Éxito del Campus Virtual: Cegid Ekon ERP Reduce Incidentes y Potencia el Aprendizaje

Cegid Ekon es una solución Cegid, compañía proveedora líder global de soluciones cloud de gestión empresarial para finanzas (tesorería, fiscal, ERP), RRHH (nóminas, gestión del talento), despachos profesionales, retail y emprendedores, y con presencia en España y Portugal.

Cegid Ekon ERP es un software de gestión de empresas en la nube que permite a los negocios mejorar su eficiencia gracias a automatización de sus procesos de negocio. El ERP Cegid Ekon se completa con un Campus Virtual que permite a las organizaciones usuarias de Cegid Ekon formarse y profundizar en el uso del software. Permitiéndoles mejorar en su propio trabajo y sacar el máximo beneficio de su solución ERP.

El reto

Integración total y automatización de la ERP de Ekon

Cegid Ekon comenzó su proceso de transformación hace 8 años por su necesidad de gravitar hacia la formación elearning. Anteriormente, los clientes se desplazaban a las instalaciones de la compañía para hacer la formación, desde la empresa detectaron la necesidad de poder llegar a más clientes y a más público en general, al tiempo que reducir costes logísticos y administrativos.

La compañía tecnológica había trabajado con Moodle, a la que añadieron algunos plugins para ampliar el desarrollo de la herramienta formativa, pero no resultó satisfactoria a la luz del proyecto que buscaban. En Cegid Ekon estaban interesados en una plataforma donde toda la comunidad aportase, donde la flexibilidad fuera real, que permitiera añadir plugins, modificar diseños con libertad y apostar por el Open source. Querían tener una herramienta mucho más dinámica, automatizar procesos repetitivos e integrarlos en su ERP.

Formación universal, bajar incidencias en soporte y mejorar la satisfacción del cliente

El objetivo de Cegid Ekon en términos formativos era llegar a todos sus trabajadores, clientes y partners, porque su filosofía siempre se ha basado en que la formación tiene que ser universal. En lo que respecta a la plantilla de la empresa, la idea clave era que si un empleado no está bien formado sobre sus soluciones el cliente tampoco podrá estarlo. Por lo que la formación a empleados y partners resulta fundamental.

Otro reto al que se enfrentaba Cegid Ekon era lograr bajar la incidencia en soporte. Un cliente mejor formado va a tener menos dudas a la hora de solucionar cuestiones relativas al programa por lo que necesitará menos ayuda de Soporte, bajando el número de incidencias y aumentando la satisfacción del propio cliente.

Nuestra propuesta

Formación a medida y autonomía para los clientes

Un Campus Virtual con un completo programa de planes de formación, cursos, tests y certificaciones. El aprendizaje no sólo está orientado a clientes o partners, sino que todos los empleados de que deben completar la formación básica de usuario, y realizar la instrucción específica del departamento. Esta certificación es necesaria para poder vender de una manera correcta la solución o para resolver tickets de soporte.

Se ha trabajado en una integración del ERP de Cegid Ekon pensando en la durabilidad. Totalmente integrada con su producto, así los propios clientes se pueden dar de alta, y ellos mismos ofrecer formación a usuarios de su equipo. De este modo, cuando un cliente se da de alta, sea en el portal de clientes o en el Campus, se le asigna de manera automática un responsable, que es el mismo que el cliente ha definido en el portal de clientes.

Integración de Totara Engage con su ERP para dar ayuda contextual a sus clientes

Se transformó un blog muy técnico, en una solución dinámica en la que ya hay publicados más de 800 artículos específicos que sirven de ayuda a los usuarios.

Cuando un cliente accede a un formulario de trabajo y tiene una duda acude al icono de asistencia y tras pulsarlo, la aplicación despliega un listado de actividades de cursos y artículos de la comunidad relacionados con esa pantalla. De esta manera si el trabajador tiene una duda ya no tiene que ir al Campus, sino que, desde el propio formulario del producto y de una manera contextualizada, se ofrece información específica para que pueda resolver su duda de una manera fácil y rápida.

Desde ahí mismo, clicando el enlace de la actividad o artículo, puede acceder al Campus, sin necesidad de repetir credenciales de acceso, por lo que la ayuda es instantánea y específicamente diseñada para el alumno.

Los resultados

Cegid Campus Virtual logro reducir las incidencias de cliente en un 15% anual

Actualmente, Cegid Campus Virtual cuenta con más de 2.000 usuarios activos, el Campus virtual está formado por un 70% de clientes, un 20% de colaboradores y el 10% restante lo forman los trabajadores de Cegid Ekon. A día de hoy Cegid Campus virtual cuenta con 30 formaciones acreditadas, lo que señala la utilidad de estas fórmulas instruccionales.

La plataforma se ha implantado en España y desde hace un año y medio en el mercado portugués, por eso la formación se diseña en dos idiomas, español y portugués. En el mercado luso, los clientes y partners portugueses han recibido el software con una muy buena acogida y ya emplean habitualmente el Campus para formarse y resolver dudas sobre el software Cegid Ekon.

El primer y segundo año de implementación del Cegid Campus Virtual logro reducir las incidencias de cliente en un 15% anual. Actualmente, gracias al diseño y filosofía de los planes formativos, la afectación no es tan grande como en el pasado, porque todos los operadores están adecuadamente formados.

Cegid Ekon ha considerado la excelencia en el aprendizaje como clave en el desarrollo de su negocio. Tanto es así que la propia formación se ha convertido en un importante argumento de venta de Cegid Ekon, tanto para comerciales como consultores, ya que ofrecen un servicio más completo incluyendo como aliciente extra los programas formativos de Cegid Ekon, animando a los clientes a usar estos planes de formación como una forma de ahorrar costes, actualizarse y añadir valor a sus propios proyectos empresariales.

Formación para la captación de talento: Cegid Acceleration Program

Recientemente Cegid Ekon ha puesto en marcha un programa de captación de nuevo talento, Cegid Acceleration Program, este programa nace de la necesidad detectada en sus partners de personal con conocimientos Cegid Ekon. Esta formación ofrece la capacitación y certificación en consultoría técnica de los productos y módulos Cegid Ekon.

El objetivo de este nuevo programa es poder presentar a clientes y colaboradores personas formadas en los productos Cegid Ekon, dando a su vez una oportunidad laboral a gente joven que acaba de salir de universidad o de la formación profesional en el ámbito de la consultoría técnica. Al acabar el programa, estos alumnos se acreditan como consultores Cegid Ekon, y su perfil pasa a disposición de los partners y del propio departamento de recursos humanos de Cegid. Esta fórmula, de reciente implementación, ya ha dado resultados prácticos y al menos tres partners de Cegid Ekon han contratado personal siguiendo este programa de captación.