Försäkringskassan, la Agencia Sueca de Seguridad Social, es una de las mayores administraciones públicas de Suecia, con unos 14.000 empleados. La agencia administra partes fundamentales del sistema de bienestar social de Suecia y opera en un entorno del sector público muy regulado.

Sólo en 2023, se impartieron más de 63.700 eventos de aprendizaje a través de su LMS, cubriendo más de 400 programas de formación distintos. Para soportar este nivel de actividad, Försäkringskassan necesitaba una plataforma de aprendizaje segura y escalable, capaz de servir tanto al personal interno como a las partes interesadas externas.

El desafío

Försäkringskassan necesitaba una plataforma de aprendizaje que pudiera apoyar tanto el aprendizaje formal como el informal en un marco complejo del sector público. La organización necesitaba:

• Una experiencia de aprendizaje intuitiva para distintos tipos de usuario.

• Apoyo al aprendizaje informal, social e individualizado.

• Integración con sistemas internos de gestión de identidades y accesos.

• Control de acceso a sistemas internos basado en el aprendizaje.

• Acceso seguro y diferenciado para las partes interesadas externas y las organizaciones asociadas.

Los consultores externos debían autenticarse mediante BankID, el sistema sueco de identificación electrónica. Además, las autoridades externas necesitaban acceder a una formación específica relacionada con las autorizaciones del sistema basadas en funciones, incluida la emisión de identificaciones electrónicas a través de EFOS.

La solución

Implantación de Totara LMS con control de acceso integrado

Totara LMS fue seleccionado para satisfacer los requisitos de Försäkringskassan en cuanto a aprendizaje estructurado, intercambio informal de conocimientos y control de acceso seguro dentro de una misma plataforma.

Aleido, socio de Totara, apoyó la implantación completa, incluida la integración con la solución de gestión de identidades y accesos de la agencia para permitir el control de acceso automatizado. Se asignó la formación obligatoria como requisito previo para acceder a determinados sistemas internos, vinculando directamente la finalización del aprendizaje a los permisos operativos.

Una parte clave de la implantación fue la migración satisfactoria de los datos históricos de aprendizaje del LMS anterior. Försäkringskassan garantizó la continuidad transfiriendo casi 900.000 cursos completados al nuevo sistema, conservando los registros de cumplimiento y proporcionando una transición fluida a los usuarios.

La implantación siguió un calendario estricto: el acuerdo se firmó a finales de diciembre y el proyecto empezó en febrero. Un plazo estricto exigía que la plataforma estuviera operativa el 17 de junio de 2025, lo que se consiguió a pesar de la envergadura de la organización y de la migración desde múltiples sistemas.

La transición se completó sin interrumpir el aprendizaje en curso, garantizando la continuidad para los usuarios de toda la organización.

Configurar inquilinos seguros para el acceso externo

También se configuró un tenant dedicado para dar soporte a los requisitos de acceso externo. Esto incluía el inquilino EFOS, en el que varias autoridades gubernamentales suecas pueden acceder a la formación para administradores de EFOS.

EFOS es un servicio informático seguro proporcionado por Försäkringskassan para la autenticación, firma y encriptación en todos los organismos gubernamentales suecos. El LMS se configuró para garantizar que el acceso a esta formación estuviera controlado y alineado con los requisitos basados en roles.

Los participantes de distintas autoridades pueden acceder a la formación pertinente en un entorno seguro y claramente definido, manteniendo la separación y los controles de acceso necesarios en un contexto del sector público.

El resultado

Försäkringskassan dispone ahora de un entorno de aprendizaje digital consolidado que da soporte a usuarios internos y externos dentro de una estructura segura.

Los 14.000 empleados tienen acceso al LMS, que ofrece cursos estructurados, formación con instructor, cuestionarios y microaprendizaje en toda la organización.

Cada departamento puede gestionar sus propias actividades de aprendizaje, mientras que los administradores centrales conservan la visibilidad de la actividad y el progreso en toda la organización.

El LMS permite a la agencia

• Imparte formación coherente y conforme a las normas a una plantilla amplia y diversa.

• Proporcionar un acceso controlado a la formación a las agencias asociadas y a los consultores mediante una lógica basada en funciones.

• Apoya el compromiso continuo mediante la funcionalidad integrada de aprendizaje social e informal.

Con más de 63.700 eventos de aprendizaje impartidos en 2023 a través de más de 400 programas, la plataforma apoya el aprendizaje a escala, al tiempo que se alinea con los requisitos de seguridad y gobernanza del sector público.

Desde su puesta en marcha en junio de 2025, Totara LMS ha apoyado el desarrollo continuo en toda la organización. Los próximos pasos previstos incluyen certificaciones, itinerarios de aprendizaje estructurados y un mayor uso del microaprendizaje. También existe la ambición de ampliar la formación más allá de la organización en el futuro, potencialmente a través de inquilinos adicionales, en función de la seguridad y las prioridades organizativas.

Samsung Electronics UK es líder mundial en la fabricación de productos electrónicos de alta tecnología y medios digitales. En 2019, Iris London se asoció con Samsung Electronics UK para renovar «Samsung Backstage», la plataforma de formación en línea para minoristas líder en su sector.

El desafío

Como reflejo de la ambición y la pasión creativas de la mayor empresa tecnológica del mundo, Iris y Samsung querían aprovechar el éxito de Samsung Backstage reinventando la experiencia desde cero, ofreciendo contenidos más atractivos y experiencias personalizadas basadas en las necesidades de los usuarios, y, en última instancia, fomentando el aprecio por la marca entre el personal de las tiendas del Reino Unido.

Para ayudar a hacer realidad esta visión, Iris estableció cuatro objetivos estratégicos clave basados en estudios de usuarios:

• La plataforma como hábito: Mejor integración con el estilo de vida y el entorno laboral de nuestros usuarios para aumentar la implicación y la frecuencia de uso
• Formación de vanguardia: Mejorar la retención y la amplitud de conocimientos centrándose en cursos de aprendizaje breves y concisos, con una estructura más intuitiva
• Promoción con recompensas: Fomentar una mayor fidelidad a la marca mediante la introducción de incentivos de participación no económicos
• Une los puntos: Demostrar el valor de la plataforma mediante la inclusión de indicadores clave de rendimiento (KPI) empresariales más sofisticados y cuantificables

La solución

La arquitectura modular y de código abierto de Totara Learn fue clave para que pudiéramos disfrutar de la libertad necesaria tanto para aprender como para innovar, lo que facilitó la creación de una solución personalizada y centrada en el usuario que, al mismo tiempo, conservaba la estética de marca premium de Samsung.

 

Página web y aplicación mejoradas

El nuevo Samsung Backstage ofrece una experiencia fluida y coherente entre la web y la app nativa, adaptándose al estilo de vida ajetreado y siempre en movimiento de nuestros usuarios.

 

 

Contenido en pequeñas dosis y seguimiento del progreso

Se ofrece el mismo contenido adaptativo tanto a los usuarios de la web como a los de la aplicación, lo que garantiza que la experiencia de aprendizaje y el progreso sean uniformes en todos los canales. Los cursos breves sobre las características específicas de cada producto permiten a los usuarios aprender a su propio ritmo. El seguimiento global de la finalización de los programas permite a los usuarios evaluar de forma significativa sus conocimientos sobre los productos.

 

 

Toda la información en un solo lugar

Las funciones del programa nos permitieron crear un espacio central donde los usuarios pueden encontrar toda la información que necesitan. Este centro de recursos redirige a los usuarios a los distintos materiales de aprendizaje, como las características de los productos, cuestionarios, especificaciones técnicas y mucho más.

 

Navegación intuitiva e inteligencia artificial

Hay varias formas de llegar al curso que buscas, y los contenidos se clasifican mediante la potente función «Catálogo de cursos», para que puedas centrarte en las materias que más te interesan.

 

Gamificación de plataformas

Nuestra funcionalidad de puntos personalizada utiliza el sistema de eventos y observadores de Totara para gestionar qué actividades y acciones otorgan puntos al usuario. Nuestro módulo de créditos convierte esos puntos en recompensas que nuestros usuarios pueden canjear. Las recompensas disponibles se gestionan mediante un uso ingenioso de los temas del curso.

Se han añadido tablas de clasificación a los perfiles de usuario para fomentar la participación y mejorar la retención.

 

 

Flexibilidad creativa

Un tema personalizado de Roots y la integración con los servicios web móviles de Totara Learn para nuestra aplicación nativa a medida fueron fundamentales para crear un diseño de interfaz atractivo que guíe a los usuarios en su proceso de aprendizaje mediante una combinación bien pensada de degradados, detalles de color e iconos.

Mejora de la comunicación

Hemos utilizado y ampliado el sistema de mensajería de Totara para crear las funciones del Centro de notificaciones y de Mensajería grupal.

La función de mensajes grupales ha abierto un nuevo canal de comunicación entre Samsung y sus embajadores de marca (Elites). Se usa con frecuencia y aporta un valor real, ya que permite enviar mensajes de forma rápida a todo este amplio grupo de personas.

El Centro de notificaciones ofrece una visión general de las cuentas y actividades de los usuarios para que estén siempre al tanto de lo que ocurre con su cuenta y sus puntos.

El resultado

Samsung Backstage ha obtenido unos resultados excelentes para Samsung Reino Unido:

• La actualización de Samsung Backstage ha permitido reducir los costes de formación en línea hasta en un el 40 %los lanzamientos de contenido de nuevos productos.
• Hemos visto más de 18 000 usuarios activos de una base de datos de 38 000 en los últimos tres meses. Se trata de un resultado notable en comparación con los estándares del sector, sobre todo teniendo en cuenta que los usuarios disponen de poco tiempo y están saturados de información de los fabricantes.
• Desde que rediseñamos la plataforma, hemos visto un aumento del 29 % en el número de cuestionarios completados entre todos los usuarios activos.
• Las tiendas con un usuario de Samsung Backstage Elite venden un 64 % más dispositivos de gama alta que las tiendas que no lo tienen.

«Ahora, en su décimo año, Samsung Backstage se ha consolidado como un canal fundamental para mantener una relación sólida con el personal de las tiendas del Reino Unido. La renovación completa de la plataforma de este año ofrece a nuestros usuarios lo que llevaban tiempo pidiendo y mucho más: una experiencia de aprendizaje significativamente mejorada tanto en la web como en la app, para que puedan conectarse cuando quieran sin perderse nada; contenidos de aprendizaje breves que hacen que aprender sea aún más divertido y atractivo; y un sistema de puntos que les recompensa por su participación en la plataforma. Estamos muy orgullosos de este trabajo y tenemos muchas ganas de seguir avanzando a partir de las innovaciones de este año.

Mike Edwards, director de Comercio Minorista y Centros de Atención al Cliente, Samsung Reino Unido

 

easyJet es la mayor aerolínea del Reino Unido. Como grupo multinacional de aerolíneas de bajo coste, easyJet opera servicios regulares nacionales e internacionales en 927 rutas en más de 34 países, a través de sus aerolíneas afiliadas EasyJet UK, EasyJet Switzerland e EasyJet Europe.

El desafío

Construir una cultura de aprendizaje con innovación, tecnología y creatividad

A easyJet le apasiona crear habilidades accesibles y transferibles que ayuden a capacitar al personal para futuros puestos. Con más de 13.000 empleados, la formación para el cumplimiento de las normas es siempre una prioridad, pero para construir una verdadera cultura del aprendizaje, easyJet comprendió la importancia de crear un entorno atractivo e impactante como columna vertebral de su aprendizaje. Había una clara necesidad de aumentar las capacidades en toda la empresa y adoptar nuevas formas de impartir formación que apoyaran el trabajo híbrido.

Aunque su plataforma Totara Learn Online Learning Academy (OLA) era sólida y constituía una buena base para la formación en cumplimiento de la normativa, estaba anticuada (Totara versión 2.7) y se había dejado languidecer con poco o ningún mantenimiento. Esto provocó un descenso en el uso y el compromiso, ya que los usuarios se estancaron y dejaron de explorar el sistema para aprender.

Casi toda la formación era presencial, lo que significaba que los informes estaban desarticulados y no ofrecían una visión más profunda para comprender si la formación había funcionado realmente. Los sistemas de RRHH y de desarrollo del rendimiento funcionaban en silos, lo que dejaba lagunas en el ciclo de aprendizaje.

El LMS también carecía de capacidades que ayudaran a personalizar y agilizar la formación, y ofrecía una personalización y versatilidad limitadas, lo que provocó una mala experiencia de usuario y una baja adopción.

Pero el reto no se limitaba a la plataforma: easyJet necesitaba una revisión completa de su contenido de aprendizaje, para garantizar que todo el aprendizaje fuera relevante, personal e impactante.

Para colmar las lagunas de competencias y ofrecer un viaje de aprendizaje de primera clase, necesitaban transformar por completo su entorno de aprendizaje y su propuesta de valor de aprendizaje. Querían que el personal estuviera inmerso en una experiencia easyJet completa, haciendo que el aprendizaje fuera divertido y atractivo y construyendo una personalidad a través de una fuerte identidad de marca y narración de historias.

Para lograr este objetivo necesitaban algo más que un LMS para capturar y ofrecer aprendizaje. Su nueva plataforma de aprendizaje debía ser ágil y tener la capacidad de integrarse y crecer con sus demandas de competencias. Entender lo que necesita la empresa y apoyarla con el aprendizaje adecuado para conseguirlo. Esto incluiría la incorporación de competencias técnicas y personales.

La plataforma renovada apoyaría el espíritu de “Explorar, Aprender, Crecer” y tendría como objetivo integrar una cultura de aprendizaje que capacitara, desarrollara y retuviera al personal, especialmente durante la pandemia, cuando muchas funciones se vieron desplazadas, haciendo que las capacidades fueran transferibles y garantizando el desarrollo y el crecimiento durante y después de la crisis.

A principios de 2022, easyJet emprendió la gigantesca tarea de revolucionar por completo su entorno de aprendizaje y proporcionar un destino de aprendizaje y desarrollo de primera clase para su personal, y eligieron a Kineo como socio de aprendizaje para copilotar con ellos su viaje de aprendizaje.

La solución

PepsiCo haentregas másmás de 500 000 accesos a módulos de e-learning de ventas en 15 idiomas, con un ahorro de más de 500 000 £ gracias a la multitenencia de Totara para la gestión descentralizada y una aplicación de marca personalizada para ver sin conexión.

PepsiCo es la segunda empresa de alimentación y bebidas más grande del mundo, con productos que se distribuyen en más de 200 países y territorios. Tras haber pasado de su producto homónimo a contar con 22 marcas, PepsiCo incluye muchas marcas destacadas como Quaker, Walkers y Tropicana. Eligieron a Accipio, socio Platinum Alliance, para crear una plataforma Totara personalizada que cubriera sus exigentes necesidades de formación. y dar formación en ventas a los distribuidores de primera línea.

El desafío

PepsiCo cuenta con más de 15 000 distribuidores de primera línea repartidos por el África subsahariana y Europa. Más del 95 % solo habla su idioma local y tiene un conocimiento básico del inglés hablado. Por eso, la plataforma tenía que admitir más de 15 idiomas y ser intuitiva para los usuarios. Además, muchos comerciales se encuentran en zonas con mala conexión Wi-Fi y solo tienen acceso a su dispositivo personal. Esto significaba que la solución tenía que permitir completar los eMódulos sin conexión a través de una app.

Históricamente, la formación en ventas y la formación inicial se impartían de forma presencial, lo que, con un número tan grande de personas, suponía un alto coste en términos de desplazamientos y tiempo de trabajo perdido. Por eso, la plataforma tenía que ofrecer acceso al aprendizaje las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en cualquier parte del mundo y justo cuando se necesitara. También tenían que poder evaluar la capacidad de venta con frecuencia y asignar formación para apoyar el desarrollo.

Al final, querían que cada país gestionara todo el proceso de principio a fin y tuviera un contrato de alquiler que pudiera controlar.

La solución

PepsiCo eligió la solución de código abierto, robusta y escalable de Totara para hacer frente a este reto. Decidieron asociarse con nosotros, Accipio, ya que somos socios de Totara en el nivel Platinum Alliance y especializarse en implementaciones complejas y a gran escala para grandes marcas. Hemos implementado y personalizado a a medida aplicación de la marca Totara para ofrecer a los alumnos acceso sin conexión al contenido de aprendizaje cuando lo necesiten, que se sincroniza con la plataforma de aprendizaje periódicamente.

La plataforma principal cuenta con un completo conjunto de cursos de formación en ventas y está traducida a más de 15 idiomas para más de 15 000 usuarios. Cada país tiene su propio entorno, página de inicio (panel de control), cursos y adaptaciones locales adicionales. La plataforma ofrece diferentes itinerarios formativos para distintos tipos de alumnos y mercados de todo el mundo.

Para gestionar la evaluación integral de capacidades, creamos una herramienta de diagnóstico que permite a los supervisores ofrecer comentarios continuos y asignar tareas de aprendizaje. Esta herramienta identificó los puntos fuertes ocultos, las debilidades y los puntos ciegos de cada persona. Además, gracias al aprendizaje automático, el complemento recomienda contenidos de aprendizaje y materiales de lectura adecuados y personalizados en función de los resultados. El énfasis de Totara Learn en la gestión del rendimiento, además de su amplia funcionalidad de aprendizaje y su naturaleza de código abierto, proporcionó la base perfecta sobre la que construir.Para generar entusiasmo y fomentar la adopción global de su formación, PepsiCo organizó un concurso para reclutar a «campeones locales» que narraran el aprendizaje para sus mercados locales. También desarrollamos un proceso para localizar los cursos formando a los mercados en el uso de módulos de Storyline basados en plantillas.

Se optó por un enfoque de microaprendizaje, tanto para hacer frente a los retos relacionados con el uso de Internet y el almacenamiento, como para garantizar que PepsiCo pudiera satisfacer las necesidades de sus alumnos que se desplazan constantemente, permitiendo que la formación se adaptara a sus horarios.

Resultados

El impacto del aprendizaje innovador

Gracias a esta iniciativa de usar la tecnología para la formación en ventas y la incorporación de nuevos empleados, PepsiCo cuenta con una estrategia de aprendizaje que permite a los alumnos estudiar la teoría a su propio ritmo, de modo que los responsables puedan centrarse en el coaching y la certificación sobre el terreno. La estrategia centrada en los dispositivos móviles ha permitido casi 500 000 intentos de completar módulos de e-learning. Cada mercado se beneficia de una plataforma de aprendizaje compartida, traducida a su propio idioma y con paneles de control y contenidos personalizados. A casi 2000 alumnos se les han evaluado sus capacidades de ventas durante el último año, a través de la herramienta de diagnóstico, lo que ha servido de base para las conversaciones individuales y el coaching.

Un ahorro considerable de tiempo y dinero

La plataforma ha generado un ahorro considerable, que según las estimaciones de PepsiCo superaría con creces las 500 000 libras solo en costes de la plataforma de formación. El enfoque presencial anterior (hasta 10 días por persona) requería ausentarse del trabajo y suponía gastos de desplazamiento para 10 000 personas, por lo que digitalizarlo a través de Totara ha supuesto un enorme ahorro de tiempo y millones en reducción de costes.

La descentralización de la gestión a nivel nacional mediante la multitenencia de Totara ha eliminado la necesidad de un puesto central y ha permitido un mayor ahorro de costes.

Cumplimiento normativo

Se calcula que más del 80 % del personal de primera línea ha completado la formación (formación, coaching y certificación). Es un gran logro, teniendo en cuenta la diversidad de personas, mercados y la naturaleza del negocio.

Acceso sin conexión

La plataforma de formación está dirigida a los trabajadores de primera línea de toda Europa, y un gran porcentaje de ellos no son empleados de PepsiCo. Esto significa que no siempre tienen acceso al correo electrónico o a Internet. La plataforma de formación ha permitido a PepsiCo seguir impartiendo formación a estas personas a las que es difícil llegar, y por eso la aplicación sin conexión ha tenido tanto éxito.

«Lo que nos gusta de Totara Learn es su capacidad camaleónica para adaptarse constantemente a nuestras necesidades, que no dejan de cambiar. Por eso no hemos tenido que buscar otras opciones, ya que Totara ha sabido satisfacer nuestras necesidades: dar respuesta a más de 20 países, incorporar evaluaciones de competencias e integrar una aplicación, todo ello sin pestañear. Este es un capítulo emocionante dentro de una historia más amplia. Estamos pensando en hacia dónde ir con esto en lo que respecta a mejorar la calidad del contenido y añadir funcionalidades adicionales para que la experiencia sea aún mejor. Como nunca antes habíamos hecho algo así en el ámbito del aprendizaje, nos ha ayudado a cambiar por completo nuestra forma de pensar y nuestro enfoque».

Revlon Professional es una marca líder en la industria de la belleza que ofrece productos de alta calidad para el cuidado del cabello, corte y productos profesionales para peluquerías y salones. Con una amplia gama de productos innovadores y colores vibrantes, Revlon Professional se ha ganado la confianza de profesionales de la belleza en todo el mundo.

El Grupo Kmart es una de las mayores cadenas minoristas de Australia; está formado por Kmart, Target y Anko, y cuenta con una plantilla numerosa y diversa tanto en Australia como en el resto del mundo.

Kmart Australia mejoró la experiencia de usuario de su sistema de gestión del aprendizaje (LMS) para aumentar la visibilidad de la formación obligatoria y fomentar una plantilla más proactiva y preparada para el trabajo. El objetivo era que los requisitos de formación fueran claros, oportunos y fáciles de poner en práctica, ayudando así a los miembros del equipo a sentirse más seguros, informados y capacitados en sus funciones día a día.

El desafío

El Grupo Kmart utilizaba una versión antigua de Totara (v16) que, aunque funcionaba, ya no cumplía con las expectativas de la organización en cuanto a experiencia de usuario, diseño visual o compatibilidad con las plataformas digitales modernas que se usan en el resto de la empresa.

Para apoyar a una amplia plantilla de primera línea en puestos de venta y operativos, la facilidad de uso, la navegación intuitiva y un diseño moderno eran esenciales para fomentar la participación. Sin embargo, la experiencia que ofrecía la plataforma actual parecía anticuada y corría el riesgo de limitar su adopción, sobre todo entre los responsables y los altos directivos, que esperaban un entorno de formación profesional y de nivel empresarial.

La plataforma también daba soporte a varias marcas y líneas de negocio, cada una con necesidades distintas. Cualquier mejora tenía que mantener esta complejidad y, al mismo tiempo, aportar un beneficio claro y visible para los alumnos.

El Grupo Kmart quería algo más que una simple actualización técnica; buscaba una transformación que modernizara la plataforma, mejorara la facilidad de uso y reposicionara el LMS como una experiencia de aprendizaje fiable y valorada en toda la organización.

La solución

En colaboración con Mindtools Kineo, Kmart Group llevó a cabo una importante actualización de la plataforma Totara, pasando de la versión 16 a la 19, y aprovechó el proyecto para renovar por completo la experiencia de los alumnos mediante una actualización integral de la experiencia de usuario (UX) y la interfaz de usuario (UI).

La actualización se abordó de forma estratégica, centrándose claramente en cómo los empleados, los responsables y los directivos iban a utilizar la plataforma desde el primer día. Se modernizó la interfaz de usuario para ofrecer un aspecto limpio, fresco e intuitivo, en consonancia con los estándares digitales y de marca del Grupo Kmart.

El LMS rediseñado incluye las siguientes características:

• Una renovación completa de la experiencia de usuario (UX) y la interfaz de usuario (UI) que supuso una mejora del diseño visual que se notó al instante.
• Navegación y diseño mejorados para facilitar un acceso más rápido e intuitivo a los contenidos de aprendizaje.
• Un bloque de formación de actualización específico que muestra las formaciones pendientes y las próximas.
• Curaci—ns simplificados que dan prioridad a lo que hay que aprender.
• Señales visuales claras que guíen las acciones de los alumnos.
• Una experiencia más coherente y atractiva para todo tipo de alumnos, incluyendo personal de primera línea, directivos y usuarios corporativos.
• Mejora del rendimiento, la estabilidad y la preparación para el futuro de la plataforma gracias a la actualización a la versión 19.

La transformación se centró en el diseño de la experiencia del usuario, sin cambios en el contenido, las notificaciones ni la política.

El ecosistema de aprendizaje se ofrece a través de cuatro entornos Totara distintos, cada uno de ellos adaptado a líneas de negocio específicas dentro del Grupo Kmart. Esta arquitectura permite ofrecer experiencias personalizadas para diferentes marcas y audiencias, al tiempo que se mantiene una sólida gestión y coherencia en todo el grupo.

Cuando se puso en marcha, la plataforma parecía totalmente nueva —no solo actualizada, sino transformada—, lo que reforzó el papel de Totara como plataforma central de formación corporativa para el Grupo Kmart.

Resultados

El impacto de la actualización a la versión 19 y de la renovación de la experiencia de usuario y la interfaz de usuario fue inmediato y muy evidente en toda la organización.

La actualización ha aportado mejoras cuantificables en cuanto a la participación y la puntualidad:

• La tasa de finalización a tiempo de los cursos de reciclaje aumentó del 54 % al 78 % (+24 puntos porcentuales).
• La velocidad a la que se completan los cursos de actualización ha mejorado muchísimo:
  • Media: 145 → 38 días (-74 %)
  • Mediana: 55 → 32 días (-42 %)
• Ha mejorado la regularidad, con una reducción significativa de los tiempos de finalización prolongados, y la mayoría de los alumnos terminaron con holgura dentro del plazo establecido.

Entre los resultados empresariales se incluyen:

• Mayor cumplimiento de los plazos.
• Una vuelta más rápida a una plantilla totalmente cualificada y lista para trabajar.
• Menor variabilidad en el comportamiento a la hora de terminar las tareas.
• Mayor visibilidad y priorización de la formación esencial.
• Una experiencia de aprendizaje mucho mejor que resulta moderna, intuitiva y atractiva.
• Una gran evidencia por parte de los responsables y altos directivos, incluyendo elogios directos al nuevo diseño del LMS.
• Mayor confianza en la plataforma como una solución de formación fiable y de nivel empresarial.
• Un LMS preparado para el futuro capaz de apoyar el crecimiento continuo, la innovación y las necesidades de aprendizaje en constante evolución.

Al centrarse en la claridad y la facilidad de uso, Kmart ha creado una experiencia de aprendizaje más intuitiva que favorece la actuación oportuna y la preparación constante de la plantilla, lo que demuestra el impacto del diseño de la experiencia de usuario (UX) en los resultados del aprendizaje en el contexto del rol.

Royal Berkshire NHS Foundation Trust (RBFT) es una gran fundación sanitaria especializada en cuidados agudos del sureste de Inglaterra, que atiende a una población muy diversa de Berkshire y sus alrededores con más de 7.000 empleados.

Para apoyar su objetivo de contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados en el momento adecuado, la Fundación se asoció con Totara para desarrollar RISE (Recognising Individual’s Success and Excellence), un innovador sistema digital de gestión del talento que está transformando la evaluaci—n, el desarrollo de la plantilla, la planificación del liderazgo y el compromiso de los empleados.

El desafío

Antes de RISE, los procesos de gestión del talento y de evaluación de la Fundación eran fragmentados, inconsistentes y dependían en gran medida del papel. Las conversaciones sobre el desarrollo del personal variaban mucho de un departamento a otro, lo que limitaba la visibilidad de las capacidades de la plantilla, la preparación para la sucesión y el potencial de liderazgo. Las evaluaciones solían considerarse más bien trámites administrativos que oportunidades reales de desarrollo, y no había una fuente única y fiable de datos sobre el talento de la plantilla.

La organización se enfrentó a varios retos clave:

• La realización y la calidad de las evaluaciones no son uniformes entre los distintos servicios.
• Supervisión limitada de las vías de acceso a puestos de liderazgo y de la capacidad de la plantilla.
• Una carga administrativa considerable para los responsables y los equipos de formación y desarrollo organizativo.
• Sistemas fragmentados para evaluaciones, formación, gestión del talento y planificación del desarrollo.
• Dificultad para identificar las desigualdades en el ámbito laboral y los obstáculos para el avance profesional.
• La falta de datos útiles sobre la plantilla que respalde la toma de decisiones estratégicas.

La Fundación reconoció la necesidad de adoptar un enfoque de desarrollo del personal basado en la tecnología digital, inclusivo y orientado a la inteligencia, que pudiera contribuir a la retención, el compromiso y la planificación futura de la plantilla.

El objetivo no era simplemente digitalizar un proceso ya existente, sino rediseñar de forma radical el funcionamiento de la gestión del talento en toda la organización. La Fundación quería un sistema que pudiera:

• Crea una experiencia de evaluaci—n coherente y significativa para todo el personal.
• Anima a los empleados a que se hagan responsables de su propio desarrollo.
• Reúne en un solo lugar tus objetivos, comportamientos, aprendizaje y aspiraciones profesionales.
• Obtén información sobre la plantilla en tiempo real para apoyar la planificación de la sucesión y el desarrollo del liderazgo.
• Mejorar la accesibilidad, la inclusividad y la transparencia.
• Reducir la carga administrativa mediante la automatización y la integración.

Es importante destacar que la Fundación también quería asegurarse de que la solución reflejara los valores de la organización y la diversidad de la plantilla. Una amplia consulta con el personal puso de manifiesto preocupaciones en torno a la accesibilidad, la confianza en el ámbito digital, la equidad en las oportunidades de promoción y la falta de coherencia en las experiencias de desarrollo.

La organización necesitaba una plataforma capaz de integrar la formación, la evaluaci—n, la gestión del talento, la elaboración de informes y la planificación del desarrollo en un único diseño coherente, sin dejar de ser escalable, sostenible y adaptable a las futuras prioridades de la plantilla.

La solución

En colaboración con Totara Learn (antes Think Learning), la Fundación desarrolló RISE, un programa digital de gestión del talento totalmente integrado.

En lugar de implementar una herramienta de evaluaci—n independiente, la Fundación utilizó Totara como base para crear una experiencia de desarrollo del personal interconectada que integra la evaluaci—n en línea, los comportamientos de liderazgo, las trayectorias de desarrollo personalizadas, la gestión del aprendizaje, el análisis del talento, la planificación de acciones y la funcionalidad de ePortfolio.

La solución se diseñó en colaboración con el personal de los servicios clínicos, corporativos, administrativos y operativos para garantizar que la accesibilidad, la inclusividad y la facilidad de uso estuvieran integradas desde el principio. Más de 400 compañeros contribuyeron a través de talleres, pruebas piloto, pruebas de usabilidad y sesiones de evidencia. Las redes de personal que representan características protegidas, como la neurodiversidad, la «Mayoría Global» y las redes del Orgullo, participaron activamente en el diseño del lenguaje, la navegación, las funciones de accesibilidad y los recorridos de los usuarios.

El núcleo de RISE es el proceso de evaluaci—n digital, totalmente integrado en Totara Workflow. El personal realiza las evaluaciones en línea utilizando el Marco de Comportamientos de Liderazgo de la Fundación, vinculando objetivos, comportamientos, aspiraciones profesionales y conversaciones de desarrollo en un único flujo de trabajo.

Una innovación clave fue la creación de las rutas RISE automatizadas. Mediante los flujos de trabajo de Totara, los formularios digitales de evaluaci—n y gestión del talento, y las funciones de aprendizaje integradas, la Fundación diseñó itinerarios personalizados para los empleados que responden de forma dinámica a los datos recopilados a lo largo del proceso de evaluaci—n.

Los cursos y las oportunidades de desarrollo se adaptan automáticamente a públicos específicos, niveles de liderazgo y jerarquías organizativas a través de audiencias dinámicas. Los paneles de control personalizados ofrecen al personal y a los responsables una visión personalizada de los objetivos, las actividades de desarrollo, la progresión y la información sobre la plantilla relevante para su función y nivel dentro de la organización.

Al recopilar y aprovechar los datos sobre la plantilla a lo largo de toda la trayectoria profesional de los empleados, la Fundación creó una plataforma diseñada realmente en función de las necesidades del personal. RISE combina una orientación personalizada con un acceso abierto a las oportunidades, lo que permite a los empleados comprender claramente su propia trayectoria de desarrollo sin dejar de explorar toda la gama de oportunidades de formación y profesionales disponibles a través de los catálogos de formación de la organización.

Estas rutas recomiendan automáticamente actividades de aprendizaje, oportunidades de desarrollo y acciones a través de la funcionalidad de aprendizaje integrada de Totara Learn. El personal también puede seguir su progreso mediante Action Planner y ePortfolio, ambos diseñados a través de la herramienta de flujo de trabajo para que sean dinámicos e interactivos.

Uno de los aspectos más transformadores de la solución ha sido la inteligencia sobre la plantilla. Por primera vez, la Fundación puede identificar claramente dónde hay talento, dónde siguen existiendo carencias y dónde se necesitan intervenciones específicas. Varias fuentes de información combinan datos sobre evaluaciones, talento, formación, sucesión, retención, ascensos y trayectorias profesionales para ofrecer una visión detallada de la plantilla; todo esto es posible gracias a que los datos se encuentran en una única plataforma.

Por ejemplo, los datos de RISE pusieron de manifiesto la escasa representación del personal de la «Mayoría Global» en las vías de acceso a puestos de liderazgo. Esto sirvió de base directa para intervenciones específicas como el Programa de Futuros Líderes de la Mayoría Global y la promoción específica del Formación Profesional de Grado Superior en Gestión (CMDA). La plataforma también ha permitido a la Fundación identificar áreas de gran participación y a los impulsores del desarrollo digital que apoyan una adopción más amplia por parte del personal, creando un círculo virtuoso en el que un mayor uso de la plataforma genera una visión más completa de la plantilla y una toma de decisiones más eficaz.

Resultados

RISE ha tenido un impacto significativo y cuantificable en el compromiso de la plantilla, la eficiencia operativa, el desarrollo del liderazgo y la inteligencia de la plantilla.

Uno de los resultados más importantes ha sido la transformación del proceso de evaluaci—n. Antes de RISE, las evaluaciones se realizaban principalmente en papel, con una visibilidad limitada y unas tasas de finalización irregulares.

Desde su puesta en marcha:

• Más del 85 % de la organización ahora realiza las evaluaciones de rendimiento íntegramente en línea.
• Más del 80 % de los empleados interactúa activamente con sus paneles de control personalizados de talento.
• Más del 95 % de los aspirantes a líderes (niveles 5 y 6) hacen su evaluaci—n en línea.
• Servicios de atención planificada ahora alcanzan una tasa de participación en las evaluaciones de más del 92 % y están poniendo a prueba una nueva modelo de ventanilla única Evaluaci—n model.

La automatización y la integración que ofrece Totara han reducido considerablemente la carga administrativa:

• El tiempo de tramitación administrativa se ha reducido en aproximadamente un 30 %.
• Se ha eliminado en gran medida la introducción manual de datos y la duplicación de los mismos.
• Los registros de aprendizaje se actualizan automáticamente gracias a los flujos de trabajo integrados.
• Ahora los responsables acceden a paneles de control de la plantilla en tiempo real en lugar de recopilar manualmente los datos de las evaluaciones.

La plataforma también ha transformado la planificación de la plantilla y el desarrollo del liderazgo.

Por primera vez, la Fundación tiene información en tiempo real sobre:

• Preparación para el liderazgo
• Capacidad de la plantilla
• Distribución del talento
• Planes de sucesión
• Datos demográficos y representación de la plantilla

Esta información ha permitido llevar a cabo intervenciones específicas y lograr avances cuantificables en materia de inclusión y desarrollo del liderazgo.

Desde enero de 2025:

• 125 empleados identificados dentro de la reserva de talento «Gold» han conseguido un ascenso o una promoción lateral en su carrera profesional.
• La mayor parte de la promoción ha venido de los grupos de aspirantes a líderes, lo que demuestra que se ha identificado y desarrollado el talento desde el principio.
• Representación de el personal de Global Majority que ascienden mediante promoción o traslado horizontal ha aumentado en comparación con el mismo periodo del año anterior.

La Fundación también ha notado un impacto cultural tangible. RISE ha reforzado las conversaciones sobre desarrollo profesional entre los responsables y el personal, ha mejorado la visibilidad de las oportunidades y ha hecho que los empleados se sientan más implicados en su desarrollo profesional.

La encuesta al personal de la Fundación Encuesta al personal de 2025 situó a la organización en segundo lugar a nivel nacional en cuanto a la percepción de los empleados de que «apoyados para desarrollar su potencial», lo que encaja perfectamente con el propósito y los resultados de RISE.

El éxito del programa ha despertado un gran interés entre las organizaciones del NHS a nivel nacional. La Fundación ha presentado RISE en foros nacionales sobre personal sanitario, ha compartido buenas prácticas con compañeros de todo el NHS y, recientemente, ha recibido una mención especial en los Premios HSJ Digital.

RISE demuestra cómo Totara puede ir más allá de la gestión tradicional del aprendizaje para convertirse en una plataforma estratégica de transformación de la plantilla que mejora el compromiso, la retención, la inclusión, la eficiencia operativa y la planificación de la plantilla a gran escala.

KLM se fundó el 7 de octubre de 1919 y es la aerolínea holandesa más antigua del mundo que sigue operando con su nombre original. Con 30.000 empleados, 200 aviones, 34,1 millones de pasajeros anuales y 621.000 toneladas de carga anuales, KLM y KLM Cityhopper forman el corazón del Grupo KLM. A través de su enorme red de 92 destinos europeos y 70 intercontinentales, KLM ofrece conexiones directas con las principales ciudades y centros económicos de todo el mundo. KLM es socio de la alianza SkyTeam.

El desafío

KLM contribuye activamente a crear una cultura de aprendizaje colaborativo que fomenta el aprendizaje continuo y el sentido de pertenencia. Su objetivo es poner a la gente en movimiento. KLM cree que es importante que sus empleados asuman la responsabilidad y el control de su propio desarrollo. Una de las herramientas para estimularlo es facilitar un presupuesto de desarrollo personal (“presupuesto de empleabilidad sostenible”) que forma parte del convenio colectivo laboral de KLM. Este presupuesto puede utilizarse para el desarrollo personal, los conocimientos profesionales y las oportunidades de carrera.

Los principales retos para ponerlo en práctica eran

• Dar acceso a un catálogo de formación amplio y actualizado, con una combinación equilibrada de cursos internos y externos de todos los tipos (incluido el coaching), de más de 100 proveedores de cursos.
• Facilitar a los empleados la posibilidad de gastar su Presupuesto de Desarrollo Personal en ofertas de formación externas. Mediante el uso de la herramienta avanzada de informes Totara Learn, KLM controla los costes totales del presupuesto de desarrollo de sus empleados.
• Dar forma a un proceso inteligente de gestión de pedidos, incluido el proceso de facturación de los proveedores externos de formación
• Ser capaz de inscribirse en programas de reciclaje y perfeccionamiento que pueden contener tanto cursos en la empresa como ofertas abiertas externas
• Contribuye siempre al objetivo más amplio de estimular la cultura del aprendizaje dentro de KLM.

La solución

Bloomville, socio de Totara, creó un entorno de aprendizaje intuitivo llamado KLM MyLearning, que consta de dos componentes principales que funcionan perfectamente juntos.

El componente principal es Totara Learn, el potente motor que permite cumplir muchos de los requisitos de KLM. Se eligió la robustez y seguridad de Totara en combinación con una base de datos MySQL para procesar y asegurar las solicitudes de pedidos, los pedidos, las cancelaciones de pedidos, el contenido de aprendizaje, los datos presupuestarios, los datos personales y los datos de facturación. La funcionalidad de Totara Learn ha permitido crear:

• Inicio de sesión único para facilitar la accesibilidad, habilitado por una alimentación diaria totalmente automática de la FC
• Una interfaz de usuario intuitiva con el “look & feel” de KLM, para maximizar la experiencia del usuario, el atractivo y la familiaridad, apoyando la cultura de aprendizaje y el aprendizaje autodirigido.
• Fácil acceso a la asistencia a través de preguntas frecuentes, teléfono y funcionalidad de chat integrada, con el apoyo del Centro de Éxito del Estudiante de Bloomville

 

 

• Un potente índice de búsqueda con numerosos filtros, incluyendo valoraciones y una “selección de la casa KLM” de cursos e incluso una vía de “solicitud de catálogo externo” para los empleados
• Procesos de flujo de trabajo flexibles y diversos para el uso combinado del presupuesto de desarrollo personal, el presupuesto de la empresa y la contribución personal, incluidas las notificaciones.
• Cuadros de mandos de los empleados con el estado de las solicitudes y pedidos, actividades de formación y programas y su estado

 

 

• Cuadro de mandos del gestor con toda la información de sus subordinados directos, incluidas las solicitudes de aprobación, el estado de la formación, el estado de los programas y certificaciones y el uso del presupuesto
• Visión general de la organización, informes y análisis.

La naturaleza abierta de Totara Learn ha dado a Bloomville la oportunidad de ampliar su base de código con extensiones innovadoras y populares. añadió Bloomville:

• Una alimentación presupuestaria que permite a KLM asignar un presupuesto de desarrollo personal a los empleados
• Un contador de presupuesto personal que ofrece al empleado (y a su gestor) una visión en tiempo real del uso de su presupuesto de desarrollo personal, en formato gráfico y numérico.
• Un proceso inteligente de gestión de pedidos, incluido el proceso de facturación de los proveedores de formación externos, que proporciona a KLM una visión y un control financieros completos.
• Poder matricularse en programas de reciclaje y perfeccionamiento que pueden contener tanto cursos en la empresa como ofertas abiertas externas.

 

• Un plugin de evaluación de la formación que también garantiza que las valoraciones de 5 estrellas se muestren en el portal
• Un plugin de pago, iDeal/PayPal, que permite a los empleados pagar ellos mismos parte de los costes del curso, por ejemplo si el presupuesto personal no es suficiente
• Amplía los informes existentes y crea otros nuevos.

 

El segundo componente principal es la solución de contenido externo de Bloomville “Learningville®”. Esta adición a Totara Learn recoge 24/7 la oferta formativa de más de 300 grandes proveedores holandeses de formación y coaching. Actualmente cuenta con unas 50.000 ofertas de aprendizaje y se amplía cada mes. En Learningville®, los clientes como KLM pueden decidir fácilmente en qué formación quieren hacer hincapié para sus empleados. Y los precios reales se calculan automáticamente y se muestran en el portal, teniendo en cuenta los descuentos específicos del proveedor.

Resultados

La estimación de ahorro de trabajo/costes conseguida al automatizar estos procesos financieros con las funciones de Totara es significativa, liberando recursos. El número de usuarios ha aumentado un 10%, hasta más de 30.000, desde su puesta en marcha en 2020. Además, KLM y Bloomville redujeron el umbral para que los empleados inviertan en su desarrollo personal: ya se han hecho varios miles de reservas en cursos externos con el presupuesto de desarrollo personal. Para estimular el desarrollo de sus empleados y dar forma a una cultura de aprendizaje en la organización, KLM ha destinado varios millones de euros al futuro desarrollo personal.

El número de cursos externos disponibles asciende a casi 7.000, entre cursos dirigidos por instructor, virtuales, de aprendizaje electrónico, coaching, mixtos, seminarios y muchos más. Por ejemplo, 500 empleados de TI ya han participado en un programa de mejora y reciclaje específico de KLM.

 

El ahorro medio en la oferta de formación externa como resultado de la contratación colectiva por parte de Bloomville oscila entre el 10 y el 35%. La solución también proporcionó información detallada sobre el estado y el resumen de costes de las formaciones reservadas y facturadas para KLM.

“La introducción de MyLearning ha impulsado la empleabilidad sostenible y la salud de los empleados, con el apoyo del presupuesto personal que proporciona KLM. El departamento de TI también utiliza MyLearning para facilitar los itinerarios de aprendizaje de los programas de reciclaje y mejora de las cualificaciones.”

– Annelies Leveling, Vicepresidenta de Aprendizaje y Desarrollo de KLM