man wollte zudem mehr Freiheit bei der Entwicklung innovativerer Schulungslösungen. Um dieses Ziel zu erreichen, erhielten mehrere Anbieter die Möglichkeit zur Teilnahme am Beschaffungsprozess. Totara Partner Xtractor war einer von nur zwei Anbietern, die den Herausforderungen des schwedischen Landwirtschaftsamts gerecht werden konnten. Er wurde letztendlich mit der Entwicklung einer neuen Lösung beauftragt.

Das Projekt stand jedoch unter Zeitdruck. Die Vereinbarung wurde im Juni unterzeichnet und die Bereitstellung musste vor Ende des Jahres erfolgen, da das alte System dann auslaufen würde.

Die Lösung

Die Lösung von Xtractor basierte auf der Einführung von Totara Learn, einem flexiblen Lernmanagementsystem für Unternehme. Man war überzeugt, dass Totara Learn dem schwedischen Landwirtschaftsamt helfen würde, eine hochwertige Überwachung und Meldung der Nutzerergebnisse zu gewährleisten und die Verwaltung sowohl für Zertifizierungen als auch für andere Schulungen zu vereinfachen.

Die Zusammenarbeit zwischen Xtractor und dem schwedischen Landwirtschaftsamt verlief außerordentlich reibungslos. Pia Kruse, Projektmanagerin des schwedischen Landwirtschaftsamts, sagt:

„Die Mitarbeiter von Xtractor sind Experten. Das Unternehmen verfügt über ein Projektmodell und einen großartigen Projektmanager. Wir haben viel kommuniziert und die Zusammenarbeit hat sich im Laufe des gegenseitigen Kennenlernens immer weiter verbessert.“

Die Lösung umfasste darüber hinaus ein Format für vordefinierte Kurstypen mit unterschiedlichen Strukturen, Inhalten und Rechnungsinformationen. Auf diese Weise können Nutzer mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen dasselbe System auf einheitliche Weise verwenden, und grundlegende Funktionen können auf der gesamten Plattform geteilt werden.

Xtractor führte außerdem BankID als Anmeldemethode ein. Das vereinfachte die Lösung für viele Landwirte und Lebensmittelproduzenten, die das System in Zukunft verwenden.

Eine wichtige Verbesserung war, dass die Nutzer ihre Zertifizierungen nun selbst verwalten konnten, indem sie sich registrieren und die entsprechende Berechtigung einholen. Dadurch hatten Administratoren mehr Zeit und konnten sich auf strategische Aufgaben anstelle dieser kleineren Anliegen konzentrieren. Die Nutzer wiederum wurden in die Lage versetzt, mehr Verantwortung für ihr eigenes Lernen zu übernehmen.

Die Ergebnisse

Trotz des engen Zeitplans wurde die Lösung pünktlich geliefert. Es wurde schnell klar, was die neuen Berichtsfunktionen ermöglichten: klare, umfassende Berichte mit aktuellen und genauen Daten, die einen dringend benötigten Überblick und die Fähigkeit zum tiefen Eintauchen in die Statistiken boten.

Die Lösung war außerdem kostengünstig für das schwedische Landwirtschaftsamt, das nun von dem großen Wert von Totara Learn profitiert. Sowohl Lernende als auch Administratoren haben jetzt Zugriff auf eine Lösung, die ohne großen Aufwand so funktioniert, wie sie es brauchen.Durch die korrekte Verwaltung von Berechtigungen in Totara können Administratoren umfassendere Aufgaben ausführen und müssen keine Zeit mit einfacheren, zeitaufwändigen Aktivitäten verschwenden. Da sie nicht alle Registrierungen verwalten müssen, sparen sie Zeit und können ihre Fachkenntnisse anderswo einsetzen.

„Wir haben jetzt eine Managementgruppe eingerichtet und haben eine spannende Reise vor uns. Wenn wir mehr Zeit gehabt hätten, hätten wir noch viel mehr gemacht. Das heißt, wir nutzen Totara noch nicht voll aus, aber Xtractor hat äußerst professionelle, fantastische Entwickler, deren Anpassungen unsere Erwartungen übertreffen.“ – Pia Kruse

Mit Totara Learn verfügt das schwedische Landwirtschaftsamt jetzt über eine Plattform, die bis zu 200.000 Nutzer unterstützt. Das spart Zeit und vereinfacht die Arbeit für alle, die sich für die Entwicklung der schwedischen Landwirtschaft und ihren Beitrag zur gesamten Gesellschaft einsetzen.