EduCare permite que se completen más de 1 millón de cursos en un año

EduCare permite que se completen más de 1 millón de cursos en un año. EduCare es el principal proveedor del Reino Unido de capacitaciones sobre el deber esencial de diligencia y protección con más de un millón de cursos completados en los últimos 12 meses.

EduCare forma parte de Tes Global, que cuenta con un grupo exitoso en materia de educación y capacitación de docentes, el Instituto Tes, que es ahora uno de los mayores calificadores de docentes del Reino Unido y uno de los principales proveedores de servicios digitales para docentes y escuelas.

El desafío

EduCare tenía un entorno de aprendizaje propio hecho a medida con 7 sistemas separados de gestión del aprendizaje (learning management systems, LMS). Esto era complejo y costoso de mantener, y dependían en gran medida de un único organismo externo. Querían consolidar las plataformas en un solo sistema de gestión del aprendizaje, y contar con un sistema más moderno, fácil de usar y con muchas funcionalidades.

También era clave que el nuevo sistema de gestión del aprendizaje fuera de código abierto y compatible con múltiples socios a fin de brindarles libertad de elección en caso de que tuvieran que cambiar de proveedor en el futuro (para evitar quedar “atado” al proveedor en un futuro).

La gestión del sistema se había subcontratado anteriormente, y querían un sistema intuitivo que fuera lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus necesidades a medida y a los procesos de incorporación, de modo que pudieran hacerse cargo de gran parte de la gestión internamente con el soporte continuo de un Totara Partner.

Otros requisitos clave incluyeron:

• Rendimiento. Tener la capacidad para manejar más de 500,000 usuarios y que se completen más de un millón de cursos por año;
• Flexibilidad. Dar la habilidad de innovar para crear un proceso personalizado, fluido y automatizado desde el punto de compra hasta la finalización para usuarios de grandes organizaciones e individuos, y para integrarse con sistemas de comercio electrónico y de gestión de relaciones con los clientes;
• Multi-instancia. Ofrecer un servicio multi-instancia completo, incluyendo la capacidad para que los clientes (más de 6,000 organizaciones) gestionen los usuarios, asignen el aprendizaje, vean los certificados y los progresos, tengan informes hechos a medida y áreas personalizadas/con la marca de manera individual y opciones de SSO/API (es decir, iniciar sesión a través de la intranet de la empresa, etc.);
• Rentabilidad y crecimiento conjunto. Proporcionar la libertad de ahorrar y reducir las llamadas de atención al cliente, combinar siete sistemas de gestión del aprendizaje existentes en uno solo y poder crecer con la organización; y
• Moderno. Estar en condiciones para el siglo XXI y ser totalmente compatible con los dispositivos móviles para dar a los usuarios la habilidad de aprender cuando quieran y como quieran.

La solución

Después de un minucioso proceso de adquisición, EduCare seleccionó a Accipio como su socio de Totara. Quedaron impresionados con nuestro enfoque dinámico y moderno. Trabajamos con EduCare para implementar la plataforma Totara Learn más grande del mundo con más de 500,000 usuarios.

Combinamos 7 sistemas de gestión del aprendizaje existentes en uno solo, y la migración se completó tres meses antes de lo previsto. Esto implicó la migración de cientos de miles de usuarios usuarios, más de 120 cursos y 6,000 clientes.

Algunas de las principales funcionalidades personalizadas incluyeron:

• Configuración de los servicios multi-instancia para 6,000 organizaciones cliente con su marca a medida, acceso a la gestión de usuarios (a través de nuestro administrador de la organización) y certificados/progresos, tableros a medida y altos niveles de automatización;
• Múltiples integraciones de comercio electrónico para varios socios del mercado central que permiten a los usuarios individuales y de organizaciones comprar cursos y obtener acceso directo a estos dentro del sitio de Totara durante un período de tiempo definido;
• Se implementaron varias formas de inicio de sesión único (single-sign-on, SSO) con sistemas de clientes, perfiles sociales (Microsoft, LinkedIn, Google) y mediante el enlace de un nuevo SSO personalizado. Integración del SSO en la jerarquía de Totara para asignar automáticamente la organización en función del método de SSO utilizado; y
• Un nuevo plugin de servicios web que lleva los resultados del aprendizaje a sistemas específicos del cliente.

• Una serie de “cursos de archivo” que permite la publicación a medida de cursos nuevos/actualizados, conservando el acceso a los antiguos;
• Fechas de vencimiento para que las organizaciones eliminen el acceso a sus usuarios si la cuenta no se renueva;
• Formato de curso personalizado para lograr el progreso y mejorar la navegación;
• Una compleja configuración be de alojamiento para manejar a miles de usuarios simultáneos;
• Flujo de trabajo de inicio de sesión personalizado con mensajes de respuesta personalizados basados en el motivo del error (es decir, contraseña incorrecta, organización caducada, cuenta suspendida, etc.); y
• Extensión de certificado personalizado para incorporar el logotipo de la configuración multi-instancia.

Los resultados

Libertad para ahorrar

Les hemos ahorrado un tiempo considerable al:

• combinar 7 Plataformas de Aprendizaje en la plataforma de Totara Learn más grande del mundo (y lograr el objetivo 3 meses antes de lo previsto); y
• automatizar las tareas manuales y liberar recursos para aumentar rápidamente la base de clientes.

Libertad para aprender

• Los comentarios de los usuarios finales han sido abrumadoramente positivos; el 98,5 % expresó que recomendarían el servicio de aprendizaje en línea de EduCare
• La plataforma utiliza un formato de curso atractivo y hecho a medida para centrarse en la finalización (para que los aprendices sepan exactamente lo que tienen que hacer y cuándo) y mejorar la navegación dentro del curso.

Libertad para innovar

La flexibilidad del código abierto de Totara nos ha permitido desarrollar plugins innovadores para adaptar la plataforma para EduCare que tiene:

• procesos renovados y racionalizados, que colocan la propiedad en manos de los clientes, a través de varios plugins e integraciones; y
• permitió a EduCare vender directamente a los clientes a través de nuestras soluciones de comercio electrónico y automatizar el proceso de incorporación.

Libertad de elecció

Debido a que EduCare usa Totara, ya no están limitados a trabajar con un solo proveedor o una base de código propietario. Ahora tienen habilidad de elección, respaldada por un panorama competitivo que sigue innovando.

Han sido capaces de incorporar la gestión de la plataforma y el servicio de atención al cliente internamente, y han construido el sistema alrededor de sus procesos, y no al revés.

«Crear un nuevo sistema de gestión del aprendizaje para satisfacer las crecientes necesidades de EduCare fue un proyecto emocionante. Había muchas “incógnitas” debido a nuestra compleja base de clientes y a los exigentes requisitos de rendimiento. El equipo de Accipio estuvo a la altura del desafío y trabajó incansablemente para crear soluciones innovadoras que se adaptaran a nuestras necesidades y que permitieran ahorrar tiempo y dinero al personal y a los clientes de EduCare.Juntos, hemos empujado los límites de lo posible y estamos muy orgullosos de lo que se ha logrado en un espacio de tiempo relativamente corto. Hemos entregado conocimientos esenciales de protección y de deber de diligencia a una vasta audiencia a través del sistema de aprendizaje de Totara, y nos enorgullece enormemente haber completado 1,000,000 de cursos en un año. – Kate Atwell, directora ejecutiva, EduCare Learning Ltd.”