{"id":75744,"date":"2026-06-01T19:50:34","date_gmt":"2026-06-01T19:50:34","guid":{"rendered":"https:\/\/totara.com\/customer-stories\/brightshores-health-system-reduce-el-tiempo-de-elaboracion-de-informes-de-cumplimiento-en-un-70-con-totara\/"},"modified":"2026-06-02T11:03:22","modified_gmt":"2026-06-02T11:03:22","slug":"brightshores-health-system-reduce-el-tiempo-de-elaboracion-de-informes-de-cumplimiento-en-un-70-con-totara","status":"publish","type":"customer-story","link":"https:\/\/totara.com\/es\/historias-de-clientes\/brightshores-health-system-reduce-el-tiempo-de-elaboracion-de-informes-de-cumplimiento-en-un-70-con-totara\/","title":{"rendered":"Brightshores Health System reduce el tiempo de elaboraci\u00f3n de informes de cumplimiento en un 70% con Totara"},"content":{"rendered":"\n
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Brightshores Health System es un proveedor regional de asistencia sanitaria de Ontario, Canad\u00e1, que presta asistencia en m\u00faltiples centros y gestiona amplios requisitos de formaci\u00f3n para el cumplimiento de las funciones de su personal cl\u00ednico y operativo.<\/p>\n

El desaf\u00edo<\/h3>\n

El equipo de Desarrollo Organizativo de Brightshores necesitaba dar a los directores y jefes de equipo una visibilidad puntual y espec\u00edfica del p\u00fablico sobre la formaci\u00f3n de cumplimiento en una plantilla sanitaria compleja. El flujo de trabajo existente para la elaboraci\u00f3n de informes era en gran medida manual: el especialista del LMS extra\u00eda los datos curso por curso, los comparaba manualmente con los requisitos de cada funci\u00f3n y distribu\u00eda los informes por toda la organizaci\u00f3n. <\/p>\n

La complejidad no era rutinaria. La estructura de cumplimiento de Brightshores comparaba la finalizaci\u00f3n de los cursos y el seguimiento de la asistencia a los seminarios con los requisitos de formaci\u00f3n espec\u00edficos de cada puesto; el mismo curso pod\u00eda aparecer en varios cubos de seguimiento, con diferentes audiencias que deb\u00edan completar diferentes subconjuntos. <\/p>\n

Los informes extra\u00eddos manualmente se quedaban obsoletos en cuesti\u00f3n de d\u00edas, y la frecuente rotaci\u00f3n del equipo directivo significaba que las personas que recib\u00edan los informes a menudo no eran las que los hab\u00edan solicitado originalmente. Los informes de cumplimiento consum\u00edan un tiempo administrativo desproporcionado y segu\u00edan dejando a los directivos trabajando con informaci\u00f3n obsoleta. <\/p>\n

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(Antes): El flujo de trabajo manual de seguimiento del cumplimiento. Libros de Excel con pesta\u00f1as separadas para cada programa de cumplimiento -C\u00f3digo de Conducta, IPAC, WHMIS, EDI, Prevenci\u00f3n de la Violencia- y formato condicional para marcar las certificaciones que faltaban o hab\u00edan caducado. Los informes se elaboraban manualmente para cada responsable y caducaban a los pocos d\u00edas. <\/em><\/figcaption><\/figure>\n

La soluci\u00f3n<\/h3>\n

Lambda se asoci\u00f3 con Brightshores en una modernizaci\u00f3n en varias fases, empezando por una actualizaci\u00f3n a Totara 19 para dar al equipo acceso al \u00faltimo motor de informes y una base m\u00e1s s\u00f3lida sobre la que construir.<\/p>\n

Como parte de la actualizaci\u00f3n, el especialista en LMS de Brightshores llev\u00f3 a cabo un an\u00e1lisis exhaustivo del cat\u00e1logo completo de cursos del sistema -unos 300 cursos- y cre\u00f3 una matriz de cursos por puesto que indicaba qu\u00e9 funciones requer\u00edan qu\u00e9 formaci\u00f3n. Esta \u00fanica fuente de informaci\u00f3n sustituy\u00f3 a las b\u00fasquedas manuales fragmentadas e hizo posible por primera vez la elaboraci\u00f3n de informes basados en el p\u00fablico. <\/p>\n

Una vez establecida la matriz, el equipo adopt\u00f3 un enfoque h\u00edbrido deliberado.<\/p>\n

Para el cumplimiento diario y la visibilidad de la finalizaci\u00f3n, el especialista en LMS de Brightshores cre\u00f3 ocho informes para los directores directamente en Totara 19, que cubren la formaci\u00f3n corporativa obligatoria, la finalizaci\u00f3n de certificaciones, la finalizaci\u00f3n de cursos y programas, los desgloses a nivel de alumno y la asistencia a seminarios. Los informes aprovechan las vistas predeterminadas basadas en roles y los gr\u00e1ficos incrustados que V19 muestra de forma nativa, y se pusieron en marcha inmediatamente para los gestores, proporcionando una visibilidad b\u00e1sica del seguimiento del equipo sin desarrollo externo. <\/p>\n

Para los requisitos m\u00e1s complejos -cursos que abarcan tanto la finalizaci\u00f3n peri\u00f3dica como el seguimiento de seminarios, correlaciones entre cursos y cuadros de mando espec\u00edficos para el p\u00fablico, adaptados al equipo de cada director- Brightshores volvi\u00f3 a contratar un proyecto de Zoola Analytics que originalmente se hab\u00eda planteado en 2023, pero que qued\u00f3 en pausa.<\/p>\n

Zoola, la capa de informes y an\u00e1lisis de Lambda para Totara, se conecta directamente a la base de datos de Totara mediante una r\u00e9plica en tiempo real y admite fuentes de datos personalizadas creadas espec\u00edficamente para el modelo de cumplimiento de Brightshores.<\/p>\n

En abril de 2026, Brightshores y Lambda reiniciaron formalmente la construcci\u00f3n del cuadro de mando Zoola, aprovechando como base el formulario de solicitud del cuadro de mando original de 2023 y el trabajo de auditor\u00eda. Los requisitos actualizados se han enviado a trav\u00e9s del portal de soporte de Lambda, el desarrollador de Zoola de Lambda est\u00e1 llevando a cabo la evaluaci\u00f3n t\u00e9cnica para determinar el alcance de la construcci\u00f3n, y el 3 de junio de 2026 est\u00e1 programada una sesi\u00f3n de formaci\u00f3n y un recorrido completo por Zoola para el equipo de Brightshores. <\/p>\n

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(Despu\u00e9s): La nueva p\u00e1gina de inicio de Informes para los gestores en el entorno Totara 19 de Brightshores: ocho informes clasificados por funciones que sustituyen al flujo de trabajo manual que se muestra en la Figura 1.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n

El resultado<\/h3>\n

La combinaci\u00f3n de Totara 19, la matriz curso-puesto y los informes personalizados de Totara ha hecho que los informes de cumplimiento de Brightshores pasen de ser un proceso manual y retrospectivo a una base en tiempo real y consciente de las funciones de 2.300 empleados.<\/p>\n

El tiempo de elaboraci\u00f3n manual de informes para el Especialista en LMS ha pasado de 5-7 horas semanales a 1-2 horas semanales -una reducci\u00f3n de aproximadamente el 70%- y se han ahorrado m\u00e1s de 40 horas de tiempo administrativo en todo el equipo desde principios de abril de 2026 s\u00f3lo con los informes nativos de Totara, incluso antes de que los cuadros de mando de Zoola entren en funcionamiento.<\/p>\n

Los p\u00fablicos din\u00e1micos reflejan ahora los requisitos de formaci\u00f3n espec\u00edficos de cada departamento; ya no se echa de menos al personal cuando se producen cambios de trabajo, y la formaci\u00f3n se asigna en tiempo real, de forma relevante para cada puesto.<\/p>\n

Los directores y jefes de equipo tienen acceso directo y a petici\u00f3n a ocho informes prefiltrados adaptados a sus equipos.<\/p>\n

Las insignias de estado codifican por colores los registros de formaci\u00f3n -verde para los elementos activos, asignados y pr\u00f3ximos, rojo para los atrasados-, lo que proporciona a los responsables un triaje visual de un vistazo de la postura de cumplimiento de su equipo, sustituyendo al ciclo de informes mensuales que sol\u00eda quedar obsoleto nada m\u00e1s llegar.<\/p>\n

Los jefes de equipo pueden ahora extraer y compartir informes con sus jefes directamente, apoy\u00e1ndoles con recordatorios de formaci\u00f3n oportunos en lugar de esperar al Especialista del LMS.<\/p>\n

Cada directivo ve s\u00f3lo lo que es relevante para su equipo, eliminando la saturaci\u00f3n del volumen de informes.<\/p>\n

El modelo h\u00edbrido de elaboraci\u00f3n de informes ya est\u00e1 en marcha: Totara nativo se encarga del cumplimiento diario y de la visibilidad de finalizaci\u00f3n, y Zoola Analytics se est\u00e1 construyendo para los complejos requisitos de cursos cruzados y de audiencias espec\u00edficas que superan las capacidades nativas, con la visita del equipo de Brightshores programada para el 3 de junio de 2026.<\/p>\n

Resultados de libertad:<\/b><\/p>\n

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  • Libertad para ahorrar<\/strong>: la sobrecarga de informes manuales se redujo ~70%, liberando al Especialista en LMS para un trabajo de mayor valor y consiguiendo datos precisos y espec\u00edficos de la audiencia para los gestores con mayor rapidez.<\/li>\n
  • Libertad de elecci\u00f3n<\/strong>: el modelo h\u00edbrido permite a Brightshores adaptar la herramienta adecuada a cada necesidad de informaci\u00f3n: Totara nativa donde sea suficiente, Zoola donde lo exija la complejidad.<\/li>\n
  • Libertad para aprender<\/strong>: los informes automatizados y basados en el p\u00fablico garantizan que las personas adecuadas reciban la formaci\u00f3n adecuada y que los responsables mantengan una visibilidad actual del cumplimiento.<\/li>\n<\/ul>\n
    \"resumen
    Informe de finalizaci\u00f3n de la certificaci\u00f3n de gestor (muestra de la vista de gestor; datos de prueba para demostraci\u00f3n). Las insignias de estado codifican por colores los registros de formaci\u00f3n -verde para los elementos activos, asignados y pr\u00f3ximos; rojo para los atrasados; \u00e1mbar (no aparece en la imagen) para los que caducan pronto-, ofreciendo a los gestores una clasificaci\u00f3n visual r\u00e1pida del estado de cumplimiento de su equipo. <\/em><\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n <\/div>\n
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    Desde la actualizaci\u00f3n a Totara 19, ya hemos pasado a un punto totalmente distinto. Disponer de vistas de informes predeterminadas en la parte delantera para los gerentes y jefes de equipo, independientemente del nivel o puesto que ocupen, ha sido una gran victoria para nosotros. Para el cumplimiento diario, he creado informes directamente en Totara, y eso ha tenido mucho \u00e9xito. Para las complejas piezas transversales en las que los informes nativos no llegan, Zoola nos ofrece una forma de combinarlo todo y tenerlo listo para los directores, en lugar de sacar informes que se quedan obsoletos en cuesti\u00f3n de d\u00edas. \n<\/blockquote>\n
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    \n \n <\/div>\n <\/div>\n
    \n Alexx Barlow,<\/strong>\n
    \n Especialista en Desarrollo Organizativo y LMS, Brightshores Health System <\/figcaption>\n <\/figure>\n <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"featured_media":0,"template":"","tax\/tags":[],"tax\/countries":[137],"tax\/sectors":[264],"org-size":[42],"tax\/solutions":[287],"tax\/topics":[],"tax\/industries":[],"class_list":["post-75744","customer-story","type-customer-story","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories\/75744","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories"}],"about":[{"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/customer-story"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=75744"}],"wp:term":[{"taxonomy":"tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/tags?post=75744"},{"taxonomy":"country","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/countries?post=75744"},{"taxonomy":"sector","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/sectors?post=75744"},{"taxonomy":"org-size","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/org-size?post=75744"},{"taxonomy":"solution","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/solutions?post=75744"},{"taxonomy":"topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/topics?post=75744"},{"taxonomy":"industry-tax","embeddable":true,"href":"https:\/\/totara.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/industries?post=75744"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}