Choices Housing tiene Freedom to Save: la libertad de ahorrar tiempo, dinero y recursos

Choices es una organización líder  de atención sin fines de lucro con sede en Newcastle-under-Lyme. Proporciona una gama de servicios de atención y apoyo, con especialidad en cuidados de enfermería para pacientes con demencia, atención residencial para personas con discapacidades de aprendizaje, servicios para residencias de jubilados mayores de 55 años y servicios de apoyo para personas con afecciones que requieran cuidados especiales.

El desafío

El requisito principal de Choices era la gestión de los datos de capacitación de los empleados y de cumplimiento para su Care Certificate (Certificado de Atención del Sector Salud del Reino Unido). Estaba usando un sistema que básicamente era solo una base de datos en una hoja de cálculo de un programa de Windows 98.

Solo un miembro del equipo de capacitación podía acceder al sistema en cualquier momento y no había una funcionalidad de informes para los equipos. Solo había informes para empleados individuales, que debían combinarse para crear un informe de equipo.Estos eran algunos de los otros desafíos que enfrentaban:

• Era posible que hubiera reservas dobles de usuarios o salas de capacitación
• Se creaban y enviaban manualmente por correo electrónico entre 300 y 500 certificados de capacitación por mes
• Los registros y archivos de capacitación se actualizaban de forma manual
• Se imprimía el material para cada curso y se entregaba individualmente a los usuarios
• Crear y verificar informes mensuales tomaba aproximadamente 3 días

En resumen, la gestión de la capacitación era un proceso muy manual, lo que generaba una alta probabilidad de errores.

La solución

Totara cumplía con los requisitos de Choices en diferentes niveles:

Equipo de capacitación

Para el equipo de capacitación, Totara Learn fue realmente una bocanada de aire fresco. Ahora todos los miembros del equipo pueden acceder al sistema de forma simultánea, lo que permite que cada miembro del equipo realice actualizaciones instantáneas. Además, la plataforma está basada en la nube, lo que permite que los miembros del equipo de capacitación trabajen de forma remota y puedan seguir accediendo a ella. Totara Learn también le brindó al equipo una mayor capacidad de supervisión del cumplimiento en toda la organización, lo que aceleró la capacidad de reacción frente a cualquier tipo de inquietud.

Desde la perspectiva del ahorro de tiempo, Totara le ha dado al equipo de capacitación más horas para concentrarse en la forma en que se imparte la capacitación. El equipo ya no debe crear y enviar manualmente de 300 a 500 certificados por correo electrónico cada mes, ya que todo se genera automáticamente a través de la plataforma Totara. El tiempo que demandaban los informes mensuales también se redujo significativamente, ya que el “informe de medidas” comenzó a crearse a través del asistente de informes integrado, en lugar de requerir la combinación manual de varios informes.

Internamente, Choices Housing tiene una iniciativa “Digital 2020” según la cual cada departamento debe tomar todas las medidas posibles para digitalizarse para fines de 2020. La plataforma Totara cumplía con los requisitos correspondientes en una variedad de niveles:

• Los mentores de capacitación pueden ofrecer asistencia remota a los usuarios en cualquier momento
• Hay recursos en línea disponibles para todos los cursos
• Existe la capacidad de ‘tomar asistencia’ en línea
• El Care Certificate se entrega de manera electrónica:
  • Recepción de presentaciones
  • Evaluación y comentarios de devolució
  • Notificaciones tras la carga de trabajos
  • Informes en vivo

Gerentes y usuarios

Desde la perspectiva de un gerente, la plataforma Totara ha transformado la forma de involucrarse con la capacitación de su equipo. Ahora los gerentes pueden ver la capacitación de sus equipos en tiempo real y asumir una mayor responsabilidad. Pueden acceder a los informes de asistencia, incluidos los motivos de las ausencias, así como sugerir fechas de “reprogramación”.

Los usuarios han descubierto que pasar a Totara es enormemente estimulante. Ahora tienen acceso a un “área de recertificación” que les permite ver cuándo vencen sus capacitaciones y reservar cursos de actualización. Los usuarios también reciben notificaciones automatizadas de sus reservas que les recuerdan la fecha y el lugar de su capacitación. El principal beneficio de la plataforma de Totara ha sido el acceso a todos los recursos de aprendizaje en línea, lo que aumenta la capacidad del personal de refrescar lo aprendido anteriormente.

De conformidad con la política Digital 2020 de Choices Housing, los usuarios ahora pueden disfrutar del primer curso “solo en línea” de la organización, que cubre el tema “Concientización Cibernética”.

Metas futuras

Choices Housing eligió adoptar un enfoque escalonado para pasar a un método digital de capacitación. Todavía hay muchas actividades en proceso de traslado a la plataforma de Totara:

• Los ejercicios del Care Certificate pasarán de ser largos documentos de 20 páginas a “cuestionarios” compatibles con dispositivos móviles
• Se prevé que el departamento de Capacitación de Choices sea el primero en alcanzar la meta de la iniciativa “Digital 2020”
• Todas las políticas pasarán a ser documentos electrónicos que adoptarán un diseño “estilo revista”:
  • Posibilidad de incluir un cuestionario de opción múltiple al final, en lugar de una simple confirmación de lectura
• Intención de agregar una sección de “últimas noticias” a la página de inicio del sistema de gestión del aprendizaje

Se introducirán insignias y premios para permitir competencias entre servicios y celebraciones de logros

Los resultados

El impacto de la plataforma Totara ha sido muy notable. Ha permitido una variedad de mejoras, así como ahorro de costos y mitigación de daño ambiental.

Libertad para aprender

Antes de que se implementara la plataforma, había muchas ausencias en las sesiones de capacitación presenciales, con 594 ausencias entre enero y septiembre de 2018. Al año siguiente, con la ayuda de la plataforma Totara, las ausencias se redujeron en un 64,64% y ahora se sitúan en 210 para el mismo período.

Aprovechado la flexibilidad de aprendizaje brindada, Choices Housing pudo ofrecer su primer curso “solo en línea”. Esto ha permitido a los usuarios completar una parte del aprendizaje a su propio ritmo, en la comodidad de sus propios hogares.

Libertad para ahorrar

Desde la implementación de la plataforma de Totara, se ha logrado una serie de ahorros dentro de la organización:

Tiempo

Hubo muchos logros de eficiencia a través de la implementación de un sistema de gestión del aprendizaje, entre los que se destaca principalmente el de crear “informes de medidas” mensuales. Una tarea mensual que antes tomaba tres días ahora se puede completar en medio día, lo que reduce el tiempo empleado en un 83%.

Para poner esto en perspectiva, el equipo de capacitación se ahorrará aproximadamente 30 días de tiempo de trabajo.

Costo

Como se mencionó anteriormente, antes de que se implementara la plataforma, Choices Housing tuvo 594 ausencias en sesiones presenciales. El costo de repetir los cursos por ausencias ascendía a £20.716,87.

Ahora que la plataforma está implementada y se utiliza, la cantidad de ausencias ha caído drásticamente, a 210. El costo de repetir las sesiones por estas ausencias fue de £8.547,75, lo que significa que se ha conseguido un ahorro de £12.169,12, que representa una reducción del 59% del costo anterior.

Medioambiente

Debido a que los recursos del curso ahora están disponibles en línea, se ha producido una reducción drástica en la cantidad de impresiones requeridas en Choices Housing. Las siguientes estadísticas se basan en 180 nuevos empleados en Choices Housing:

“¡No puedo describirte la diferencia que ha hecho este sistema de gestión del aprendizaje para nosotros!Nos devolvió el tiempo que antes se dedicaba a la redacción manual de informes al final de cada mes, calculando las tasas de cumplimiento y haciendo un seguimiento de los nuevos empleados. ¡Ahora es solo hacer un clic y los informes están listos!

Nuestros usuarios están realmente comprometidos con el proceso y asumen más responsabilidad por su propio aprendizaje. El acceso al material de estudio es realmente útil, especialmente para aquellos con necesidades de aprendizaje particulares.Estamos muy entusiasmados por escuchar sus planes para agregar políticas y procedimientos en el sistema, lo que simplificará aún más nuestro trabajo”.